来源：原创
作者：高丽君，湖北维力律师事务所
大家好，我是高丽君，来自湖北维力律师事务所。我今天跟大家分享的主题是《如何让律师的专业锦上添花？》。听这个名字，大家也知道今天讲的并不是有关专业的内容，如果讲专业的话，在座的各位肯定要比我经验丰富一些。
因为我自己一些特殊的背景，之前在智善做了几年法律新媒体，所以现在接触到律师行业的时候，就意识到有些媒体行业的经验可以用到律师行业来，分享的一些东西，大家可能都知道也都用过。
很多人说，美貌与智慧是很难并存的，但是当今这个社会，我看见过越来越多美貌与智慧并存的律师们，所以对于律师来说，对外服务也是这样的，不光是展现专业能力展现，让我们的专业展现得更加美貌，这也是大家可以花一点点时间做到的事情。
壹
首先看看图一，是一个我们通常用到的法律意见的版本，再看图二，这是我们所关于法律意见书的一个封面版本，从这两个版本中大家可以很明显的感受到，图二给人的感觉更加精致。
当我们在回复别人咨询或者是顾问单位提问的时候，若他们的问题比较多、我们回答的内容比较长的话，图三这个图是我们聊天记录中的一个形式，个人觉得内容特别多，有一种不太想去看的感觉，而且也不太正式。
当顾问单位有一些问题想向你咨询，你将所回答的问题转化成图四这样的形式发送给顾问单位，这样也会更加美观专业。通过上面两组图片的对比，大家可以很清楚感受到，一个漂亮的法律意见书跟一个普通的法律意见书，虽然内容是一模一样的，但是做得漂亮更加能让人赏心悦目、更容易让人接受。
所以今天我想要分享一些工具。
对于律师来说，工具的本质一定就是花很少的时间但是能提升工作效率的，今天分享的工具也是这样的。
今天我会先分享几个如何让你对外的文书服务看起来比较美貌的工具，美貌的前提是你要有一颗爱美的心，如果你觉得美观格式不是一个问题的话，从你内心潜在意识里，你在做这件事情的时候就不会想到要让它变得美观，第一步，一定是要树立一个爱美的心。
贰
给大家的第一个建议是：确定自己的风格，字号是14号还是16号，字体颜色是黑色还是偏灰，内容是居中还是顶头，行间距是1.5倍还是1.15倍，是否有首行缩进，文本当中是否有水印或者律所的logo，所有你的选择就确定了你的风格，你对外发布的文本格式一定是统一的。确定好自己的风格以后，不管是word文档、excel还是PPT等都有自己比较舒适的打扮。
第二个就是巧用封面，看上面两个图，左边是我们维力律师事务所的简介，当别人来找我们要律所简介的时候，通常只是一张纸上面一段话，但是在比较正式的场合，做一个封面看上去就会比较大气，上面还会有所里的logo和地址。右边是关于一个合同的封面，有的合同直接上来就是XX合同、甲方乙方，为了显得正式，我们也可以做一个封面，给人的感觉就是你们的所比较注重统一的形式。
第三个建议是巧用工具。有些工具，在你使用了之后一定会爱不释手。
首先给大家介绍的是Xmind，这是一个思维导图工具，百度网页等都可以下载。为什么要推荐这样一个工具呢？当你需要做大事记的时候，这个工具就是一个傻瓜式的存在，它不会耗费你很多的时间，使用方式也非常简单。
看这个图，这是我们做的一个大事记的图。如果内容比较多的话，可能会显得比较累赘，但是推荐这个工具不光是为了做大事记，它还有一个非常好用的功能就是可以添加附件，如果我们之前喜欢用word做文字附件的话，我们会发现有一个问题，如果我们要把一个文件传给别人，一定是要把整个文件包含附件一起打包过去他才能打开，否则你的链接他是打不开的，Xmind思维导图可以很愉快的解决这个问题，一个思维导图文件发给别人，所有的东西对方都能收到。
这个功能可能平时不是很好用，但是当我们开庭材料非常多的时候，而且现在还提倡无纸化，带个电脑去开庭，这样找个东西就会非常方便。比如说，我们要找2012年那天发生的一个事情里面的合同的第几款，由于我们之前做好了标记，附件一点就可以找到想要的东西。
推荐这个工具，还因为它有很多种模式可以自由切换，它有已经搭配好的样式可以去选择，比如商业模式、个性化模式或者古典模式，可以根据自己的需求去选择。
个人有个体会，别人给我推荐很多很多的工具，我的阻碍往往不是这个工具如何去使用，而是我动用要使用这个工具的念头存在，这一刻如果你想了解这样一个工具，现在就马上下载试用。当你试用之后，就会发现这个工具是真的特别好用。
叁
第二个要跟大家推荐的是excel，excel在平常好像容易被大家忽视，感觉它没什么作用，我建议大家可以重视起来这个工具。
上图是他们做的一个关于工商赔偿的表格，上面两条黄色的分别代表了两种不同的模式，比如说这个职工工伤构成了五级，在不解除劳动合同的情况下，可以获得多少赔偿，表二是如果他解除了劳动合同应该赔偿多少钱。大家可以想象一下，如果没有黄色的区分，表一和表二会不会有一些费力。恰恰是表一表二这两个非常显眼的颜色才让整个表显得非常的清晰。
再来看这个图，这是我们日常工作的一个流程图。比如说这么多案件，到哪一个步骤了，区块的间隔划分会让你在查找的时候非常的明晰。
另外，对excel表格我们一定要注意的是间距，有的人使用excel或者word的时候不是很注意形式，表格的高度和宽度最好是调到上下左右都有空白余地。文字可以居中，也可以设置底色。平时用excel不是很多，但是将几个功能熟悉了之后我们就可以很好的利用excel表格了。
总结一下excel使用时注意的几点——
1、标题格式字体字号
标题一定是比正文的字号要大一点的，可以加粗
