编者按：
关于实物档案管理，收到好多伙伴咨询，我们整理了资料，供大伙学习参考。
一、实物档案的概念
实物档案，指机关单位在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案。实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性和艺术观赏性。
二、实物档案的基本范围
关于实物档案，目前档案界尚有较大争议。有的同志认为“实物”不应列入“档案”的范畴，也有的同志认为机关活动中形成的“实物”，记录或反映了机关发展的历史，应该作为档案。笔者认为，与机关活动有密切关系且记录有文字的“实物”，应作为“实物档案”保存。因此，本讲义将实物档案作为机关档案综合管理的其中一类档案来看待。
与声像档案相似，实物档案的基本范围也应从两方面来说。
（一）从载体形式来说，实物档案的范围更广，形式更加多样，常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等。
（二）从内容来说，实物档案也可以分为两部分：一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的，如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等；二是其他门类档案中没有的、内容独特的，如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。
三、实物档案如何整理
各单位在其活动中都会形成一些具有保存价值的实物，其中有些实物还与文字、图表、表声等载体的档案内容有着密不可分的联系，是档案的重要组成部分，例如获得各种荣誉的锦旗、牌匾、奖杯等。实物档案具有形象直观、形式多样、工艺性强等特点，往往具有较高的保存价值。因此，整理保存好各种实物档案，对于丰富档案的内容，更好地发挥档案工作的作用，有着积极的作用。
（一）分类整理方法一
1、荣誉性实物的整理。
这类实物主要有：奖状、奖杯、奖章、牌匾、锦旗、奖品等等，其整理方法和步骤如下：
（1）分类。一般先按实物的形状和质地分类，然后按实物授予者的级别分，从中央到地方各级党委、政府及其部门依次排列；
（2）编号。按照分类的结果，先给各类实物一个代号，代号既可以用字母也可以用数字，一经确定下来，就不要随意变动。一般实物不多的单位，也可以不分类，而采取大流水编件号的办法；
编号可用不干胶或标签牌的形式贴在或挂在实物适当的位置，以不影响对实物的观瞻为宜。
（3）编目。荣誉性实物档案目录应按件编制，每件写一条目录，内容应包括：序号、档号、实物获得者、授予者、荣誉称号、实物名称、时间、备注。
为了方便管理和利用，应同时将每件荣誉实物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法进行整理。
2、字画的整理。
字画主要是指本单位收藏的领导或名人的题字、画作。整理方法如下：
（1）分类。将字画分为题字和画作两大类，字画数量很少的单位也可以作为一类。
（2）裱装。收藏的字画一般都要进行裱装，经过裱装后，卷起来放入特制的盒子中，或再用衬纸包住。
（3）排列编号。根据分类情况而定，如分两类，则编两个流水号；如作为一类，则按接收先后大流水编号，每一件编一个号。
（4）编制目录。目录格式可套用文书档案卷内目录。 将责任者视为字画作者，页号可填写字画编号，备注可填写字画的规格。
字画也可拍成照片，装入相册。
3、旧印章的整理。
由于名称的变更等原因，很多单位在其发展过程中往往会形成一些失效的印章。将这些印章整理保存起来，具有一定的价值。
旧印章的整理方法如下：
（1）分类。印章的分类方法很多，如按制作材料分，有木印、石印、骨印、钢印、铜印、塑料印等；按形状分，有圆印、方印、棱形印；按印文的制作方式分，有阴文印、阳文印、阴阳文印；按印文内容的性质分，有机关印、企业印、社团印等等。旧印章数量少的单位，可不必分类。
（2）排列编号。
旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号。
印章编号后即按编号顺序放入特制的木盒内，印模单独装订成一册或若干册，与其它档案一起存放。
（3）编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录，每方印章写一条目录，目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备注组成。
（二）分类整理方法二
1、分类，实物档案分类以实物的外在形式为标准，分为奖状、奖杯、奖旗、工艺品等；也可以以实物档案的内容分为奖品类、纪念品类。
2、编号方法：实物档案数量少的可以以件为单位编号，一件实物一个顺序号；数量多的应先分类，再在属类下按件编顺序号。
3、编目：为方便管理和利用，要对已经编号的实物档案逐件登记编目，具体项目有类别、序号、题名、时间、授予者或捐赠者、备注等。
（1）类别：填写类别名称，如奖品类、纪念品类等；
（2）序号：同一个类别内实物档案的顺序号；
（3）题名：为实物档案的名称，如精神文明先进奖杯；
（4）时间：为获得实物的时间；
（5）授予或捐赠者：为颁发实物的单位或个人。
（将“档案目录”汇集成册，装入“档案目录夹”中。）
4、实物档案目录格式
实 物 档 案 目 录
目录号：
类 别 | 序 号 | 题 名 | 获得 时间 | 授者或 捐赠者 | 备 注 |
