办活动看起来像个异常艰巨的任务。若没有事先规划与考虑，的确是很难。为避免此问题发生，我们将指导你如何通过提前数个月做准备，以便你能在活动当天保持冷静。
部分1：提前数月策划
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明确定义活动的目的。怀着明确的目的能帮助你把活动导向正确的方向。你是否规划此活动来教育社区？说服潜在捐赠者提供资金？为某个特别人物或群体庆祝？尽量缩小范围。无论你做什么（教育、劝说、庆祝等），你为什么要办这个活动呢？
想一想宗旨声明与成功框架。当你明确知道自己要做什么，事情将会变得更容易！
2
设定目标。你真正想要达到的目标是什么？不是你想要多少人前来，也不是该活动是否真的热门，而是你想要此活动产生什么结果？5人成为组织新的一员？筹到1000块钱？改变人们的想法？使人们感到兴奋？
思考你想要从活动中达成的三件事，专注使它们成真。也许你可分为财务目标、社会目标及个人目标。这完全由你决定！
3
聚集志愿者。拥有不同技能的好队员是必要的。无论是制定计划和预算，还是制作邀请函和海报、迎宾及事后费力的清洁工作，他们可以在所有事情上助你一臂之力。换言之，他们可以帮你把事情做好。如果可以，请寻找你信任的志愿者！
确保团队成员与主管跟上你的计划进度。合作使工作更容易进行。当你寻求他们的帮助时，尽量一开始就给予他们完整的信息，包括对他们的期望与所要求的参与度。
如果你所在的处境难以寻找志愿者，你可雇佣一群人。这完全取决于你主办的活动类型。活动场地也许可以提供人手，或者你也可以透过第三方人力中介机构寻找帮手。
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准备预算。预算里应包括所有可能的开支、收益、赞助和临时花费。如果你没有预算，最后可能会抱着厚厚一叠发票，钱包空空如也，而你还不清楚到底发生了什么事。从一开始就务实一点，活动当天才不会措手不及。
寻找维持低成本的方法。你是否可以让志愿者免费干活？考虑较便宜的场地（比如他人的屋子）？记住：顺利进行的简单小聚会远比失败的光鲜派对更让人印象深刻。
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决定时间与地点。这是活动中最重要的事。怎么样的时间与地点会让人们有“是的，我将出席那个活动！”的感觉？你必须定个所有人都有空的时间，以及位置方便的地点。当然也必须是你负担得起的地点！
检查你所在社区的日程表，并把活动受众纳入考量。如果你的目标是全职妈妈，那么白天在社区附近举行活动就是最佳抉择（也许你可提供照看小孩的服务？）。如果你的活动对象是学生，可选择周日晚上在市区进行。如果可以，请选择他们本来就会去的地方。
当然某些场地需要预订。尽快联络你打算使用的场地。他们可能比你还要忙！
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考虑物流。各个方面的物流。怎样安排停车？残障通道呢？你可以对空间大小做什么？你将需要什么器具？你将需要哪些额外物品（比如演讲者的饮用水、奖章、手册，这些都将是一笔额外开销）？你真正需要多少人才能使活动顺利进行？
重要的是让自己（与团队）坐下来一会儿，好好考虑活动各个方面。是否有可以预见及预防的困难？是否有需要安排住宿的特别来宾？是否需要做出一些例外安排？
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考虑推广与广告宣传。筹备工作如火如荼进行时，你也需准备海报草图。海报应包括暂定的日期、时间、地点、主要嘉宾、活动名称以及活动主题或结语。由于时间还早，你可以慢慢做这件事，但最好是现在就催促团队做一个初版海报，看看能如何整合。
你也需想一想其它推广方式。群发电邮？普通邮件？微博、微信以及市面上诸多活动网站？活动前你需要怎样招来人潮？活动时又该如何留住人潮？
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组织自己的思绪。你现在很可能觉得自己像个就要被砍头的雪貂一样。深呼吸，然后打开Excel。为活动草拟一份时间表。准备几张电子表格组织思绪。虽然现在这些看似不必要的文书工作，但在两个月内你将会非常感谢过去的自己设想周到。
