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专题 | 项目管理知识、方法论、工具NO.3:事事皆为项目,人人都要懂项目管理

生活中处处都有项目,并且懂得项目管理的人,生活也可以处理的很好,从家庭关系到自我成长,因为他具有解决问题的能力。本文中生活化的案例将让你轻松了解项目管理。

项目无处不在

项目并非很遥远,它就在我们身边。所以,不仅项目经理需要懂项目管理,领导者及职场中的人都需要懂项目管理,因为事事皆为项目。

传统意义上的项目,如广告设计、产品开发、工程施工等。已经被大家当做项目来管理。

其实,公司的一切事务,都可以当做一个项目来管理。比如,年会、投标方案、策划方案、绩效评估等。项目经理和执行人员可能只是你一个人,但项目目标、项目风险、项目任务等一个都没有少。

生活中,处处都是项目,一次旅行、考试、运动、孩子上幼儿园、哪怕是吃一顿饭,哪怕是追女朋友,也可以当做一个项目来做。项目管理的思想,善于处理比较复杂的事情。很多人认为,不做项目经理就不用懂项目管理;其实,项目管理可以渗入到你生活的方方面面,只要你想做事情,就能用到项目管理。项目管理不仅是一门学科,更是一种思维方式,拥有项目管理思维的人,做事的思路与方法可以解决很多实际的生活问题,也更容易把事情做成功。


还记得去年参加的一个婚礼,婚礼场地很大,现场也很漂亮。

客人入场就有一阵小混乱,原来座位安排临时改了,座位卡方乱了,新人又有各种规矩,座位不能乱。

我旁边的朋友点评说:沟通协调没做到位。

婚礼仪式刚开始,主持人一通主持词后喊,欢迎新郎新娘入场!喊了好久不见新郎新娘出现,原来在场外的两位新人没听见主持人在说什么,也没有人引领,还是服务员机智的招了下手,新郎新娘才顺利走进来。

我旁边的朋友开始解说:项目任务没责任到人。

接着就要到了尾声,新娘的舅舅不知道怎么了喝醉了酒,在现场闹了起来,各种出洋相。

我旁边那位:风险管理没做好。如果有项目管理,就不会出这些问题了。

我深以为然,项目管理不仅仅从业人员需要,人人都要懂项目管理。

对项目经理而言,项目管理是专业是吃饭的家伙,做不好饭碗不保,升值、加薪、迎娶白富美,基本上和你无缘了。对项目组成员来说,只有懂了才能更好的和其他成员配合,才能明白自己负责任务的意义和价值,才能更好的完成自己的工作。而领导及客户了解项目管理才能更好的决策,更好的支持项目,直接影响项目的成功。

项目管理是目标管理,在生活中可以帮助你达到自己的目标,更容易取得成功。

和时间管理一样,项目管理慢慢成为一个通用的管理技能。项目管理思维,本质上是解决问题的思维方式。任何解决问题的步骤,不外乎,分析问题找到本质,制作可执行的计划,执行并在过程中纠错,预测风险解除风险,解决问题后总结经验教训。

以蜜月旅行为例,我们看看怎么用项目思维来完成这个任务。

需求:分析需求和现状,确定目标。老婆想去欧洲,喜欢浪漫休闲一点,不用很累。结合景点是否是观赏季节,费用是否合适,确定旅游地点、交通及酒店档次。是以看景点为主,还是休闲为主;是只看不买,还是一辈子就去一次,买买买。

计划:达到目标要做哪些事?可以列一个任务清单,写清楚要处理的时间:

