这是骁骑的第 461 篇文章

打工人办会指南。

近来越发觉得，办好一场会议很不容易。

第一，在会前准备方面，需要注意的有：

1.会议主题。这个会的目的是啥，是动员会、部署会、工作交流会、攻坚纾困会等，了解相应背景，是谁牵头想要去开，其他参会方的角色如何，是不是以前的常规定期召开的会；

2.会议时间及参会范围。会议什么时间开，开多久，参会范围是哪些。这一步的难点在于，往往不会给你很充裕的时间去了解这些，往往十万火急临时通知，这就需要把功夫下在平时，对公司上上下下所有情况都充分了解，比如每个部门的职能，每个领导的职位职级，才能忙中不出错，充分领会开会意图。

3.当会议人员和开会形式确定后，才是敲定该用何种会议场地布局的时候，比如桌型有多少种摆放方法，名牌要怎么打印和摆放，都体现着秩序谨严，不能出错。

4.确定以上几点后，就可以起草会议方案了，这个方案一般包括会议时间、地点、主要内容、会议议程、参会人员和注意事项等，需要在会前提前通知到所有参会人员。

第二步，是具体筹备，要把会议筹备的每个细节拆分成具体事项，分配好每个人的责任进行落实。比如几点到几点要在哪儿引导，几点到几点要在哪儿摆放指示牌，何人去盯会场，盯会场要盯哪些事项，谁来通知参会人员，谁来发放会议材料，谁来负责拍照，谁来负责记录等等。把工作布置下去、布置清楚。

5.会议通知怎么发。一般会有一个成熟的文件，包括会议名称、内容、参会人员、时间、地点、着装、需要带什么、不可以带什么、怎么就坐等等。时间紧急的会，只能先口头电话通知，这还需要有完整的通讯联络方式，了解每个参会人员最近在驻地情况等等。

6.联系会议服务人员。提前了解参会嘉宾的需求和喜好，将相关事项及时同步给会议服务人员，比如需不需要开空调，要不要准备茶水、桌型座位名牌怎么摆放、提前多久开门准备或者进行设备调试等等。

7.确定报名回执返回情况。有请假人员又涉及到一系列工作内容的调整，通知替代人员参会，修改名牌座次，标注请假原因等等，而且这个过程需要时间，需要紧盯督促，是个压力大还不讨好的工作。等所有回执返回后，才能最终确定参会人员，特别还要注意职务职级务必要准确。

8.会议材料的准备和发放。根据会议内容，通知对应部门提供会议材料，以及准备各种讲话稿、主持词等，分为开头介绍今天会议意义人员背景、中间介绍每项议程、结尾总结成果概括，提出下一步要求等等。对材料的发放要做好统计登记工作，确保发给正确的人，做好保密管理，同时材料内容要多次校对确定无误。

9.会场的布置。对每个会议室的设备和座位类型、桌子都要了熟于心，确保投影、视频等需求可以正常使用，对所在楼层每个出入口也要了解，提前打开对应通道门和对应扶梯等等，提前测试声音图像转播灯光等功能是否正常。查看座次图指示牌等张贴的是否准确，数量是否充足，会场门口有没有提前备好口罩洗手液一类的用品。

10.时刻关注参会人员变化情况，有时候临开会前都有变动，这时候就需要严格按照此前流程重新再检查一遍，撤掉该撤的，换上新的。

第三步，就是会议当天及开会期间的工作。现场服务人员、现场引导人员各司其职，确保会议正常开展，心里清楚哪个环节的工作出现需求及时联系到能解决问题的工作人员，手里要时刻掌握参会人员，参会座次图、会议材料等纸质信息，紧盯参会发言的人员的需求，及时补位与提供对应支持。

11.会议记录，一般看能不能录音，最好是进行录音或安排速记，重点记录各方观点，工作安排，总结性的话，会议通过或没通过的事情，争论焦点是什么。

12.会议纪要和会议记录不是一回事，是对会议记录的提炼性概括总结，是将口语化的东西转化为书面内容的过程，不是流水账，但又要确保会议内容的完整准确和原汁原味表达。常用的术语有“会议指出”、“会议强调”、“会议要求”、“会议决定”等等。

13.会议宣传稿一般对外，范围会更大，相比会议纪要内容就会更压缩一下，也更符合对外宣传的口径和风格，相对来说更官方一些。

差不多就是这样，能办好一场会的人，一定是对系统内各个部门、各个人员都非常清楚情况的人，也具有非常强的沟通协调能力和应急处理能力，心细如发又宏观指挥，以前对开会这件事不以为然，以为带上脑子和纸笔去听就行了，没想到背后的东西有这么多，人数越多、规模越大的会，难度就是指数级的上升，需要熬夜掉头发伤脑筋做催促各种报名和材料的“恶人”，而且层次越高的会，最好越要留在现场听一听，这种会的信息量和指向性意义还是很强的，绝对不是浪费时间。当然开会有个原则，范围越大的会，它的规模意义更大，范围越小，内容相对来说就更实操些。

最近已经忙到飞起，实在没精力关注工作之外的事，有时也在想，没有时间思考的生活长期这样下去，会不会造成情绪的耗竭和灵魂的干涸。所以只好就地取材讲一些工作技巧上的总结，希望能有抛砖引玉的作用。多说一句，灵魂的干涸，我觉得是下班后没有生命力，怕麻烦，不愿干一些活儿，什么都不想动窝在那里，喜欢动嘴皮子讲道理，和熟悉的人没话讲，以此警醒吧。