为每项活动制定时间表（注明期限）。写下每个人的名字，以及何时何地需要他们的帮助。这样你可以组织自己，并顺利处理日后其他人提出的问题。
部分2：提前2周组织活动
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确保每件事情获得批准，且进展顺利。确定日期、地点、主要来宾、工作人员、活动名称及结语。是否有可能会出问题的地方？最后一分钟的人员调动是否可以顺利到场？此时所有的东西应已定案，并以永久性墨水记录下来。
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与团队会面。就预算、时间安排等事项获取团队成员与主管的批准。现在是弄清楚所有问题的好时机。每个人都知道了自己的责任？他们是否对任何及所有议题感到满意？
再一次与团队成员和志愿者会面，集体讨论可能产生的问题。这也是拟定行动计划的完美时机。
确保团队没有任何内部问题。与所有团队领导、成员及志愿者保持联系。
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把工作委派给不同的人，让有经验的人协调所有活动。如果是大型活动，那就让不同的人协调不同的活动，并由一人负责监督。团队领导应被团队成员所信任。
当人们进入会场及活动开始时，最好安排一两个人花时间与参与者会面、打招呼并宣扬此活动。基本上他们是接待委员，负责提升士气，并让人们知道自己在此活动中受到很好的照顾。
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确保更新与活动相关的网站。你可能已在各大微博、博客上进行宣传，但还有许多其它网站可供你使用。QQ空间、人人网或各论坛是一般人会想起的三大例子。如果你还未听说过这些社交媒体，现在就上网浏览！
当然如果你有自己的网站、博客、微博甚至是脸谱网，也别忘了在那里宣传。你可以发送提醒信息、设置照片并检测人们对活动邀请的回复。你越活跃，你的存在就越广为人知。
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募集赞助和代表们的其它金钱来源。在即将到来的数周，你将面对许多开支，而且你也不想要完全自掏腰包！至少筹一些钱来支付首付金，比如场地、设备、承办餐饮的业者？甚至在活动还未进行前，你可能需要预先为一些人、地方或事物付款。
确保你有一套系统来处理收据、确认书、发票和一般文书工作。你将需收好所有文件，以供稍后参考，所以一开始处理得越有条理越好。特别是在应付一些瞎扯废话的公司时，此步骤十分重要。
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宣传活动。准备小册子、发布广告、通知媒体、发送邮件、打电话、给社群发送信息，并拜访潜在参与者或赞助商。人们还能通过什么方式知道此活动？确保你发布的信息完整，只给人们留下几个问题，毕竟你需要引起他们对活动的好奇心！
考虑目标受众。如果你尝试接触老年市民，那就不能花时间在网上发布照片或信息。你应走进老年市民常去的地方，利用他们也使用的工具。尽量确保内容可理解及正常。
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备齐活动所需物品。这些物品可能包括奖牌、游戏、纪念品、奖品或证书。外行人可能会忽略了许多小细节和小玩意儿，但你了解每一个角落，并知道要用什么填满它们。切勿忘了桌椅、音响设备、指示牌、桌布以及所有重要的大事！
是否还有哪些事情需要你坐下思考？不要停止思考，直到你找出自己忘记的5件事，小至钢笔、急救药箱、电池、冰块及延长线之类的所有事情。你必须确保无论发生什么事，你都已做好万全准备。
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安排每一件事。安排拍照与录影。安排来宾的交通。为清洁人员安排食物。列表可以一直继续书写下去，但这样的话你将永远无法办好活动！
