很多小伙伴跟我私下交流TA们很怕部门或者领导找TA们开会，一问为什么？大家就各种的不情愿，有人说那样的会议，简直就是在浪费大家的工作时间，如果我们放下手中的工作去开会，那我们招聘、工资、绩效核算以及各种社保工作就要暂停下来，等会议开完了就得在下班后的时间加班来完成工作任务了；还有伙伴抱怨，那叫什么工作会议，就是领导找个时间发脾气和处罚谁的“批斗会”，无聊死了，开一次就不想再去开第二次……
相信以上这样的会议或多或少也会出现在各位伙伴的工作的职场中，我们作为基层HR，当公司总经办或者领导要求你参会时，即便你有万千的不愿意，但也只能硬着头皮心不甘情不愿的参加会议。我们不凡试想一下，如果HR组织召开有关人事工作会议时，能给其他部门和公司领导做个示范，稍微改变一下现状，告诉领导什么才是真正的会议管理。
一、会议要分类
不同的类型会议要用不同方法来开会，从组织单位、规格、规模、会议整体等多个方面把会议分为以下几种类型进行分别的会议管理：
1、党政会议
此类会议为企业中最高逼格会议，一般是由上级党组织或党委来组织召开，会议议程、会议的主持事项等，都要事先与相关领导商榷，还会有时外单位相关人员列席此类会议中，要按照批示进行开会。
2、行政办公会议
此类会议多由总经办或者行政人事部组织召开，这类会议主要用于处理和研讨公司内部事务的工作会议，一般情况下无上级或者外单位领导参加。
3、部门工作会议
此类会议多由部门领导内部组织，多以传达上级指示精神，安排部门工作和分工，处理部门事务而组织召开的内部小范围会议。
4、日常例会
此类会议多为定期组织的一般性会议，如晨会、周会、夕会和日常工作沟通会，这类会议一般由团队中指定人发起，多见于形势会议多一些。
二、会议程序管理
各类会议根根会议目的和规模的不同，我们在会议召开形式上和内容上也要有所区别对待，让开会的目的突显出奇作用和价值。
1、大型会议和一类会议，最好在公司总经理的领导下，专门处理会议筹备小组，设立主要负责人和参与筹备会议相关工作人员，将会议各项议程安排、协调会议有关事项以及会议内容逐一落实到位，确保大会和重要会议的顺利有序进行。
2、二级会议开会规模虽然没有一类高，但要想成功开个好会，也需要事先做好准备，商定有关会议议程，安排主持人、准备会议主持稿及会议期间需要商讨的会议内容，并由专人负责通知和做好会议纪要，形成正式的会议决议。
3、整个会议的开始和结束，会议主要负责人及各配合人员必须全力以赴按照会议工作分工来完成相应的会议服务工作，并在会后，由会议负责人在适当时机，组织召开总结会，对本次会议整体部署安排，各相关人员分工及完成情况，会议上出现的突发状况（如会场布置、话筒失音、会议秩序、PPT呈现错误、领导上台引导等细节）进行全面总结，找出下一次开会的改进的地方，并对会议服务整体效果听取上级领导和参会各部门人员的意见和建议。
三、会议时长管理及提醒
1、重要会议和大会，一般会期最长不要超过1天，如果有非当地人员参会，会期超过1天以上就需要提前安排好食宿问题。
2、部门会议和日常例会时长应控制在最长不超过1小时完成，不能无限制拖延时间，这样只会适得其反。
3、利用互联网工具解决集中开会的麻烦。现在恩多公司一般性会议都可以利用微信群、钉钉工作APP或者QQ视频会议以及专属开会小程序进行网上开会，这样可以有效减少参会人员来回会场的时间和效率，同时只要通过APP或者小程序就能让在外面的同事也能轻松参会和聆听会议内容以及发表个人意见等。
4、能不开会的用通知代替、能开小会的不开大会，一点开会就要有通知（书面或口头）、有明确的会议内容、会议目的和会议纪要，不能凭性子开会，耽误大家的工作时间。
5、安排、任命和研讨事项的会议，不论出没出结果都要有书面会议记录，一旦形成共识，就要形成会议纪要和工作准则，这样才能让会议的实际效果得到发挥，才能让开会成为有价值的工作。
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