如果你没有听现场直播,可以看看文字版本。
不管是职场人还是学生,其实都有很多机会去为领导或同事完成PPT,而这一个动作可以在职场初期得到更多的认可和肯定。
职场中也流行这样一句话,会word的薪水没有会excel的高,会excel的薪水没有会Powerpoint的高。
这句话不评判对错,但确实在职场中能做出优秀的PPT可以吸引一些关注。
今天我们主要分享三点。
一
职场中的PPT究竟有什么特点
职场中的PPT有三大特点,逻辑、版式、配色。
职场中的PPT非常注重演示逻辑和框架,总结汇报类、产品发布类、业绩分析等等,每一种都有独立不同的演示逻辑。
如果领导交代一个完成PPT的任务,首先要做的第一步就是梳理逻辑,等逻辑框架梳理好后,再开始设计工作。
版式特点,商务类PPT版式不追求新奇花哨,追求的是可阅读性和传播。一般常见的版式结构就是上下分割、左右对比、还有最大的一个特点就是字非常多。
字非常多的处理方式今天我们不重点分享,简单说就是梳理精简文字、美化页面排版。版式特点还有就是统一性,商务PPT会在每页都加入LOGO展示等企业标识信息。
配色,商务PPT配色背景多采用浅色或白色。
而不会去采用我们经常见到很多PPT模板设计中的渐变、深色、亮色。
职场中的PPT配色建议使用公司的vi标准配色。也可以参考画册、LOGO配色。
如果可以自由发挥,建议使用黑白、黑黄、蓝白配色。
而不要使用红绿、红蓝、红紫配色。让配色舒服,可以选择降低配色的饱和度和亮度。
因为时间关系,我在课程开始前,特意写了职场中配色的原则,大家可以关注我的公众号 演示之家来查看。
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接下来重点讲解第二点。制作职场或者修改领导PPT的秘诀。
职场中如果是从无到有的全新制作幻灯片,我认为正确的流程应该是这样的;
1 了解演示的类型
PPT是演讲发布还是汇报报告类,观众人数,演示时长等,信息越具体越好。
2 了解完成的周期
领导什么时候要,下班前,还是三个工作日,这点非常重要,决定了你是否熬夜加班和工作量。
3 领导想要什么风格
如果领导知道最好,如果他也不知道,就需要你帮他做选择,这里一定是选择题而不是问答题。
你可以按照企业的行业属性和老板之前的演示风格,或者企业的网站、画册、企业文化等等信息来判断风格、可以给他设计1-3种风格,让他选择。
然后可以开始提炼框架,框架完成后建议与领导或领导秘书确认框架结构是否合适,这里一定要确认。
自己提炼的框架与实际演讲人想要表达的一定会有差距,与其最后在PPT上反复纠缠修改。
不如在制作前确定框架。而后才开始制作,制作过程就是定风格、定配色、版式设计、找素材等等。
二
职场中制作或美化PPT的秘诀
上面讲的是制作,而在实际职场中,很多时候我们都是帮领导或同事去美化PPT,美化PPT也分几个步骤。
第一步,先沟通;沟通什么?
1 沟通完成时间;这个PPT需要我多久完成,如果是20分钟或者是10分钟,你就清楚自己所处的境遇。
2 沟通配色能不能修改,本来这套PPT最大的问题就是配色,如果不允许修改,需要在排版上下功夫优化。
3 文字能不能删,密密麻麻的文字美化前需要了解能不能提炼压缩,如果不可以,你就要想想其他排版方法。
第二步,开始美化。
美化第一步一般是换字体,不出所料,大部分职场PPT可能都是使用的宋体、楷体这类字体。
为什么这么说,因为只有对版式设计有基础的人才会在意字体,让你美化PPT想必基础肯定没有你好,替换字体后,感觉完成了40%。
然后在对齐元素,大部分让你美化的PPT都没有对齐。完成这些,就完成了60%。
第三步,修改配色。
如果配色可以修改,建议更换配色,如果不能修改配色,可以修改色相,让配色变的更加舒服。
更多配色实用秘诀可以关注我的公众号演示之家了解。
第四部,提炼或精简文字。
如果可以修改文字,将文字提炼分主次并删减多余文字或将文字采用图标可视化。
如果不可以提炼删除,就使用对比改变字号大小加粗,美化排版页面等形式,比如可以在段落间加入线条分隔,划分层次。
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三
完成PPT后还应该注意什么
职场中辛苦帮领导同事做完PPT,究竟还应该注意什么,并不是做完了就直接邮件一发,关闭完成。
还有一些非常需要注意的地方,如果没有考虑好,得不偿失,前面的所有功劳认可功亏一篑。
1 字体
如果你使用了特别的字体,比如书法字体或者方正类字体,请一定要在演讲人使用的电脑上帮他安装好对应的字体。
千万不要迷恋我已经嵌入,万一他临场要修改一句话,字体效果就会出问题,况且有一小部分字体是限制嵌入。
2 修改了文字
如果删了文字或者提炼了文字,演讲人一看可能会蒙。
因为之前都是满屏照着读,自己讲什么,观众看什么。
有些同事还不会使用演讲者视图,不知道可以通过备注写我要演讲的内容。
如果是这样的,建议你帮助领导或同事设置好演讲者视图,office 2013直接使用alt +F5。
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