招标采购人员正在做开标前的准备工作。
前段时间，笔者所在的招标采购代理机构承接了一涉密单位的招标项目，按照保密方面的要求，我们为此做了全面、系统的各项准备，最终圆满完成了这一招标采购工作，并得到了各方的好评。在此，特对该项目的整个招标过程进行回顾总结，希望对业内同行有所借鉴。
领会意图 充分沟通
思想动员
在和招标人签订招标委托协议书前，了解到此项目涉及国家秘密，招标人很是慎重，对于代理机构的要求也很高。首先，我们召集招标采购人员进行思想动员，在思想上引起足够重视，有关招标涉密事宜逐项进行交代，凡参与此项目的工作人员，均签署了保密协议。
沟通商讨
在招标文件的编制过程中，严格按照保密工作要求，计算机专机专用，专人负责，确保招标文件编制数据泄露。在编制过程中，我们与招标人主动沟通，反复修改，每修改一次招标文件，采购经办人员都要细细琢磨，发现问题并想出解决办法后，于第二天汇总后向招标人汇报。遇到重大问题，则主动到招标人处，双方面对面地进行沟通商讨；遇到小问题，则打电话征求招标人意见，并得到他们的确认。招标文件前后修改了十多次，定稿后的招标文件，在文字的无歧义性、内容的完整性、描述的准确性、评标的科学性等方面，都做得十分到位。
心得：充分的沟通可以了解采购人的意图。本项目招标人对时间要求不高，但对代理机构的业务素质和招标质量有较高要求。代理机构工作人员应想采购人所想，从自身做好保密工作，不断完善招标文件，做好项目采购的源头性工作。
标前准备 细致周到
发售标书
1.考虑到本项目的社会影响力较大，为避免招标过程中出现不必要的风险，在招标公告发布前，我们将所有企业的服务信誉情况在招标人的专业网站及刊物上进行公示，如果企业无异议，那么对随后发布的招标公告中所要求的资格条件以及评标因素的得分情况，就不会起争议。
2.我们在收到招标人的招标委托协议书、招标人签字确认的招标文件、招标人核发的有关资格证件的企业名单以及企业无异议的服务违章率公示结果后，开始发布招标公告。在招标文件发售期，我们仔细核对企业的相关报名证件，让企业代表填写招标文件购买登记表，遇到证件不符的情况，及时处理并向招标人汇报。
开标准备
此阶段，投标人正在紧张地编制投标文件，而招标代理机构和招标人方面，同样也在紧锣密鼓地安排和筹备开标前的各项工作。
1.将购买招标文件的企业名单汇总后交招标人，一来是对招标人的尊重，二来也可以使招标人了解项目的进展情况。
2.向招标人提出他们需提供的文件资料以及所做的工作，包括与评标有关的数据资料、出席开标仪式的领导以及工作人员名单、开标仪式上领导的发言稿等。
3.由我们准备开标时所需的投标人签到表、开标仪式及程序安排、项目概况介绍、评标纪律、评标原则及注意事项、开标记录表，同时根据招标文件的内容编制随机抽样表、评委打分表、评分汇总表、评标报告框架，这些资料表格文件做好后，要交由招标人审核确认。
4.部署开标当天工作人员的职责及内容，每人各管一块，做到每个环节都有相关负责人，并确定项目总负责人。
5.评标专家的抽取，是在招标人、公证处的监督下，按照有关规定从专家库中随机抽取的。抽取结果由各方签字并做好书面记录，也可以对评标全过程进行摄像。
6.在开标前一两天，要再次确认文字稿件，检查评标资料、备齐办公用品、复印文件表格、实地察看开标会场，并电话叮嘱投标人方面开标前的各种注意事项等。
心得：准备工作繁琐冗长，必须细致周到，人力、物力和资源要合理分配，在细小环节上考虑得越细致、越周全，实际操作起来越能显现出事半功倍的效果，这些工作的完美执行为开标做好了铺垫。
规范程序 依法开标
开标接待
该项目开标当日，代理机构工作人员必须穿着统一的工装（正装），接待工作分为两块：一是专人负责评标专家的接待，二是派专人负责投标人签到及接收投标文件。
1.当日项目开标，通知专家提前1小时到评标会议室，一来避免与投标人不必要的接触，二来让专家熟悉招标文件和评标办法，为后续的评标工作节省时间。专家到达会议室后签到，上交手机，签署保密协议及阅读评委工作纪律。
2.代理机构工作人员、政府监督机构人员及公证处人员，在规定的时间内开始接待投标人签到，同时接收投标文件。由于参与投标的企业数量比较多，所接收的投标文件均摆放在专门的台子上，并由专人看管，以防投标文件缺损和遗漏。
开标过程
整个开标过程按照法律法规规定的程序逐步推进，体现了公开、公平、公正的招标原则。开标仪式结束后，我们即时将投标文件送达评标会议室，让等候的专家迅速进入评标程序。
评标阶段
在这一阶段，招标代理机构要做好的工作，是为招标人和评标专家的顺利评标提供周到服务，具体来说就是要做好以下工作。
评委需要询标的，要随即联系投标人；评委询标完成后，要随即给评委送上投标人的澄清文件；评委出现打分错误或者涂改严重的，要随即送上空白表格让他们重新填写；评委打分完毕的，要随即进行复核并汇总分数。
虽然该项目标段多、复合数据量大，但在整个评标阶段，我们做到了全程工作既有序又紧凑，仅用了一天时间就完成了项目的全部评标工作。
心得：开标过程最能体现招标代理机构的服务意识、接待水平和业务能力。对于现场的工作要统筹安排，使参与各方随时随地都能找到招标代理机构的工作人员，有效地缩短了评标的等待过程，也避免了违规情况的发生。
善始善终 评价反馈
递交报告：向招标人递交经胶装成册的评标报告，内容涵盖本次招标前前后后的所有书面材料以及公证书。
公示结果：收到招标人的定标通知后，在相关媒介上予以公示，公示期结束后向招标人提交公示情况说明。
签订合同：以书面形式通知中标人领取中标通知书、通知签订合同的时间和地点，并要求中标人在“中标通知书领取签收表”上签字，招标人与中标人签订保密协议；以书面形式通知其他投标人未中标的结果以及退还投标保证金事宜。
评价反馈：收集招标人、评标专家、投标人等各方的意见反馈表，以便下一步对招标工作加以总结和改进。
心得：招标采购中，所有的工作都必须善始善终，不能虎头蛇尾，要做到完美收场。没有遗留问题、没有缺憾，这是对招标招标代理机构从业人员的素质要求，也应是招标从业人员对自己的职业道德素质要求。
招标工作的每个细节决定招标采购的成功与失败，每个项目有每个项目的特点，招标采购人员只要心系招标、服务招标，心中牢固树立服务意识，肯花心思、勤于思考、善于总结，完善每个环节、做好每个微小的细节，就能做好招标采购工作。
（作者单位：宁夏中天世纪招标有限公司）
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