案卷管理规定

                        济南市城市管理行政执法案卷管理暂行规定
                                （草 稿）

                               第一章  总则
     第一条 为规范城市管理行政执法文书材料立卷、归档、管理和利用工作，依照《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我市城管执法实际情况，制订本办法。
     第二条 城市管理行政执法文书材料是指城市管理行政执法机关在依法开展城市管理行政执法检查、实施行政处罚的全部过程中，制作并使用的文书和所取得的证据载体材料，以及产生的其他具有法律效力或者法律意义的文书材料。
     第三条 城市管理行政执法文书材料属于行政执法机关档案材料的组成部分，应按规定整理立卷。     
    第四条  案件材料编目顺序，应掌握的基本原则是：以时间顺序为主，结论性材料在前，依据性材料在后；答复在前，申请在后；正件在前，副件在后。
城市管理行政执法案卷应做到一案一卷；各类文书材料齐全，手续完备；科学编目，利于检索；装订规范，利于保存。
第五条 各级城市管理行政执法机关（大队）应设置专职或兼职档案员开展档案管理工作，有关科、室、部门人员应积极配合档案员做好案卷档案管理工作。
市城市管理行政执法局负责对城市管理行政执法案卷监督检查，案卷管理工作进行指导和监督。
                             第二章  整理立卷
    第六条  案卷的整理、立卷、装订工作由案件主办人负责，进行联合检查的，由作出行政处罚决定的机关的案件主办人负责。案件主办人在案件办理过程中应注意收集、保管与案件相关的材料、文书，在组卷整理时做好材料、文书的筛选、检查、修补工作，确保材料的完整性、规范性。     
    第七条 案卷分类和文书材料装订的顺序排列
    （一）行政处罚或强制拆除的案件案卷的装订顺序
（1）卷宗封面；（2）卷宗目录；（3）行政处罚决定书或强制拆除决定书；（4）移交案件通知书；（5）举报记录（信件）；（6）立案呈批表；（7）停止违法行为限期改正通知书（含送达回证）；（8）调查询问通知书（含送达回证）；（9）先行证据保存决定书；（10）限期拆除决定书（含送达回证）；（11）暂扣工具、物品决定书（含送达回证）；（12）暂扣工具、物品登记表（含送达回证）；（13）没收工具、物品决定书（含送达回证）；（14）调查询问笔录；（15）影像资料；（16）现场勘验记录；（17）征求相关部门函；（18）相关部门意见；（19）调查终结报告；（20）案件处理审批表；（21）行政处罚告知书（含送达回证）；（22）证据保全决定书（含送达回证）；（23）行政处罚听证告知书（含送达回证）；（24）当事人陈述、申辩材料；（25）行政处罚听证通知书（含送达回证）；（26）听证笔录；（27）听证报告；（28）行政罚没收据凭证；（29）结案报告；（30）卷宗封底等。
   （二）行政复议案卷的装订顺序
如当事人提出复议申请，复议文书材料应放在上款（28）项之后、（29）项之前依次排列。 
复议的文书材料应按下列顺序排列：（1）行政复议决定书；（2）复议申请书副本；（3）受理通知书；（4）答复通知书；（5）复议答辩书；（6）停止执行通知书；（7）行政复议终止审查决定书；（8）责令履行通知书等。
（三） 诉讼案卷的装订顺序为：
如当事人提出行政诉讼，诉讼文书材料应放在上款（28）项之后、（29）项之前依次排列。
诉讼的文书材料应按下列顺序排列：（1）行政判决书；（2）传票；（3）行政起诉状副本；（4）行政诉讼答辩状；（5）停止执行通知书；（6）终结诉讼裁定书；（7）一审判决书（裁定书）；（8）行政诉讼上诉状（副本）；（9）二审判决书（裁定书）等。
      第八条 以下文书材料不用附卷装订：
     （1）内容重复的文书材料；（2）一般性的法律、法规、规章；（3）没有定稿的文书材料； （4）与案件无关的文书材料。
本办法第七条、第八条所列文书材料以外的其他有关材料根据程序进程、材料形成时间和材料之间的联系情况依次排列。
     第九条 已生效的行政处罚决定被撤销并需重新作出行政处罚决定的，按法定程序另案实施行政处罚，应重新收集有关案件文书材料另案立卷归档，原案案卷和案卷序号保留不变。
     第十条 案件文书材料应收集齐全，装订成册。文书材料过多的，应按顺序分册装订，卷宗目录附于首册，各册的页号相连。
     第十一条 案卷内的文书材料应统一使用A4型（210X297毫米）纸；过大的，应折叠成A4幅面；过小的，应用A4型纸托裱。不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷。
     第十二条 文书材料应使用钢笔、签字笔或其他不容易褪色的书写工具书写，也可用机器打印，字迹要工整、清晰。已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料要托裱、修补或复制。
     第十三条 案卷文书材料排列后，用线绳（一般用绵绳）在距案卷左边口约15毫米处垂直三孔一线装订。案卷装订时应除去文书材料内的订书钉及其他杂物。
     第十四条 卷内文书材料应按顺序编写页号，页号一律用阿拉伯数字编写在材料右下角和背页的左下角，卷宗封面、封底、卷宗目录以及没有文字的材料页面不用编写页号。
     第十五条 卷宗目录应根据序号、材料名称和页号如实填写。
     第十六条 非文书载体性的证据（如录音、录相带等物证），根据该证据的性质进行整理，按照音像档案管理办法进行管理。
                         第三章  归档管理
    第十七条 案件结案后一个月内，案件承办人应将案卷移交档案管理机构，经档案员验收合格后，办理交接手续。凡立卷不符合规定要求的，由承办人负责重新整理。
档案员应定期对各办案机构（主办人）的案卷归档情况进行检查，督促有关人员办理归档工作。
     第十八条 已归档的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损卷内的文书材料。确需增补个别材料的，经负责人批准后才可增补。
     第十九条 城市管理行政处罚案卷应以行政处罚决定书文号（即案号）作为案卷序号，序号为xxxx年处罚卷xx号。
已生效的行政处罚决定被撤销并且重新作出行政处罚决定的，其案卷序号应以新的行政处罚决定书文号确定。
     第二十条 案卷装订成册后，按照案卷序号将其装入硬皮档案盒，并在档案盒上标注案卷类别、归档时间（以结案时间为准）、起止卷号、保存期限等项目。
   档案员应编辑年度卷宗目录，将各卷卷宗封面内容进行编排组合。
     第二十一条 以下案件，案卷作永久保管：
   （一）较大数额罚款行政处罚的；
（二）强制拆除的；
（三）当事人提出复议申请或诉讼请求的；
（四）其他重大案件案卷需永久保管的。 除上款规定的案件外，其他案卷保管期限均为15年。 
    第二十二条 没有立案的有关的执法监督检查文书材料由主办人整理装订，自行保存备查，其中属于重要的、有保存价值的文书材料应保存三至五年。
第二十三条 档案员应按照国家档案管理的有关规定做好执法监督检查案卷的保管、保密、移交和到期销毁等工作。                                   

