关于发运凭证
“发运凭证”注册审计教材多次提到,可实际工作没见到,帐证商店也没有卖的。
有人说它就是出库单,也有人说是提货单,还有人说是销售单
我说,它是什么不应看单据的名称,而是看实质,发运凭证实质是能证明库存商品发出转移给客户的单据。必须至少有装运人员及客户的签字才能证名商品发出。
一般来讲发运凭证就是产品出库单(也叫提货单),由发运部门人员按照销售单开具并签字,保管员签字后留存一联,保管与销售单核对后发货给发运部门,发运部门将货发给客户并让客户签字后,给客户一联,自己留存一联,再转财务一联
财务根据销售单提供的的授权情况、发运凭证提供的数量情况及商品价目表提供的单价情况开具销售发票,这些单据附在销售收入记账凭证后面。
至于库存商品减少,平时只在库存商品明细帐中依据发运凭证记录出库数量,平时不做凭证,到月末根据库存商品明细帐中发出存货的数量统计编制产品销售成本计算表,销售产品计算表是做结转已销产品成本记账凭证的依据。
发运凭证(出库单)连续编号,是完整性认定的重要证据,如果出库单由保管开,就做不到连续编号,因为如果产品品种多,会有很多个产品库,每个库房都有保管,每个库分别开出库单,就不可能连号,既然连号只能统一由单独的发运部门来编。
有的企业很小,不设发运部门,只设个发货人员,用销售单提货,不论是发货人员还是客户都持有销售单,发货人员提货时保管员照销售单开出库单,提货人在上面签字,给顾客送货时,顾客在销售单上签字确认提货,此时销售单就是发运凭证。而且销售单是销售部门开具的事先连续编号的凭证,销售单的作用是授权,可证明存在性,还可根据是否批准赊销证实“计价或分摊”,当另外有发运凭证时,销售单“发生”认定的证明力度不如发运凭证,确认销售发生的关键是确认商品是否运出企业。所以发运凭证叫什么不重要,关键看它是否是发出商品的证据。
相关重点问题是(1)、测试审计目标所需追查的起点:以发运凭证为起点追到发票再到明细账是完整性目标,以明细账为起点追到发票再到装运凭证是真实性目标(2)事先连续编号与完整性认定有关:(3)发运凭证统一由一个部门来编才能实现连续编号(3)发运凭证是证明货物已发出最有力的证据(4)销售单也要连续编号,但只是发生认定的凭据之一,是销货交易的起点,是批准销售及批准赊销的证据,不是审计目标测试的起点,与计价和分摊认定有关。
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