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像专业咨询顾问一样提问题

提问题是每个人都需要的必备技能。麦肯锡、埃森哲等国际专业公司的咨询顾问是最擅长提问题的了。我在埃森哲也浸泡过多年,把提问题的一些经验总结给大家。

问对问题,办对事。问对问题意味着收到高质量的答案。在ERP等管理信息系统实施领域有一句真理“进来垃圾,出去垃圾”,也就是说你录入了错误的信息,就会得到错误的结果。这句真理说的是数据质量的重要性。

这个原则也适用于沟通。如果你问了错误的问题,也会得到错误的答案,至少不是你所期望的答案。这说得是问题质量的重要性。

榨干脑汁,列举一些常见的提问技能,供你享用:

一、开放式和封闭式问题

封闭式问题通常得到一个词或很短的答案。例如,“你渴了吗?”答案是“是”或“否”;“你住在哪里?”答案一般是你所在城市的名字或地址。

开放式问题会引出更长的答案。通常以“什么、为什么、如何”发问。一个开放式的问题会得到回答人的知识、观点或感受。“您能告诉我”、“您能描述”也可以用于开放式问题。举几个例子:

现场发生了什么事?

他为什么那样反应?

工作进展怎样?

能告诉我接下来发生了什么吗?

能再详细描述一下吗?

开放式问题的好处是:

  • 打开一个开放式对话:你假期干什么了呢?

  • 进一步获得更详细的信息:我们还需要做些什么才能实现目标?

  • 找到对方的观点或问题:你怎么看这些变化?

封闭式问题的好处是:

  • 验证你或别人的理解情况:“所以,如果我考了这个证书,我会得到加薪?”

  • 结束讨论或作出决定:“基于现在我们知道的事实,我们都同意这个行动,是吗?”

  • 框架式设置:“你对这项服务满意吗?”

另一方面,一个不恰当的封闭式问题会扼杀谈话,导致尴尬的沉默。所以,当谈话没有完全结束时,最好避免问封闭式问题。

二、漏斗式问题

这个提问方式,从一般性问题开始,然后把每个答案的一个点归位,在每个层次上获得越来越多的细节。这个提问方式在侦探审问中用得较多,例如:

“有多少人参与了打架?”

“大约十个。”

“他们是孩子还是大人?”

“大多数是孩子。”

“他们是什么年龄?”

“大约十四五岁。”

“他们中有人穿着与众不同的衣服吗?”

“是的,他们中有几个戴着红色帽子。”

“你还记得帽子上有没有logo?”

“有。我记得看到一个大字母N。”

利用这种提问方法,侦探帮助目击者重现现场,并逐渐聚焦在有用的细节上。如果只问一个开放的问题,比如“你能给我一些关于你看到的细节吗?”,就很难得到有价值的详细信息。

漏斗式问题的好处:

可找到更多具体细节:“关于第二点,能详细说一下吗?”

引起兴趣或增加说话人信心:“你用IT桌面服务吗?”、“他们解决了你的问题吗?”、“你打电话的人态度怎样?”

三、试探式问题

试探式问题是发现更多细节的另一种策略。可帮助你理解回答者所说的话。有时候,你需要额外的信息来澄清,例如:“你什么时候需要这份报告,在给你最终版本之前,想看一下草稿吗?”,或调查是否有证据,例如:“你怎么知道,新数据不能用于销售?”

提试探式问题可以帮助你快速找到问题的根源,它的好处:

  • 确保你完全明白整个故事。

  • 从那些不想告诉你某事的人处得到信息。

四、引导式问题

引导性问题试图引导提问者的思维方式。可用于以下几种途径:

具有假设:“你认为这个项目会有多晚交付?”,假设这个项目一定不会按时完成。

最后加上个人的呼吁:“小王很有效率,你不觉得吗?”或者“选择2比较好,不是吗?”

措辞的问题,使“最简单”的反应是“是”。问“我们都赞成选第二个吗?”就比问“你选不选第二个?”更容易得到一个积极的反馈。

让人在两种选择中做出选择,其实两者都是满意的答案。严格意义说,当你问“你更喜欢A还是B”时,仍然可以选择“不”,但是大多数人会在你的两个选择之间做出决定。

五、反问

反问句不是真正的问题,不期望得到答案。例如:小刘的设计很有创意,你说不是吗?

使用反问句通常是为了唤起人们对赞同观点的注意。还是刚才这个例子,“小刘是一个很有创意的设计师”,这种说法的效果就不如反问。

以上分享了五种提问技能,下面再分享一下应用场景:

你可能在日常生活、工作和家庭中使用了这些提问技能。但是,通过有意识地运用恰当的提问方式,你可以更有效地获得想要的信息、反应或结果。

学习:问开放式和封闭式问题、问漏斗式问题。

管理和辅导:反问句和引导式问题比较有用。他们能帮助人思考你所建议的课程,例如:“获得更多的证书不是很好吗?”

避免误解:用漏斗式问题可以澄清事实,避免错误结论。

化解激烈局面:可用漏斗问题来平息客户或同事的愤怒,让他们更详细地了解自己的不满。

劝告人:没有人喜欢被说教,但是问一系列开放的问题会帮助其他人接受你观点背后的原因。“你认为让销售人员带上他们的笔记本电脑,用半天时间升级怎么样?”

问正确的问题是有效沟通和信息交流的核心。在适当的场合,通过正确的问题,可提高一连串的沟通技能。例如,你可以快速收集高质量的信息、学到更多知识;你可以建立更好的人际关系;你可以更有效地管好人、带好团队。

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