                              第四章  档案利用
    第二十四条 城市管理行政执法部门工作人员因工作需要借调、借阅案卷的，经主管部门或负责人同意，可以借调、借阅案卷。
     第二十五条 执法档案不对外开放。政府和相关业务部门需要借调、借阅案卷的，经主管部门或负责人同意，办理手续后可借调、借阅案卷。
     第二十六条 各级法院、检察院、公安、纪检、监察机关因案件需要，凭工作证、执行公务证、单位介绍信，经主管部门或负责人同意，可借阅案卷。
     第二十七条 其他机关、组织或个人因工作或者其他需要，凭工作证、执业证、身份证、单位介绍信，经主管部门或负责人同意，可借阅案卷。
     第二十八条 借调、借阅案卷，档案员应做好登记、签收手续。包括借调（阅）人、批准人、借出时间、归还时间，检查有无被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况。发现问题，应及时报告并追查。
     第二十九条 借调案卷，一般以2至6个月为限，超出期限，档案员应及时催还。
     第三十条 借阅案卷，阅卷人只能在指定的地点查阅，并可对案卷内的文书材料摘抄或复制。对摘抄、复制的材料，要进行审核、签章，摘抄、复制内容与原件不符的，应拒绝签章。
    第三十一条 档案管理应严格执行案卷外借规定，既要合理利用档案，也要严格遵守保密制度，不得违反规定提供档案或扩大档案利用范围，不得向他人泄露档案内容。
                                第五章  附则
    第三十二条 有关人员违反档案管理规定，造成严重后果的，依照国家有关规定追究相应行政法律责任。 
    第三十三条 新的法律、法规、规章及其他规范性文件对本办法所列内有规定的，依照新规定执行。
    第三十四条 本办法自发布之日起施行。