Excel项目进度看板：4个步骤，轻松完成项目管理自动更新

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大家好，我是雅客。

平常工作当中，我们需要对工作项目的进程进度进行管理，以便我们清楚在什么时间该做什么，什么时间点交付。

所以项目进度看板也是企业当中进行管理的一个重要工具。

作为个人，我们也要学会利用项目进度看板来管理自己的工作，这样才会有清晰的工作目标，同时也能让与同事和领导共享项目进度状态。

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案例背景

铭哥作为公司当中的重要一员，平常要监管很多事物，比如年终PPT的制作、招聘经理、设计薪酬体系、筹办年会、B公司项目跟进、约谈10个渠道、规划下个季度目标、完成A项目构思。

有这么多项事务要跟进，他如何管理自己的工作呢？

他就做了这么一个自动更新的项目进度看板。

这个项目看板有何特别呢？

从上面的动图演示当中，我们不难看到，随着日期的修改，项目进度看板会自动更新。

那么这个项目进度看板是如何制作的呢？

下面我们一起来看下制作的过程。

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具体操作步骤

第一步：构建项目内容

我们需要先构建表格的内容框架，一般来说需要添加的字段就包括：序号、项目、开始日期、当前日期、结束日期、计划时间段等字段。

其中，当前的日期我们可以用=TODAY（）函数自动生成。

第二步：构建计划时间表

计划时间表由日期所构成，我们可以在F2单元格录入=TODAY(),得到今天的日期。

当然得到的日期可能是长日期格式的，长日期格式不便于我们对数据进行观察，所以我们可以通过自定义格式，将格式设定为【dd】。

【dd】是天数【DAY】的缩写，一个【D】表示一位数，两个【DD】则显示两位数。

如果你的列宽比较大，那么可以适当调小一点，比如上面这个计划时间段的表，我们的列宽则是设定在2.3，刚好可以容纳得下一个数字的大小。

最后我们所得到的效果就如上图所示，

第三步：构建函数判断

我们要想做出随着日期自动更新的表格，就需要通过函数来连接。

我们录入的函数公式如下：

=AND(F$2>=$D3)*(F$2<=$E3)*(F$2>=$C3)

这个函数表示什么意思呢，我们可以结合下面的表格来看下

F$2>=$D3表示：判断计划表中的日期是否大于等于当前的日期

F$2<=$E3表示：判断计划表中的日期是否小于等于结束的日期

F$2>=$C3表示：判断计划表中的日期是否大于等于开始的日期

这三者相乘又是什么意思呢？其实就是判断以上三个条件是否都满足。

如果三个条件都满足，那么最后的结果就显示为1。

如果由其中一个条件不满足，那么就显示为0.

我们可以拆分来看下，它完整的计算过程：

其中左边是判断的公式，中间是判断得到结果，最右边一列是结果的另一种表现形式。

在Excel当中，FALSE可以用0表示，TURE可以用1表示。

所以0X1X0=0，最终在F2单元格显示的数值就为0.

这个就是该公式计算的完整过程。

第四步：设置条件格式

选中F3到AJ10的表格区域，点击菜单栏的条件格式，新建规则，选择使用公式确定要设置的单元格。

点击格式，选择填充，选择一种颜色进行填充，点击确定。

那么在表格内就会自动生成项目进度看板状态。

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总结

总体来看，制作项目动态数据看板，主要分为四个步骤：

1、构建项目内容

2、构建计划时间表

3、构建函数判断

4、设置条件格式

构建的项目数据看板，可以当作模板来使用，下次如果需要使用，只要修改其中的时间和项目内容，项目状态就会自动更新。