安排食物和茶点。这也是为残障人士等安排特殊照顾的时候。查看是否有参与者是素食者或有其它特定的饮食需要。
安排桌椅、背景板、麦克风、扬声器、电脑、液晶投影仪及领奖台，总之不错过任何需要在会场设置的设备。
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准备联络名单。你需要所有团队成员的相关电话号码、地址及电子邮件地址。此外，也需为贵宾及任何物品和服务供应商制作一个类似的联络名单。当某人没有出现或迟到，你可以透过这方面的信息寻找他们。
比如说承办宴席者没有准时抵达。你会怎么做？你可以拿出这些方便的名单，打电话联络他们。他们以为你要90公斤的手撕猪肉？好吧，随便什么事情。你把名单交给某个工作人员，让他驱车前往名单列出的地址解决问题。你避免了一场危机的发生。现在你知道永远不能再与这家公司预定餐点，或是下次给予更明确的指示。
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与团队成员参观场地。看看该场地的四周，评估停车位、厕所、休息室、布置以及各种出入口。看看附近是否有些地方，可让你在紧急状况下影印文件、打电话或购买任何东西。基本上，你必须像了解自己的手背一样了解这些地形。
和场地联系人交谈。他们比任何人都了解这个场地。该场地是否有你需要知道的任何问题？是否有任何时间限制？门是否会在特定时间上锁？愿上帝保佑，近期是否有预定的火警检查？
部分3：活动24小时前的准备工作
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保持冷静。你已走到这一点。保持镇定，不要让自己焦虑、慌张，这一点非常重要。你越冷静，团队就越冷静，活动也将越顺利进行。再说，这一切很快就会结束了！
你已走到这一点。你已做好了所有基本准备工作，你想到了所有可能发生的问题。如果真的有任何地方出错，你知道该怎么处理。记住，没人会责怪你。无论是爱吵闹的宾客还是难吃的食物，人们知道你无法控制所有事情。所以放轻松，不会有事的。
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与团队进行最后的报到确认。确保你告诉每个人如何及何时必须到达会场。你不会想要在活动当天，整队人不断打电话向你询问会场后门在哪里。
即使没有人前来提问，你仍需尽量分析他们的行为。每个人都了解自己的职责？大家都能和睦相处？如果不是，请和他们谈谈，看看你是否可以解决问题。或许某人比较适合另一个部门，或是与其他人合作。
3
检查所有邀请与回复。用电子表格创建一份受邀名单，然后计算总数。在大部分活动中，回复邀请的人数不代表真正出现的人数。可能有50人说他们会来，但最后来了5人或是500人。所以尽管你应知道出席人数，但也需做好准备处理参与者过多或过少的状况。
当你进行此步骤时，也请顺便提醒贵宾这项活动。你将会惊讶有那么多人会恍然大悟地说：“啊，是的，活动是在明天，对吧？”只需简单地打电话或传短讯，就能避免上述状况。
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到会场检查是否一切准备妥当。房间是否干净、可用？所有电子设备是否都设置好了，而且看起来运作正常？如有必要，你是否可以预先加载任何设备？工作人员是否已做好相应准备？
检查活动人手是否足够。当然，最好有超出你需要的人手帮忙。你可能需要有人迅速去办点急事、照顾宾客需求或是处理你没有预料到的问题。或者就只是单纯地给你取一杯咖啡。
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准备给参与者的礼包。里面可能包括一瓶水、小吃、笔记纸、一支钢笔、小册子以及他们需要的任何资料。把小纪念品包括在内也是不错的主意。这是很好的行为，可使人们确信此活动经过深思熟虑、精心策划，而且也将令他们觉得备受重视。
你可以为宾客、工作人员或两者都准备礼包。毕竟谁不喜欢免费的燕麦条和钢笔呢？
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制作活动进行表。这是根据时间和（或）房间分类的所有活动相关信息表。针对重要活动准备每分钟的议程。此表的格式由你决定。只需尽量简化内容，以方便阅读。
