入职登记表能替代劳动合同吗？

作者：北京义贤律师事务所   闵建华

     

实践中，一些企业在为员工办理入职时，只让员工填写入职申请表，而未正式与员工签订书面的劳动合同。以为入职申请表包含劳动者入职的一些相关信息就可以代替劳动合同。企业的这种做法实际上存在极大的法律风险。

【案情】

许先生于2014年3月10日受聘在甲公司工作，许先生上班前填写了《员工入职登记表》，递交了其本人的居民身份证，阅读了甲公司提供的《员工入职须知》，并在上面签字确认。2014年11月16日，许先生在工作过程中，因车床内高速运转的铁块弹射而被击伤。许先生受伤后，甲公司派人将许先生送往医院进行治疗，支付了全部医疗费用、护理费、生活费以及到2015年3月的工资。许先生出院后，甲公司电话通知许先生上班，但许先生一直未去上班。因双方对工伤赔偿事宜产生纠纷，因多次与甲公司协商未果，于是许先生向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求确认许先生与甲公司之间存在劳动关系，并以未签订劳动合同为由要求甲公司支付双倍工资。2015年6月13日，劳动争议仲裁委员会裁决确定双方之间存在劳动关系，但驳回了许先生双倍工资的请求。许先生遂向法院起诉要求甲公司支付未签订劳动合同双倍工资差额24000元。

一审法院认为《劳动合同法》的立法宗旨是为了完善劳动合同制度，明确劳动合同双方当事人的权利和义务，保护劳动者的合法权益，构建和发展和谐稳定的劳动关系。《劳动合同法》第八十二条第一款，是对用人单位未与劳动者订立书面劳动合同向劳动者支付二倍的工资的处罚性条款，也是为了保护劳动者的合法权益。《劳动法》第十九条规定了劳动合同的内容包括：（一）劳动合同期限；（二）工作内容；（三）劳动保护和劳动条件；（四）劳动报酬；（五）劳动纪律；（六）劳动合同终止的条件；（七）违反劳动合同的责任。本案中，许先生、甲公司虽未签订正式的书面劳动合同，但许先生在被聘用时的居民身份证复印件、员工入职登记表、员工入职须知包含有用人单位的名称、劳动者的姓名住址和居民身份证、工作内容、工作和休息时间、约定了试用期、培训、保守秘密、劳动保护、福利待遇和劳动制度管理等劳动合同的大部分内容。许先生受伤后，甲公司派人将许先生送往医院进行治疗，支付了全部医疗费用、护理费、生活费以及到2015年4月的工资。许先生出院后，甲公司又电话通知许先生上班。许先生申请仲裁后，甲公司也认可与许先生的劳动关系。虽然甲公司未与许先生签订书面劳动合同，但甲公司没有借此来侵害许先生的合法权益的情形。故许先生要求甲公司支付未与劳动者订立书面劳动合同的双倍工资的诉讼请求，法院不予支持。据此，一审法院依照《中华人民共和国劳动合同法》第一条，《中华人民共和国劳动法》第十九条之规定判决：驳回许先生的诉讼申请。

对于一审法院的判决和理由，许先生不服，于是提起上诉。在二审审理过程中，甲公司答辩称：上诉人进厂时办理的手续中，《员工入职登记表》和《员工入职须知》等，包含了劳动合同的主要内容，为劳动合同的表现方式。该手续能够证明上诉人与被上诉人之间的劳动关系。被上诉人始终认可与上诉人之间的劳动关系，并不存在以不签劳动合同来否认劳动关系，恶意损害劳动者合法权益的情形。因此，不应承担支付双倍工资这一惩罚性赔偿责任。

二审法院经过审理认为，被上诉人与上诉人签订的上述文件不能视同于被上诉人已履行应与上诉人签订书面劳动合同的义务。理由为：一、《员工入职登记表》以及《员工入职须知》主要是对劳动者相关义务的约定，该两份文件中缺乏对于劳动合同期限等必备条款的约定，不具备《中华人民共和国劳动合同法》第十七条规定的劳动合同应当具备的基本条款。二、从持有的形式上看，上诉人称《员工入职登记表》以及《员工入职须知》其并未持有，而是存放于被上诉人处，导致其不能及时享有在依法维权中凭据劳动合同能予获得的相关便利条件。本案中被上诉人不能证明向上诉人交付了以上文件，故在该情形上亦不能认定被上诉人已与上诉人达成了书面的劳动合同。被上诉人应向上诉人支付未签订书面劳动合同应承担的双倍工资差额。

【案例解析】

通过上述案例，HR可知入职申请表并不能代替劳动合同。企业在办理员工入职时一定要注意在1个月内与员工签订书面劳动合同。且合同中应该具备劳动合同的基本条款，关于薪酬、工作岗位、工作地点、劳动合同期限等相关制度的约定，否则也存在不被认可的法律风险。上述案例中，虽然员工填写的入职申请表，在一定程度上包含员工工作的相关信息，但是缺乏劳动合同期限等必备条款，从而不被认定为是劳动合同。从而，企业需支付劳动者未签劳动合同的双倍工资。

对于本案HR还需注意，劳动合同应该是企业与员工各一份（一些企业留两份），员工应该持一份。实践中，一些企业为了防止员工起诉，将两份合同全部收走，员工手中没有劳动合同。这种做法实际存在误解。员工若要起诉企业，劳动合同能够证明的问题，其可以通过收集其他证据来证明。如，若要证明劳动关系，则可以通过工资支付凭证（工资卡，领取工资凭证等），证人证言以及其他证明在企业工作的证据材料来加以证明。因此，企业没有必要将本属于员工的那份劳动合同扣留。扣留劳动者的劳动合同其实会给带来风险，曾有案例企业扣留劳动者的劳动合同，而被法院判决支付劳动者未签劳动合同双倍工资。

如今法治社会建设逐渐推进，企业应该不断规范自己的经营管理。企业的违法成本远远高于守法成本是目前社会发展的趋势。若企业还是认为自己通过规避一些法律规定的义务而来获得发展，那么必将在这个社会大转型中淘汰。