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该资料做法特别适用于那些小工程而又不想买软件的项目使用。
好久就想写这篇经验性的文章了，直到今天才腾出时间来。以下文章为本人（hongsushou）原创，您可以下载，转帖，但是请您必须一起下载或转帖本文的附件
制作人：筑龙网民hongsushou
当今的经济发展太快，建筑工程也越来越多，对工程资料员的要求也越来越高。本篇文章就是从改变资料员工作的工作方法来大大提高做工程资料的效率。
为了让大家对此有足够的理解和测试，我在下面上传两份文件：《资料表格应当注意的地方》《练习用蓝本》（请到特别提醒中的链接地址下载）
一、方法简介：
一般的资料员都是用工程资料软件来做资料。我试着研究过几个软件的学习版，发现某些方面的功能是好的，但是比较复杂，比如有的每做个检验批后得重新打印监理用表的报验单，比较麻烦。且每做一个检验批，允许偏差数据都得充填。这就制约了速度，降低了效率。
我介绍的方法是不用工程资料软件，直接用word或者wps文字来做，可以大大提高效率。
二、这样做的原因。
请大家先看一个故事。在2005年，我在苏州一个项目做施工员，同时做资料。项目不大，一个厂区总共20000多平米，包括土建、水电、市政。施工单位老板是一个安徽人，精得跟猴一样。他对我做资料提供的资源只有江苏省的资料表格范本、电脑、打印机、复印机各一台。他的本意是让我复印表格后手填。到工地卖软件的也有很多，但他一概不买。好在我的办公软件有一定的基础，不然我要是手工做五幢楼的资料，写字就得把我写死，别再说施工了。于是我参照表格范本，将用得着的表格全部输入电脑，在和监理表格进行整合，没想到做出来的东西和范本基本一样，使监理瞠目结舌，而且节省了大量的时间。
用word做资料的原因如下：
1、范本中可用表格较少，可以采用自己输入的方式解决表格问题。
在资料中，重复使用的表格较多，特别是混凝土结构的模板、砼施工、配合比、钢筋制作、钢筋安装、拆模、结构施工，又如水电的供电系统、排水系统、防雷等的相关检验批，基本每层都用到。而范本中有85%的检验批表格不用。这就是说，资料里只有一小部分表格需要我们来制作，量不大，困难不大，具有可行性。另外，现在网上可以下载到资料范本的电子版，有了这个咱就可以直接调用，并对表格属性进行设置，以达到实际使用的目的，不用手工输入了。
2、批量生产单个构件的各分项检验批表格。
每个构件都有好几个检验批来组成，我们可以将这几个检验批放到一个文件里，用电脑一次性打印出来。
3、对同一个文件中需要改动的部位进行一次性替换。
模板、砼施工、配合比、钢筋制作、钢筋安装、拆模、结构施工等检验批虽然内容不同，但是在一个结构部位上，结构部位的名称是相同的。更别说单位名称、工程名称、项目经理等，都是一成不变的。这就让我们想起可以用“替换”这个工具来一次性更改。
4、用“复制+粘贴”的方法来解决允许偏差项目数据输入问题。
允许偏差数据的输入是一个头疼的问题，每个检验批或多或少的都有几项。每次输入时得考虑数据不得超出范围。可见是相当繁琐的。但是，允许偏差项目的范围是确定的，只要在范围内，数据可以重复，当然，是不可以雷同的。我们不妨这么想，数据不修改，而只将某一项的数据的位置做调整，是否可以作为下一个检验批使用呢？
5、工程资料本身就是假戏真演，只要资料本身符合规范要求，资料就是合格的。
以上就是用word做资料的理由。也是优越性。
三、蓝本制作方法概要：
1、找来资料表格范本的电子版，你想做什么构件，就挑选其中的相关检验批，然后将这些检验批全部放在一个文件中。采用“复制+粘贴”的方法；对每一各表格的属性分范围进行设置，以满足填写数据的需要，特别是检验批项目，一般都较小，只能填写一个数字，写两个数字就变成两行了。我们可以将其调整到一行可以填写3-4字符。
2、在每个检验批的前面加上监理表格，如“工序报验单”。如有特殊情况可以再加上其他表格，如砼检验批前加上“混凝土浇注报审表”，钢筋检验批前加上“隐蔽验收记录”。一次类推。比如：工序报验单→先浇模板支设→工序报验单→钢筋原材料、钢筋制作→工序报验单→隐蔽验收记录→钢筋安装、钢筋连接→混凝土浇注报审表→工序报验单→混凝土原材料、配合比设计→工序报验单→混凝土施工→工序报验单→先浇模板拆除→工序报验单→结构施工
3、现在第一份检验批上填写好格式化的内容，如工程名称，建设单位，施工单位、项目经理名字等等，然后用“复制+粘贴”工具复制到每个检验批的相同栏目内。这部分文字以后除非换工程而外就再也部需要改动了，所以要填写准确。
4、在部位栏填写你正在做的部位，如“+2.800框架梁、现浇板、雨棚”，然后依照上面的方法复制到没个相同的位置。
5、对主控项目进行填写。由于各个检验批内容不同，所以主控项目、一般项目内容也不同。主控项目可以根据各检验批需要的项目进行填写，内容虽多，但无非是符合设计要求，符合规范要求之类。当然，按要求需写的详细些。
