公文写作是党政机关工作人员的一项重要工作，而掌握公文写作知识，具备公文写作能力，则是机关工作人员必备的基本功。然而如何提高写作质量，笔者认为，应从“明主旨、积素材、拟提纲、多修改”四个环节下功夫。
一、领会意图、明确主题
一份高质量公文的完成，是公文写作的领导者与撰写者双方的思想和理论水平以及写作才能的体现和发挥，并且紧密合作、精心劳动的结果。撰写者的写作才能是构成一篇公文质量的基础，但领导的指挥才能则是决定一篇公文成败的关键。以常见的汇报和讲话来说，都是主题先行式写作，即“命题作文”，这就要求撰写者在公文写作中必须准确地体现出领导意图，才能顺利实现行文目的。可以说，正确体现领导意图是写好公文的关键环节。如何正确把握领导意图，笔者认为，功夫要下在平时，要多和领导有意式接触、沟通，把握领导用语习惯，同时要掌握中心工作，把握当前的政策、方针，在公文写作中为实现领导意图，找到充分的理论依据，最终做到有的放矢。
二、注重积累、收集素材
古人讲得好：书到用时方恨少。如果平时不注意资料的积累，对方针政策不了解，对形势判断不掌握，往往在写作过程中会出现思路不开阔，针对性不强，站的高度不够等现象。这里便讲到三种收集方法，首先是调查研究，取得第一手现实资料。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。其次是广开材源，掌握第二手材料。即报纸、文件、信息、简报、会议资料等与自己工作息息相关的材料等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作研究分析的借鉴。最后是有备无患，储备基础资料。可收集电子版本的公文，查阅时采用关键字收索，十分便捷快速。
三、撰写提纲、起草正文
写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。提纲也是一种探索发现的过程，是一个确定问题、分析问题、研究问题、解决问题的过程。公文提纲要确定文章的基本观点和核心材料，明确主旨、反映问题，是写好提纲的关键。所以说基础不牢，地动山摇，一个好公文形成的前提便要从拟提纲开始。提纲拟好后，要按照标题所列，开宗明义、紧扣主题、拟写正文，这里便是往“骨架”内添加“血肉”。撰写正文需要把握好以下两点:一要观点鲜明，用材得当。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。二要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。因此正文写作就是要抓住关键，在用字造句上下功夫。
四、反复检查，锤炼修改
好文章是改出来的，公文写作亦不例外。修改是成文过程中的必经阶段，通过修改使认识由浅而深，使材料由粗而精，使结构由疏而密，使语言由繁而简；材料叙述繁简失当的要加以删除和补充，结构安排不妥的要进行调整，内容重复和可有可无的文字要舍弃，文中的错别字和标点符号使用不当的要更正。这里总结了五种修改方法：一是全阅通读修改法，即“自己读、自己听、自己推敲”。二是一人读，大家改。三是冷藏修改法，即写好后隔天再看。四是讨论修改法，即集体会改。五是客邀修改法，即请专家或水平高的同事帮忙修改。这样最终才能形成一篇高质量的文章。
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