食品企业文件编写常见问题

文件的价值在于“沟通意图，统一行动”，从本质上说，制定文件的目的，是为了实现各类活动的实际运行。所以结合企业实际需要编制文件，是文件编写的首要准则，而不是为了文件而写文件。

对于食品企业来说，在实际生产、管理中实际运用的文件编写会出现哪些问题呢？

以下总结了5个方面供大家参考：

备注：下文【示 例】中绿框表示推荐示例；红框表示负面示例

接下来，详细为大家说明：

问题一：“相关部门”遍布，未明确“谁来做”

【原    因】制定文件，目的是要给使用的人看的，要让读者迅速明确这份文件与自己是否相关。

【表达方式】在文件中专门设置“职责说明”，将文中涉及的相关部门和岗位分别描述起在该制度中的职责。同时，在具体管理要求/操作步骤的表述中，也应明确每一个步骤由谁执行，交付给谁，不可使用“相关部门”这类的含糊字眼。

【示    例】

问题二：不分层级的罗列，缺少框架“逻辑化”

【原    因】文件要让读者迅速掌握文件内容，需要有一定的逻辑归类，让使用人员能快速掌握该制度的整体框架和要点。

【表达方式】文件的主体结构可按照如时间，步骤，空间、工段等分别进行描述，并用加黑字体等方式突出。建议同一层级的归类数量控制在7个以内，因为人们阅读时的短时记忆贮存信息数量是有限的,大约为7±2个组块，甚至更少。

【示 例】

改成：

问题三：“形成记录”遍布，未明确“记录点”

【原    因】文件所规范的内容，应让使用人准确无误地执行，而不需要再依靠其他途径（如询问他人）就可以结合现场迅速掌握，不明确的记录填写要求，会造成读者的困扰。

【表达方式】在文件编制过程中，如涉及有记录填写，应明确填写的记录表格名称以及填写的内容，不要写类似“应将结果形成记录”，“完成记录填写”，而不说明具体到底写在哪份表格，填写什么内容。

【示    例】

改成：

问题四：只写“理想状态”，未说明“非常态”

【原    因】在各类执行类文件编制的初衷，都是为了通过文件实现对某个活动的各个步骤/层级的规范，但如果活动无法实现该怎么办呢？这就需要在文件中表述“非常态”的处置情况。

【表达方式】在文件编制过程中，对于容易出现异常情况的步骤，要分开表述正常状态下的处置方式，和“非常态”的处置方法。从而确保在各种条件变动的情况下，文件仍然可以发挥作用。

要点五：“独门独户”，未建立“关联性”

【原    因】食品企业在食品安全管理体系的建设过程中，不可避免会制定若干层级/不同适用范畴的文件，在编制新的管理制度时，充分考虑已有文件的描述，才能避免文件间的相互矛盾，并在未来可能修订文件时，能综合考虑。

【表达方式】在文件中专门设置“引用文件”模块，说明拟编制文件隶属于具体的那个文件。此外，在文件描述中，有涉及与其他文件相互交叉或执行其他文件要求的，应将被引用的文件名称规划写出，而不能含糊其辞，导致使用者不能有效追溯。

希望以上内容对您有所帮助！

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