2、栏目底纹颜色，可以选择比较清淡一点的颜色
3、合并单元格
4、色块区分
5、表格大小调整
这样调整，我们的EXCEL表格就会看起来比较美貌了。除了美貌的功能，还有公式计算可供我们使用，来计算利息、天数和日期。
肆
第三个工具就是word转PDF格式和word的修订模式，给大家看两张图：
左图是用word格式给别人发的用手机打开所显示的内容，右图是用PDF格式发送给别人手机上显示的内容，两张图的内容是一样的，但是右图给人的感觉更加美观。所以，我有一个小习惯，在给别人发文件的时候，会发两份，一个是word版本一个是PDF版本的。word如何转化成PDF呢？这个并不需要你下载app，只需要点击另存为，格式选择生成PDF即可。
word的修订模式是改合同必备的，之前遇到很多人改合同都是用的批注模式，那样是非常费力的，当这样的一个合同给我们之后，我们还需要按照他们的批注自己再改一遍，这样非常的费劲。
尤其是当我们有顾问单位的时候，选择这样一个修订模式只需要我们在审阅的时候将修订模式的开关打开，就可以看到修改的痕迹。将采用修订模式的合同发给别人之后，如果他们直接套用的话选择粘贴复制即可，不需要再根据你的描述进行一道修改。
伍
第四个工具是CS扫描王，CS扫描王的好处是有不同形式的分享，拍照后的扫描件可以用图片、PDF的格式发送给别人，比如说你一次性要扫描法院的十几张文件，就可以生成PDF文件发送出去，不管是JPG的图片还是PDF的文件，都可以通过微信、QQ、邮箱等发送到目的地。但是CS扫描王也有一个非常讨厌的地方，如果是生成PDF文件，下面一定会有一个自带的Logo，选择购买会员的话，logo是可以去掉的。不购买的话，我们需要自己来去除掉logo。
接下来就是我推荐的另外一个工具了——美图秀秀。
大家一定不要小瞧美图秀秀的功能，美图秀秀的功能十分强大，对于律师来说使用是比较容易上手的，也基本上能达到我们的使用目的。苹果不能下载美图秀秀，只能在线编辑，上传图片之后，只需要使用涂鸦功能即可选择任意颜色任意地方进行涂改，取色笔可以很好的覆盖涂鸦的痕迹。
除了上述功能，美图秀秀还有一些其他的功能，将JPG格式改为PNG格式可以通过另存为实现，改变大小可以通过改变像素实现，批注和剪裁都可以进行，基本上律师在工作中需要对图片进行处理的需求都可以通过美图秀秀来实现。
第六个工具是Zine编辑器，我使用这个是在需要用手机来编辑内容的时候，心得体会、注意事项的记录，我都会用这个。它的好处是我们随时随地都可以编辑，我们在手机上下载了客户端，想编辑的时候点击进去修改即可。另外还可以通过图片的形式将我们想要展现的内容展现出来，还可以自动排版，而且非常漂亮，选择相应的模式就可以呈现出美观的效果。
陆
第一个就是讯飞语音，这个大家应该都不陌生，上次去武昌法院开庭发现他们已经采用讯飞语音识别了，只需要我们下载一个讯飞输入法和讯飞语记就可以通过语音识别来发表一些文字信息。当我们在开车的时候，不方便打字但是又不想发送语音，就可以使用这个，识别度很高。
第二个工具是图片文字识别，如果说我们有一张图片，想把图片里面的文字转化成word的格式，这个时候就可以使用很多的工具了。微信里面有很多自带的小程序，搜索图片识别就可以出来相关的小程序，QQ的扫一扫功能，对着图片扫一下即可以识别出图中的文字。这些在很大程度上减少了我们律师的工作量。
第三个工具是同步云盘，先解释一下同步云盘，很多云盘只是起着一个储存的功能，对于律师而言同步是非常重要的，通常情况下我们家里会有一台电脑，办公室会有一台电脑，两台电脑里面的资料是我们随时都要取用的，以前我们可能是用U盘来实现，但现在有一个更好的软件，更改了任何信息，云盘里面都可以同步更新，我现在使用的是360同步云盘，都可以实现我们的需求，而且360还有一个手机版。
个人有个习惯，案件来了之后一些重要的资料我会扫描后存在相关的文件夹里面，当突发情况来临，我们必须知道某些信息的时候，可以通过手机的同步云盘查找电脑里面的资料，这样就很好的避免了让他人帮忙查案卷的尴尬事件。微云也有这样一个功能，但是内存不够大，360云盘是收费的，100G一年才99元。
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第四个工具是WPS画图和MAC自带的keynote画图功能。WPS的手机版本，当我们的当事人让我们给他们发一个模板或者空白图，通过前面提到的360云盘将我们需要的模板下载下来，然后用WPS将文件打开，修改我们需要修改的部分保存发送出去即可，解决一些紧急事情。
第五个工具是硬件——便携式键盘。当我们提电脑比较不方便的时候，通过便携式键盘和手机上的WPS，可以实现快速打字编辑的功能。
第六个工具是滴答清单，功能和日历差不多，律师有很多的事情会堆积在一起，如何在事情的临界点之前将事情处理完毕，清单就可以来提醒我们。苹果有自带的提醒事项，但不是很好用，不能移动顺序，没办法建以后的任务，建了的任务也是显示在最前面，看起来很不舒服。滴答清单可以直接下载下来，使用也十分方便，遇到什么事情可以直接添加，完成了后也可以勾选完成。
今天给大家推荐的工具就是以上，希望能帮到大家，谢谢！
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责编 | 方晶
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