如果你是A型人（有闯劲、愿意长时间工作），而且极其勤劳，你可能发现制作不同的进行表很有用。演讲者可能需要其他演讲者的信息列表，以及他们会在何时何地发表演说。工作人员也许只需要设备、时间以及善后计划等清单。如果你有时间，制作这些列表也许会有帮助。
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将需要带到会场的东西一一列出来。想一想如果你到了会场，每样东西、每个人都在那了，唯一缺少的就是你忘了从家里带来的12000个杯子，那是多么糟糕的情况？真是大失败。现在你毁了一切。所以准备好清单，再三检查，然后带上所有需要的东西。
如果东西分别在数个地方，那就分配不同的人进行不同的任务。这样的话，在活动当天你才不用花8小时四处奔走，聚齐一切东西，以致最后崩溃。无论俗话是怎么说的，总之人多好办事。
部分4：活动当天的管理工作
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与团队成员和志愿者提早抵达活动场地。确保每个人都在场，所有电子设备也操作正常。最后一分钟是否还有什么问题？如果有时间，你可以分发汽水给大家、说一些鼓舞士气的话，然后休息一会儿！你们已经走到这一步了，而且已经准备妥当。
确保主办方佩戴显眼的徽章或其它明显的装置，方便参与者在有需要时可以求助。有时候仅仅是相同颜色的服装（例如卡其色）是不够的。
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把场内和场外所有东西摆放好。你是否需要在邮箱上放置气球？在角落摆设海报板？放在门口及走廊又如何？如果宾客必须穿过名副其实如迷宫般的路线，那么放置越多指示牌越好。
在建筑物前放置欢迎横幅及其它信息格外有用。毕竟你想要人们从街上就能一眼看见自己该去的地方， 而没有任何疑问。
设立接待处和登记处。宾客一进门时应能明确看到他们需要做什么。否则他们只会带着不确定与不安的感觉四处溜达。你是否还记得我们讨论过的接待委员会？安排某人在门边欢迎宾客，并回答问题。
播放一些音乐！ 音乐可以消除尴尬，否则会场会弥漫一股不自在的气氛。
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确保相关人士了解正在发生的事。如果演讲人迟到，你们必须要有拖延策略。如果用餐时间比预计更久，他们需要知道时间表的变动。活动一般很少会照着计划顺利完成，所以如果你偏离了轨道，确保开放沟通管道。
4
拍照！你可能想要拥有可以纪念的东西，而且看着有人带着相机四处走动可令人兴奋。记录主办方的横幅、你的横幅、会场入口、接待处等。也许明年你可以用到这些东西！
如果可以，安排朋友或专业摄影师负责拍照。你已经忙得够焦头烂额了！你需要与宾客闲谈及畅饮，所以安排其他人负责拍照一事吧。
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分发一些可以让宾客们带走的东西。你可能对来宾灌输了一些想法，并想要他们离开时可以进行一些思考，琢磨某些事情或期待他们能采取行动。所以请准备小册子或他们可以带回家的东西，以便活动结束后人们可以亲自做一些事情。
作为此步骤的一部分，你可以举行反馈论坛。提供他们跟进此事的方法，并让他们表达自己的意见，他们会如何改进，他们下一次想要看到什么，当然还有他们可以如何参与！
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清理现场。检查电表、拆下横幅、搬走桌子等。如果你需要付钱租下场地，而且下次还想要到回来，你需要把它恢复成原本的模样。他们可能因为场地状况出问题，而向你征收一些原本可以避免的费用。分配善后工作，以便能不费力地尽快把场地清理干净。
检查场地，确保没有遗留值钱的东西。如果有，请成立一个失物认领处。
如果你毁坏了一些东西，让该场地联系人知道这一点。最好能诚实坦白。
尽量妥当处理垃圾。维护人员将会负责之后的一切事情。
7
处理好所有活动后的工作。取决于你办的活动，你也许什么也不用做，也许必须处理一长串的感谢及发票。这里有一些主意，可帮助你开始：
