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从中国拿到合同（offer）以后，我们会回复给公司总部。正常情况下，总部过来的采购任务是非常多而且不一定完整的。”
采购商一般从采购商总部那里，或者从所在国关联公司得到采购的任务。此时采购的工作流程一般是这样：打电话给最熟悉的供应商，了解一些信息；发询盘给熟悉的供应商，然后把从展览会上面的供应商名单数据库里面的工厂撒一遍；外贸网站再撒一遍采购信息。从中国得到offer以后，我们会回复给公司总部。正常情况下，总部过来的采购任务是非常多而且不一定完整的。所以外贸人员最好能做到两点：
第一是非常快的回复。采购部门迅速有效的回复是总部非常重要的一个考核指标，比如20个项目的日用品单，一般3天之内就会回复完成，之后过来的迟到的offer只能放在文件夹里面归档，所以速度是第一关键。
第二是完整的回复。这需要业务员对自己的产品非常了解，经常采购的信息是不完整的，业务员最好依靠自己的产品知识，在email中对产品有完整的介绍。同时包括自己的工厂信息（名称、地址、工厂人数、技术人员人数、主要产品、产量、销售量、有没有外贸权），产品的其他信息，包括类似产品推荐，或者提供给采购商可能的其他选择。还有一部分是商务信息，包括交货期，最少订货量、包装、港口、付款方式等等。这对促成最终成交非常有帮助，重要的是：在第一封email中就分几个部分完整的介绍。
回复的内容完整，但是需要注意简洁，不要把工厂的创业史也搬出来，也不要把口号，标语贴上去。
我以前常常收到一两句话的传真或者email，上面只有一个价格，在我看来，这样的回复会给我这样几个印象：
1. 回复者是贸易公司或者个人，看到询盘打听价格，加上利润以后就报价过来。
2. 回复者对商务方面不是非常熟悉，继续谈下去可能在许多环节上，需要很多时间相互沟通。
3. 同这样的公司做生意，会像挤牙膏一样，时时催促工厂，非常消耗精力。
为什么我不回复？采购商和外贸业务员一样，有自己的难处，第一是需要找到qualified供应商。之后的业务中如果出现各种问题，都会追溯到挑选供应商的环节上。所以，有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的，当然虚假之词只能靠采购商自己考察辨别了。
价格是另外一个问题，采购的目标价格通常是非常的低。所以一次沟通就成交非常困难，许多订单谈到最后就是价格问题，总部也需要时间判断。
采购执行每天面对的主要内容是总部，还有正在执行的订单。所以对于询盘阶段的供应商，没有太多时间主动打电话，邮件也是疏于回复。这是经常发生的，供应商不必泄气，在此提出两点是供大家参考：
1. 报价实在一点，否则总部确认的继续联系的名单中就没有你，同时力求完整。参考前文所讲，无论外籍还是中方的员工都喜欢这种报价单。
2. 主动联系是重要的，采购职员也是人，也很懒惰。总是希望能有热情的供应商主动联系，提供新的信息，省下自己的时间，当然注意联系的方法和方式。
采购执行过程中，供应商出现问题是经常发生的情况。在此情况下，采购方会考虑其他的供应商，这也是为什么有的客户消失一年半载以后又出现的原因。保持最低限度的联系是一个外贸人员的好习惯，这个习惯的难度在于几个月半年过去没什么效果。从这个角度来讲，你必须佩服一些外贸公司的老业务员十来年的积累，他们的外语、产品知识可能都不如一些大学生，但是十几年的客户积累确实是一笔巨大的财富。
要P/I并不意味着一定下单采购为了显示自己很牛、效率很高，经常在收到采购任务一两天之内就会给总部传真P/I。供应商切不可自己偷着乐，这时的P/I主要的性质是供应商单方面的销售承诺。是否执行的选择权在采购方，采购方往往一个订单传真2份以上的不同工厂的P/I。
另外一个好处是，工厂在开出P/I以后，往往会认为采购方很有诚意，或者认为成交的可能性非常大。经过几天以后，采购方还可以回过头来要求供应方对P/I作一些修改。一般包括付款条件，免费的零配件或者些许折扣等等，在这个阶段，我个人认为比一开始就向供应商提出要求更容易达到目的。这通常也是我们惯常的做法。
该不该寄样品？这是一个让工厂很头疼的问题！每周差不多都有人要样品？每次都寄，实在吃不消，况且大多数都石沉大海。从采购商的角度来讲，我愿意和大家分享一下这方面的感受。
1. 样品费。我个人建议工厂还是主动提出样品费的问题。其实采购商都是被惯坏的。越是可能成交的生意，采购商越是不会吝啬样品费。然而，实际的情况是，大多数中国工厂都生产一样的产品。你不答应，自然有别人答应免费。所以我建议花一点时间研究一下自己的产品有多大程度上的独特之处。对于基本没有自己特色的产品，竞争又非常激烈，同时又渴望订单，你只好免费寄了。采购商如果面对同样的几家工厂，产品大致一样，有的免费，有的坚持收费，我还掏钱去买样品，岂不是白痴?
2. 速度。不管收费还是免费，速度是关键。这样采购商能判断两个方面的事实，第一，供应商是不是真正的生产厂家，抑或是贸易公司先要来样品然后寄过来。第二，供应商是不是正在生产这个产品，抑或是仅仅具有生产的能力。这两个事实都反映在样品邮寄的速度上面。因此我建议如果安排样品都很吃力的小型外贸公司或者个人，不要轻易的免费邮寄样品。在我们的经验看来，最终成交的供应商，往往在确定样品以后，1到2天就可以把快递号码通知我们。
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