为进一步开源节流,规范办公用品管理,特别规定如下:
1、本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品,本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。
2、办公用品的采购、保管及发放归档案室管理。各处室、部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各处室、部门负责人或指定专人负责。
办公用品计划、采购、保管和发行管理方法。
1、每月15日前,各室、部门自行统计本部或部门办公用品需求情况,列出详细计划,分类(日常办公用品、印刷品、其他)填写材料计划书,计划基于节约、实用、必要的原则。
2、采购人员根据实际情况进行审查,制定采购计划和预算,报告财务审查,经理批准采购,每月25日至30日发行。
3、公司新到员工办公用品,办公室根据各室、部门负责人提供的清单和用品清单,为其配备必要的办公用品,保证新到员工的正常工作。
4、除了正常配给的办公用品外,如果需要使用其他日常办公用品,用户将签字接受。
5、采购人员应以办公用品齐全、质量好、价格便宜、库存合理、开支适当为原则,建立账户,根据物资检验、出入库和保管制度办理入库、出库手续。
6、办公用品管理必须文明、清洁、安全、防火、防盗、严格按规章制度工作,非员工不得擅自进入仓库。
7、各部门物品的使用者应根据勤俭节约的原则使用办公用品,适合更换新的用品。
办公设备(软件)更新、维护、使用制度的责任和范围。
1、公司办公设备包括。计算机、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、照相机、移动存储设备、多功能厅彩电、音响、投影机和各个房间。办公软件是指根据办公室的需要购买或专业制作的软件。为了保证各办公设备的正常使用,各办公软件的安全操作发挥了办公设备和办公软件的最大效果,特别制定了本制度。
2、传真机、摄像机、摄像机、会议室均由办公室指定专人保管、使用,定期检查,发现问题应及时报告,专人通知定点维修公司技术人员检查、维修。
3、各室配备的计算机由各室指定负责人定期负责清洁工作。
二、更新、维修及维护保养。
1、办公设备更新是指办公设备升级或更新、购买移动存储设备、补给各种消耗品、购买特殊辅助设备。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件。
2、需要更新办公设备时,由各室、部门或设备监督员填写《办公设备更新(修理)申请书》,由室、部门负责人审查、社长批准,由财务部负责购买。
3、各种办公设备发生故障时,可随时填写《办公设备更新(修理)申请书》,由定点公司或专业修理人员修理。
4、各种办公设备需要更换部件时,应填写《办公设备更新(修理)申请书》,经社长批准后可更换。
5、各室、单位应妥善存放本单位或分管的办公设备保修、维修、使用说明书等资料……
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