感谢所有团队成员，尤其是主办方和志愿者。没有他们，你将无法成功举办此次活动！
最后确定并结清帐目。你应尽快完成此事。待解决的杂事越少越好。
设宴慰劳帮过忙的人。你需要让工作人员觉得受到感激，并让捐赠者觉得自己为一份伟大的事业做出了贡献。
把任何纪念品或其它出版物分给相关人士。
把发票传给主办方与其他单位。
把照片贴在活动网站上。
8
事后举行检讨会议，以便下一次可以表现得更好。完成活动并做出总结后，有什么事情是你可以换个方式进行的？什么行动凑效，而哪些不管用？你是否会选择再次举办这样的活动？你学到了什么？
如果你收到反馈意见，请一一检视。如果你没有获得来宾意见，也可以询问你的团队！他们有什么想法？他们是否至少让自己乐在其中？抑或是免费的燕麦条和笔有问题？
小提示
筹办活动时不同的工作就像是各类部门。预算与账目就像财务部，通知代表并确保他们参与活动就如同推广部的工作，团队管理是人力资源部，交通管理是物流部，活动策划是营运部，而与媒体及其他方面保持良好关系则像是公关部。
决定哪些事情应该外包，而哪些工作应由团队成员进行。外包取决于预算、时间、质量、工作的重要性等。
所有需要准备的文件清单：
预算
活动时间表（活动中每项节目的时间安排）
邀请函
受邀名单
行动计划
时间表（工作完成时间表）
记者招待会材料
演讲词
参与者名单
比较记录（附上演讲者简历）
议事日程
每一分钟的时间安排
联系名单（主办方的手机号码）
需要准备的东西清单
需要完成的事项清单
活动报道（供给媒体及其他方面）
在活动当天安排人负责：
全场协调
表演者休息室
食物
舞台活动
司仪
电脑、液晶投影仪
摄影师
接待处
人群管理、人群公关
停车场
保安工作
分发各种东西（给特定人士及参加者的礼物、证书）
活动前安排人或筹委会负责：
赞助商
本地参与者
主要嘉宾、演讲者
设计、印刷、收集及评估文章
奖品、纪念品、礼物、横幅、证书、手信
交通、承办酒席者、场地安排、布置、背景幕、停车场
媒体、公关、宣传营销
选择场地及议价时需考虑的因素：
场地容量（代表人数，排除流动性代表）
食物供应（如果备有食物）
时间安排（活动在该场地何时开始及结束）
灯光配置（如果是夜间活动）
是否有空调
是否提供所需设备（麦克风、扬声器等）
讲台上摆放的家具（桌椅、桌布）
是否允许有音乐或娱乐（非正式节目）
后备电源
场地是否容易到达，无论它是否位于市中心，代表们能否顺利抵达？
主办房的特别房间、化妆间等
总成本
当某人提供帮助（包括金钱上的帮助），立即给予回应并真诚地感谢他们。
保持微笑。对每个人彬彬有礼，包括团队内外的所有人。
决定日期时需要考虑的因素：
主要嘉宾及其他贵宾是否在那天有空
受众可以出席的最佳日期
所有工作需准时。如果你迟到，请即时通知你需要向其报道的人。
主动四处走走，寻找有什么你可以帮忙的待办事项，一看到就立即着手处理。
发生问题时不要责怪他人，也不要放在心上，引起紧张气氛，应尽力解决问题。
除非你有建议或解决方法，否则不要批评任何人。
任何时候都不要把分派给你的工作及责任转分给其他人。
如果你借任何东西，需要负责在规定的时间内归还。
不要重犯任何错误。
计划是必要的。在团队会面时计划“要做的事”。然后坚持遵循计划。
在较小型的小组会议里计划“怎么做”、“活动应该怎么进行”等，这项步骤也是同等重要。
想法最需要的是适当的执行，为活动的成功一直计划到最后一刻…
稳打稳扎。不要匆忙沟通。否则只会浪费更多时间。
以高昂的士气与积极的态度对待每个人。不要向任何人乞求。
对你的工作负责任。
无论工作是否成功完成，都可自愿地在规定的时间向分派工作给你的人报告。
记下所有重要细节。
怀着愉快的心情，尤其是当你置身于人群中。
不要离开你被安排或所负责的柜台或座位。
警告
做好应付任何状况的准备。有时候事情会失去控制。如果你是团队的一员，当有人冲着你嚷嚷时，请不要为此生气（也许那个人很紧张）。如果你是协调员，不要紧张或惊慌。冷静地处理事情。尝试想想将会发生什么状况，而到时候你可以做些什么。
不要惊慌或紧张。冷静的思维将在适当的时间带来更好的成果。
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