这可能是你2016年最重要的决定,甚至将从此彻底改变你的工作与生活,你准备好了吗?
这个世界上很多东西都是相通的,做事的流程是如此,断舍离亦是如此。山下英子用断舍离的理论来整理杂物,还自己一个清爽、舒适的空间,如今我用“断舍离理”来整理自己的电脑,还硬盘一个有序、高效的体系。
我粗略算了下,目前每天用电脑的时间至少在六小时,也就是一半以上的工作时间都与电脑打交道,为何不考虑将电脑整理得更加高效呢?
在这篇文章中,我想借用”断舍离理“四个字概括自己对高效组织电脑文件的心得:
断=暂时不需要的东西,先别下载到电脑上。
舍=两个月没有动的文件或者文件夹,想一下还有没有用处?网上有资源吗?目前无用,网上能download 删...
离=摒弃收藏后遗症,除非真正需要。
理=最后系统地组织自己的电脑文件体系
要断舍离,可以用碎片化时间,从C盘访问开始,一个文件夹一个文件夹的浏览,践行'断舍离'。接下来的“理”是本文的重点。要高效地“理”,需要用到归纳演绎的方法,即先自下而上地归纳,确定大的分类;然后自上而下地演绎(归类)。具体分五步走:
譬如我有学习的文档,有电子书的文档,还有迅雷种子的文档(请确保背后无人围观)
这时候你才会发现电脑多么的乱,以下是个人电脑部分文件截图。
在每个盘目录下有十几个文件夹,现在回想一下,我这么多年活得多么艰辛,光阴在手边溜走的滋味终归不好受。那么你下定决心要改变了吗?你的这个改变将会彻底改变你未来的工作与生活。
每个人的爱好不同,专业不同,所处的成长阶段不同,所以文件也会不同。下面我仅以自身为例,我的电脑硬盘有四个分区,
D(学习)盘:
我的爱好是PPT,摄影,为了照片好看点,顺便学了点PS后期知识。我把这些都当作学习,当然还不忘了自己的本职——学生
E(软件盘):
包括OFFICE软件,Adobe软件,数据分析软件等等,作为一个电脑折腾“砖家”,这些是装系统必备软件,我不建议什么软件都存着,需要存放在本地软件有以下特点:
①使用频率很高,需要经常用到,像OFFICE,办公必备;
②软件很大,动辄几个G,如果重新下载,会浪费较多的时间;
③偶然发现的超好用的软件,网上找很麻烦,譬如gilisoft recoder(超好用的电脑端录音软件), Vector Magic(图形转矢量).
一旦碰到需要重装系统或者软件的时候,可以快速更新软件,节省了后面很多的时间。至于一般的电影,阅后即焚哈哈~
F(工作盘):
实习,考专业证书(CPA、CFA、司法)都可以放在里面
G(娱乐盘):
放美剧,音乐,或者照片等等
为了检索的方便,我们需要将根目录的文件夹用数字命名,这样方便后续检索,也能使文件夹前后顺序,整理之后的F盘根目录是这样的:
01_存档;
02_XX公司;
03_找实习;
04_简历;
05_注会;
我们需要在一个集中的时间整理,这样能保证我们的思路不会乱掉。
整理时,先在各个分区磁盘根目录建立自己的空白文件夹,再开始移动电脑中的文件进行整理工作。
(友情提示:新建文件夹——Ctrl+Shift+N)
建议每个盘放一些待处理的文件夹,如果不确定,先放进去,以后集中处理这个文件夹的东西,也许在开始整理的时候不知道怎么分类,过了几天再回顾时就有了想法,是归档还是看完后删除?
归类者,无非”增删改”也~
增——原先未设置相应的文件夹,而又有必要设置,那么新增一个文件夹;
删——看一下文件最后访问日期,半年未访问的,网上又很容易得到的,删除,不要犹豫;
改——文件夹命名不够具体,需要点进去才知道是什么,改文件名。
具体做法:
拿到一个文件夹,先看看里面的内容,是属于一级分类中的哪一类?沿着导图很快就可以达到最细的分类。这也是思维导图最大的优势~
譬如“轻音乐”,它属于“娱乐-02_音乐”的目录下面,那么归类过去就可以了。对于实习的工作文件,我把它放在“工作-01_XX实习”下面。
另外,可以灵活设置一些原则:
①越是常用的,赋予它的优先级越高。譬如实习文件是经常访问的,我会优先放在F盘根目录,对于二级目录下的文件夹,如何直达?这里有一个适用于Win10用户的技巧,那就是建立快速访问链接,举例:我要经常访问这个文件夹,用来更改PPT配色文件,
先定位到相应文件夹,选中“右键”-固定到快速访问
然后资源管理器左边会出现:
PS:链接是动态更新的,如果你的文件夹改变存储位置了,链接不会失效~
②实在找不到位置,可以先放在一个文件夹中-”待处理“,先完成容易归类的,不要为了一个文件夹归类纠结太久。”待处理“文件夹可以之后集中攻克。
③文件夹的层级维持在3-4个为宜(软件自动安装的除外),如果大于四级,找文件会很耗时间,不推荐。
以后下载一个文件,宁可麻烦也不要随处放置,(或者干脆放在未处理文件夹里,当文件多了后,我们集中处理就好)以免破坏文档结构,坚持一月有余,养成习惯后,会发现高效很多。
这里啰嗦一下,关于文档命名的事,如果二级目录下文件夹在5个以内,重命名没太大必要,如果多于5个,最好再编一下号,311、312等等
涉及到工作文件夹,我会加上日期,譬如”XX小报告_4.6-4.9“,这样每次打开文件夹都可以利用deadline逼迫自己抓紧时间完成任务。
最后看看最终的整理效果:
最后推荐一个非常好用的搜索软件:everything,谁用谁知道,用了都说好,
实际上我们编制文件夹时用数字编号开头,就是为了系统检索更加方便迅速。
我非常喜欢一句话:为同一类事情找到多种用途,这样的框架总结多了,就可以在多个地方使用,譬如,我为整理电脑文件夹想到了以下四点用途:
①整理自己的电脑,提升办公效率;
②写一篇总结文章,顺便锻炼写作能力;
③和大家交流高效工作术。
④举一反三,整理出一个流程,用于整理自己的笔记系统,衣橱,书架等等。
思考:
同样的归档分类方法适用于整理有道云笔记、印象笔记、衣橱、书籍,对这些你又有什么心得呢?欢迎交流~
著作权归作者所有
联系客服