在教员工时间管理时,你是怎么做的?
文 | 陈明旭 国网辽电管培中心管理培训部副主任
来源 | 《培训》杂志11月刊
2016年初,由于需要处理的事情杂乱繁多,我的工作总是出现“出力不出活”的“窘况”。为改变现状,我购买了很多时间管理类的书籍来学习。与此同时,丹东供电公司的青年后备干部班也需要一门素质能力提升的课程,我于是向主办方推荐了“时间管理”,并承担起这门课的开发与讲授。
在开发课程的四个月里,我每天阅读相关书籍,向同事、朋友了解其对时间管理的认识、需求和亟待解决的问题,并亲力亲为尝试各种时间管理的方法。最终,我将“时间管理”课程分为三个模块:
时间管理是什么?
如何避免时间浪费?
应怎样进行时间管理?
避免误解,减少时间浪费
课程伊始,我从生活中的实例出发,向大家介绍常见的便签、日历、记事本、日程安排表等,其实都是时间管理在现实生活中的应用。而当我询问“学习时间管理是为了什么”,发现大部分学员对时间管理存有误解,错误地认为学习时间管理是为了“提高效率”“节约时间”“掌控时间”。
走出三个误区
时间管理的真正涵义是指通过事先规划、运用一定的技巧/方法/工具,对时间进行灵活、有效的运用,从而实现个人、组织的既定目标。针对学员的认识误区,我进行了详细解答。
时间管理≠对时间的管理
由于每个人固定拥有一天24小时,因此,时间管理其实是自我管理,而非对时间进行管理。
时间管理≠效率管理
提高效率(以正确的方式做事)只是时间管理的目的之一,提高效能(做正确的事)才是最终目的。
时间管理≠掌控时间
在社会中生存,我们难免要遇到各种各样的突发事件,所以时间管理并非要掌控时间,而是降低变动性。
消灭“时间杀手”
在厘清了时间管理概念后,我与学员们详细探讨了日常工作中常见的“时间杀手”(见图表1),并分析其产生的原因,提供相应的解决思路与方法,帮助大家减少时间浪费。
图表1 常见的时间杀手
很多学员在发言时反映,自己有轻微的“拖延症”,原本能很快完成的工作,却习惯在截止日当天才完成。我为学员分析了产生拖延的两大原因:一方面,拖延可以暂时带给人们释放压力的快感;另一方面,人们总是愿意做相对简单或愉快的事情。
对于如何克服拖延症,学员表现出了很强的好奇心,我向他们介绍了四个解决方法:
面对复杂任务,可以采取切香肠战术(将事情分为若干小事情,循序渐进地完成);
面对新任务,要敢于迈出第一步;
面对熟悉的例行公事,应毋需动脑就能尽快完成;
面对外界环境里的干扰信号源,应自动屏蔽,提高做事的关注度。
通过实战掌握时间管理技巧
为教会学员掌握时间管理技巧,我精选了一个时间管理工具GTD,并现场应用学员的真实案例,来教会大家如何做时间管理。我将GTD的五个核心分别对应到了大家熟知的“衣柜整理法”来帮助理解:清空衣柜(收集)、衣物分类(整理)、衣物存储(组织)、衣物整理(回顾)、选择衣物(执行)。
所谓GTD
GTD(Getting Things Done),即“把事搞定”的意思。它由美国效率专家戴维·艾伦(David Allen)提出,是一种将繁重超负荷的工作、生活方式变成无压力、高效的时间管理系统。GTD包括五个核心,分别是收集、整理、组织、回顾、执行。
首先,我邀请学员进入“收集”环节,将最近需要完成的所有事情都罗列出来,写在纸上。例如一位学员的待完成事项包括“周四上午要参加消防安全培训”“月底要交一份项目计划书”“朋友约我周二晚上打球”“有空时去医院镶牙”“妻子今年想去日本旅游”等,共11件事项。
随后,我与学员一起对这些琐碎的事件进行整理,辨别其属于“将来/也许清单”(将来可能要做的)、“等待清单”(计划要做的),还是“行动清单”(需要立即采取行动)。
图表2 行动清单示例
明确每件事的意义之后,我带领学员进入“组织”环节,将11件事项分门别类地划分到三类清单中(见图表2),制定相应的日程表与行动计划。我们只要依据这份日程表定期回顾、更新并执行事件,就可以确保自己能够有选择、有重点地完成事项。
于生活中领悟
这门“接地气”的课程得到了主办方与学员的一致认可。“时间管理”针对的不只是特定的工作场景或生活环境,还能给我们的人生带来深刻的启示。如何避免时间杀手消磨掉宝贵的时间,让每天24小时过得有意义,正是这门课能够解决的问题。
在教授时间管理的过程中,让我最开心的事是可以教学相长,既能帮助学员,同时可以提升自己时间管理的能力。时间管理的真谛“人比事重要”,让我意识到自己过去不应深陷备课压力,错过了许多更重要的事情,包括休息、运动与家人。
建立专属GTD清单
每次开发新课的那段时间里,我都会深陷其中,只顾阅读大量书籍、搜集相关素材,有时甚至忽略了规律饮食与休息,让大家感觉我总是心事重重,格格不入。
当我真正了解时间管理的含义和斯蒂芬·柯维(Stephen Richards Covey)提出的“要事第一”理论后,才醒悟——我每天用事务把自己绑得紧紧的,生活没有一点乐趣。
所以,我选择改变。结合“人比事重要”的理念,我为自己建立了专属的GTD清单,而且每天都预留机动时间,用于运动和跟家人相处。过了一段时间,我发现这种改变不仅没有耽搁工作,反而让工作有条不紊,生活开始变得轻松,既不会过于忙碌,也不会无所事事。
让事情变得简单
应用时间管理工具,开始让我的工作变得简单。每天上班该做什么,我只需要看看“今日待办”清单,然后按照清单内的排序开展工作即可。如果清单内的事情做完了,自己的精力仍很充沛,就可以着手项目里的“下一步行动”清单;如果状态不是很好,或所剩时间不多,那我会干脆放松、运动一下。
晚上回家后,我会花几分钟时间了解“明日待办”清单,看看第二天有哪些事情要做,是否有需要提前准备的材料,做到心中有数。到周末闲暇时,我习惯性地回顾上周的清单完成情况,并制定下周清单。周而复始,形成规律,这让我不会被繁琐的事务所困扰。
深入思索时间管理
在讲授与应用时间管理的同时,我观察到很多人都在用时间管理安排工作与生活:有人会准备便签/备忘录,记录需要完成的事项;有些同事会在桌上放一本台历,记录各项工作的截止日期;那些计划性更强的人,会给自己制定月/周时间安排表,标明每天应该做什么。
然而,人们的这些时间管理做法真的有效吗?我认为第一种做法缺乏计划性,一旦事情变多就很难安排好,第二种做法缺乏对事情轻重缓急的划分,第三种做法会使人做事缺乏选择,在一些无关紧要的事情上浪费了太多时间。
因此,我倍加推崇斯蒂芬·柯维博士提出的第四代理论,它强调以人、生活为重心,承认人比事重要,有选择地把个人精力的焦点放在“重要”的事务上,全盘规划工作和生活,平衡发展个人的不同角色。
与此同时,我们应了解自己到底在追求什么,知道什么对自己是最重要的,分辨出何事为重,何事为轻。不妨找个时间,静下心来,问问自己:“我的价值观是什么?每天忙来忙去,为了什么?我到底要过什么样的生活?”只有明确了这些问题的答案,我们才能决定如何分配时间,珍惜当下的每一天。
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