“护宇,你都用什么工具做知识管理呀 ?”
这个问题,被问了不下十次,但一直回答不好。因为当时我也犯着迷糊呢,方法经常在变、工具经常在换。
经过一番折腾,今天终于可以给出我的答案。手上在用的 7 款知识管理工具,已稳定服务一年多。每一个工具,都在为特定场景服务;每一个场景,都只选一款最趁手的工具。只要它们不作妖,不倒闭,短时间内不会更换。
按照不同用途,我把它们分成三大类:任务管理、笔记管理、文件管理。
工具:滴答清单
用途:记录要做的事情、要学的东西
任务被我分成两部分:【1】本周计划:涵盖工作、学习、生活;【2】学习资源:包括要看的文章,要看的书,要学的课等,完成一项勾掉一项。
我习惯围绕「领域」搭建个人知识管理体系,自上而下分成四步。
Step 1:明确领域
精力有限,不会什么都做。近两年我会专注于:内容运营、私域运营、知识管理。
Step 2:提出问题
每个领域,我都会提出发散性问题,激发自己思考。比如针对「知识管理」,我可能会问:如何建立个人信息获取渠道 ?如何有效阅读 ?
Step 3:积累素材
带着问题去学习,会更有针对性,学习资料不局限于图书,课程、文章、视频都可以,边看边做好笔记。
Step 4:写作输出
笔记积累到一定程度,我会通过写作的方式,帮助自己缕清思路,部分内容会对外分享。
落实到工具上,主要涉及三款笔记软件。
用途:想法灵感、写作素材、生活记录等
碎片想法短则一句话,长也不过几百字,不用标签管理,会显得太过零碎,搜索也拯救不了。
flomo 的多级标签(#标签/子标签)刚好满足我的需求。不算删掉的,一年来已写下1,000多条笔记,并从中孵化出几十篇文章。
标签数量( Tag )虽然破了500,但管理起来依然轻松,因为核心标签只有四类,其余标签多作为补充说明存在。
第一类,素材标签
我已经很少做整本书或整篇文章的思维导图,更习惯直接提取有用的元素,可能是一个方法、一个故事,一个金句,一个观点,一组数据……这些笔记统一放在 #Note 标签下。
第二类:领域标签
跟研究领域直接相关的笔记,比如 #运营 、#职场 、#KM(知识管理),往往还会细化出几个子标签:
#运营:运营/内容运营、运营/私域运营 等
#KM:KM/工具、KM/信息、KM/阅读 、KM/管理 等
#职场:职场/沟通 、职场/礼仪、职场/求职 等
第三类:来源标签
为方便检索而打的标签。我可能忘了某句话的具体内容,但会记得它出自哪本书、哪部电影。这时就可以借助来源标签,快速定位。
常见的来源有:#Course、#Podcast、#Book、#Movie、#TV、#Person、#Community 等。
第四类:生活标签
专门记录生活经验、美好瞬间,涉及衣食住行,统一放在 #Life 标签下。
用途:梳理创作思路
在一张张卡片笔记变成文章前,我会借助幕布列出大纲,生成思维导图后再慢慢调整逻辑。
不过,有时我也喜欢在纸上写写画画。我的书桌旁时常备着一本草稿本和一支笔,方便把大脑想到的都记录下来,逻辑不重要,字迹不重要,重要的是快。
P.S. 其实平常写字,还算端正。上下一对比,真不像一个人写的……
用途:搭建个人知识体系
每个领域,我都在语雀建立了知识库。一旦用幕布或纸笔梳理好逻辑后,就会新建一个文档,多以问题的方式命名。
语雀独特的书籍目录结构,常让我有种在写书的错觉,而且它支持文档的自由挪动,无须利用数字(001、002)进行排序。
写好的文档,部分我会公布到语雀的个人主页。
从碎片化笔记 - 结构化文档 - 体系化知识库,我的笔记管理系统就这样被搭建起来。
一句话总结:思考要自上而下,行动要自下而上。
第一,规范命名
不要出现《无标题》、《未命名》、《演示文稿1》这样的命名,查找起来很痛苦。
第二,做好整理
我习惯将电脑桌面作为 Inbox(收集箱),啥资料都先往这里堆。一旦处理完毕,要么直接删除,要么根据文件类型、文件大小,保存到其他工具。
专门存储体积较小、高频使用的文件。
坚果云支持同步文件夹(文件)、支持全平台,对于经常多设备操作的我来说,必不可少,已续费使用 3年。
专门存储图片。
Eagle 支持按文件夹分类、支持打标签、按颜色搜索等。我认识的设计师朋友几乎人手一个。
作为一名运营,我主要用来收集视频封面、小红书封面、创意设计、运营案例等,内容会通过坚果云同步。
专门存放大型、低频使用的文件,如影视资源、学习资料等。
第三,善用搜索
使用的时候,既可以借助工具的搜索功能,也可以试试电脑自带的。比如苹果的 Spot Light(聚焦搜索),不仅能搜出文件名,还能搜出文件中的内容!
小结一下今天的内容:我的知识管理工具清单
任务管理:围绕领域拆任务,确保精力不失焦
笔记管理:碎片化-结构化-体系化,层层递进
文件管理:文件命名要规范,不同文件分开管
关于工具,还要多说两句:
➊ 专业的事,交给专业的工具
与其奢求 All in One,不如找到每个场景下最能满足需求的工具,然后尝试搭建一套工作流程,让它们顺利运转起来。
➋ 只要工具够用,那就持续使用
不要花太多时间折腾新工具,有这功夫,不如好好挖掘在用工具的潜能,就像《卡片笔记写作法》书中所说:“ 如果我们不了解一个工具的使用方法就去使用它,那么最好的工具也不会对我们有太大的帮助。”
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