6、对一般项目的填写。一般项目中主要是允许偏差的实测值。可以根据规定的范围进行填写，每项内的数据最好要不要重复。
7、以上做完后检查整各版面，保证每一页一张表（特殊情况一份表需两张纸的除外），防止下页表的编号打印在上页表的末尾，或上页表最后的一栏打印到下页上了。
8、完成上述工作，一份蓝本就做好了。
需要说明的是，柱和梁板需检查的项目是不同的，所以，，柱得针对柱检测项目做柱的蓝本，梁板得针对梁板检测项目做梁板的蓝本。二者不可以公用。
四、实战
蓝本做好后就是一份资料，直接可以打印装订成份。现在需要做的是在已经做好的蓝本上再做其他部位的资料。在蓝本上稍作修改，便可以得到想要的资料，有点太简单了。
1、确定是否要加减检验批数量和增加其他检验批
如果要增加或删除，则按照上述的方法进行增加，不要的就直接删除。
2、修改检验批的部位
在检验批部位栏中选取所有的部位文字（如二层构造柱），按ctrl+c复制，然后点“编辑”→“替换”，或者垂直滚动条下方的圆点“选择浏览对象”，然后需选择“查找”。打开“查找和替换”对话框，点击“替换”，在“查找内容里”按ctrl+v，粘贴原有部位（二层构造柱），在“替换为”栏里填上你想做的资料部位（三层构造柱）。然后点击“全部替换”。部位就修改完成了。
3、修改允许偏差项目
修改允许偏差项目的目的是让资料不再雷同，因为不同部件在实测值的次序和数值大小上完全一致的可能性基本是0。我们不需要每次都修改数值大小，那样太繁琐。只要将数据位置调换一下，使数据的位置不同，则就不是雷同了。因为每一项数值都是横向排列的，所以我们只需要调整列的位置。
我们这样做，选取4-8列，复制后在第一列最上面的格里点鼠标，然后粘贴。看一下，是否与以前的表格不一致了？想再好些，可以三行三行的操作，这样会更好，这样每列的数据都不再雷同。
每个检验批都这么操作，也就是1-2分钟的时间，问题就解决了。
4、查看每个张表格是否占用其他页，特别是表的编号，最容易忽略。
5、打印和装订。
至此，主要操作程序讲完了，可以针对各类构件制作各类蓝本，而后想做哪个部位就做哪个部位。如果要换工程名称，则采用替换方法换掉相关的名称和姓名，这种方法应当比资料软件更快，更随意，更富有想象力。也更富有成就感！
下面再介绍表格的排版要求
一、表格文字的大小和字体
在《工程资料归档规范》中，对工程资料字体做了详细的说明。而资料表格的字体是预先规定好的，特别是检验批表格。监理表格和施工单位资料表格一般都是一定的，无需改变。如果自制表格，建议字体和大小与这两种表格相协调。
二、注意我在表格中大量运用了缩进，目的是尽可能的多填数字。如果高的不好，填一个2位数都可以变成两行而自动加大行高。
三、页边距设置，由于监理表格原来的纸张大小设置的是16K，而资料使用的是A4，所以监理表格显得有些小。不过问题不大，一般监理对此要求不是太高，我没有重新设置，就这么用了。对于检验批表格，因为字太多，所以要尽可能的使用小边距。为了美化表格和满足装订要求，我使用的是上20下10左25右5，其时下面的要求不是太高，只要满足一页就可以，而一般情况下，表格都不到底，需要用空行或调整最下两个的行高来满足要求。对于右边，要求是1厘米，我一般设置成5毫米，只要打印机进纸不偏，打印是没有问题的，这样可以尽量增加每行的宽度，尽量减少行数。使表格不超高。
四、文字行距的设置。对于监理表格，行数不多，无需设置。建议检验批尽量设置小行距，可以达到减小表格高度的问题。我曾今将两页表的所有内容设置成了一页表，这张表可能是水电分部的，满满两页呢。
五、注意表格中文字的对齐方式，尽量和范本一致，只有这样才能做的和范本一样的好。
最后说说为什么不用电子表格
电子表格对数据处理上是有独特的优越性，特别是起具有引用的功能，在资料表格制作上有一定长处，而且现在的许多资料软件都是以电子表格为平台。但是对个人来说有如下不利因素：
一、资料范本都是以word做的，向电子表格里倒，需要设置太多的东西，相当繁杂，对于一个资料员来说，没有这么多的时间，而且大部分资料员对电子表格的使用不是怎么好。
二、如果电子表格在引用的过程中使用的不好，会出现错误的引用方式，做出的表格就会驴唇不对马嘴。
三、电子表格填相同的内容如果采用引用，不如用替换来的快。
但是，在做数据处理和编制目录时，电子表格还是有优越性的，比如编著目录是可以采用自动填充，然后略加修改，可以大大提高编制的速度。而对砼强度登记的评定，用电子表格，设置好函数的公式，可以用电脑来自动计算，不需要再用计算器去一个一个算了。
关于不用电子表格，可能是我对电子表格还不太熟的原因，可能的话请高手不吝赐教！
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