5、实物档案小标签格式（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜）
实物档案小标签 | |||
目录号 | 获得时间 | ||
类 别 | 授予者或 捐 赠 者 | ||
序 号 | |||
题 名 | |||
（三）分类整理方法三
1、分类，实物档案数量少不分类；实物档案数量较多可分为奖状、奖杯、奖旗、证书、其它等几类。
2、编号方法：实物档案数量少的可以以件为单位按时间顺序编大流水号，一件实物一个顺序号；数量多的应先分类，再在属类下按件根据时间顺序编流水顺序号。
编号模式：大类代字＋〖属类代号〗＋目录顺序号＋案卷号，如
3、编目：为方便管理和利用，要对已经编号的实物档案逐件登记编目，具体项目有目录号、件号、实物名称、题名（内容简介）、规格、授予者或捐赠者、时间、备注等。
（1）目录号：填写实物档案的目录号（大类代字＋〖属类代号〗＋目录顺序号），如H1.1、 H2.1、…；
（2）件号：同一个类别内实物档案的顺序号；
（3）实物名称：填写实物档案的名称,如奖状、奖杯、奖旗、证书、奖章、花瓶、模型、题词、油画等；
（4）题名：为实物档案的名称，如2004年度档案工作先进单位；
（4）规格：为实物档案的尺寸大小；
（5）授予者或捐赠者：为颁发实物的单位或个人；
（6）时间：为获得实物的时间；
（7）备注：
（将“档案目录”汇集成册，装入“档案目录夹”中。）
4、实物档案目录格式
实 物 档 案 目 录
目录号：
类 别 | 序 号 | 题 名 | 获得 时间 | 授者或 捐赠者 | 备 注 |
5、实物档案小标签格式（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜）
实物档案小标签 | |||
目录号 | 获得时间 | ||
类 别 | 授予者或 捐 赠 者 | ||
序 号 | |||
题 名 | |||
6、实物档案（奖旗）的存放方法（如下图）
（1）去掉竹杆（或木棒）和流苏；
（2）将奖旗折叠成16K或A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕；
（3）将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上；
（4）将折叠好的奖旗装入档案盒中；
（5）在档案盒背脊填盖盒内所装实物档案的目录号、件号等项目。
7、实物档案（印章）的存放方法
旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号（编号模式为【全宗号—目录号—件号】,如：6－H.1-001）。（如图）
印章编号后即按编号顺序放入特制的木盒内，印模单独装订成一册或若干册，与其它档案一起存放。
编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录，每方印章写一条目录，目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备注组成。
印章档案盒图样（225㎜×310㎜×85㎜）
8、对实物档案进行拍摄形成的照片如何管理
对实物档案进行拍摄形成的照片——包括本单位获得的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖章、证书、牌匾、字画、印章、捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案的照片——放在：F1.4.1特殊载体档案（声像档案）/照片档案/荣誉实物类之中编号归档。
注：荣誉实物类照片不分组，不用加《照片档案总说明》，一张编一个照片号，抄目时每张照片也只体现为一条条目。
9、实物档案的放置问题
实物档案整理编目后，如何存放保管呢？要根据实际情况区别对待：
（1）实物档案（荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品、有关建筑物或产品的模型等）统一分类排序整理编目后，实物档案目录放于单位综合档案室目录柜保管。
（2）对于有些单位有地方，设置有荣誉陈列室的，实物原件可存放陈列室（既是实物档案室又是荣誉陈列室）。
（3）对于有些单位有部分荣誉实物（如荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗，花瓶、龙船、石雕等工艺品，有关建筑物或产品的模型等）需要在单位会议室展挂或在单位公共场所（如大堂、大厅）固定摆放。实物原件可放置在原位置不动，但必须对第件实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小标签（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜），同时对每件实物进行拍照，照片放在F1.4.1特殊载体档案（声像档案）/照片档案/荣誉实物类之中编号归档。
（4）对于有些单位实物太多，无法全部陈列或放置在会议室或大堂的，也可以单独设“荣誉录”用张贴实物照片的方式在单位公共场所展览，实物原件则收回放在档案室档案柜之中保管。
附录：《实物档案目录》封面标签、背脊标签式样
▲实物《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“分类编号说明”、“案卷目录”三部分构成。
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