1. 确定日期

2. 办理护照、签证

3. 请假

4. 做攻略,做好路线图

5. 订飞机、酒店

6. 购买需要物品、打包行李

7. 飞到地点,入住酒店

8. 游玩

9. 购买纪念品

10. 回程

成员:商定参与的人员,及各自的分工。比如老婆负责攻略,剩下的你全包。

资源:有哪些资源可以利用?有朋友是旅行社的,可以帮忙看看有没有便宜的机票。

成本:有多少预算,取舍景点和旅游项目。1W多两个人,还是去东南亚吧,欧洲是去不成了。

风险:过程中可能遇到的事情,提前做应急准备。提前下好语言APP方便沟通,记好当地的报警电话,出门带好酒店电话。

执行/监督:反馈纠错。比如到地点发现有些景点太远又不好玩,可以改变路线。护照丢了,赶紧挂失办理临时护照等。

总结:经验教训。写游记,挑照片等。下次出去不转这么多机了,虽然省钱但很浪费时间。

这样分析下来是不是简单很多了?这些做好,可以放下心来好好玩了。

懂得项目管理的人,生活也可以处理的很好,从家庭关系到自我成长,因为他具有解决问题的能力。一个人怎么才能强大,能解决各类问题就会变得很强大。

项目的成功与否有一个至关重要的因素,那就是人。

上面提到的每一个项目,我们都会面临这些的疑问:

怎么才算完成?/什么时候能完成?

怎么做?/谁去做?/什么时候开始做?

要做哪些事情?/需要做哪些准备?

搞清楚这些问题,就是在做项目管理。

项目管理是什么?

很多项目经理的朋友向我抱怨,领导不懂项目管理,重技术轻管理,自己快变成了一个什么都做的打杂人员了。我只能安慰他们,这是中国项目管理的普遍现象。我们越来越重视项目管理,但我们不懂什么是真正的项目管理。

所以,要想做好项目管理,我们首先要搞清楚,项目管理是什么。

1、项目管理的定义

和项目一样,项目管理的定义也有很多种,比如:

项目是实现创新的事业,那么项目管理可以理解为为了实现创新的管理。

项目管理就是合理地把各种资源应用到项目中去,以实现项目的目标,满足既定的需求。

项目管理是指对各种资源的投资活动全过程进行决策、计划、组织、指挥、协调、监督、控制和评价等一系列规律活动的总称。

项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去。

 PMBOK给出了如下定义:

项目管理是把各种知识、技能、工具和技术应用于项目活动,来达到项目要求。

简单的说,项目管理就是指为了实现项目目标,对项目全过程实施的管理工作。

比如,公司年会这个项目,行政中心写策划方案、组织节目、联系酒店、购买抽奖奖品、应对突发状况、现场监控,年会后经验总结,以及在这个过程中的人员安排,任务监督反馈等,都是年会这个项目的管理工作。

2、项目管理的目标和价值

张小兮做项目经理3年了,感觉所有的工作都已经完成的很好了,但是经常被客户投诉,很是压抑,搞不懂到底是为什么。这天他撬开了总监的门,一问出口就带着点委屈。

总监问他:“你觉得项目管理的目标是什么?”张小兮:“项目按时上线。”总监:“按时上线只能算项目的其中一个目标,如果因为按时上线导致项目成本增加很多,客户也不会满意的。”张小兮:“那是让客户满意吗?”总监:“客户满意是我们每个项目都要努力达到的目标,因为客户满意了,口碑才会好,我们才能拿到更多的订单。但是,客户满意不是项目唯一的目标,绩效、成本、时间、范围,都是项目目标需要考虑的因素。”

正如总监所说,客户满意度非常重要,但一味的满足客户,而让项目成本增加利润减少,甚至是亏本,就不能把满足客户需求当做项目目标了。我们应该在满足一定的条件下让客户满意,在不损害公司利益的情况下满足客户的需求,做到“双赢”,这才是项目的目标。

传统的项目目标,是平衡成本、质量和时间之间的关系。因三者中任何一个发生变化,都会对其余两个产生很大的影响,也被称之为“铁三角”。

现代项目管理越来越重视项目的绩效,所以项目目标从3个发展成为4个,在原来的铁三角基础上加了范围,也赋予了新的内涵。

原来“铁三角”的3个因素,都影响项目的质量。比如,有的客户要求项目提前上线,项目范围不能缩小,成本也不能增加,那么项目质量肯定会降低。在项目过程中,常见的情况就是,客户要求增加项目范围,但不增加成本,项目经理不加以控制,项目肯定会出问题。客户同意增加费用很重要,但项目经理一定不要要求忽略了增加项目时间,延长交付周期。不然的话,多个小需求的增加后,一定会带来交付周期验货或质量问题。项目团队千辛万苦完成了项目,反而带来客户不满意的结果,这就得不偿失了。

把项目的成本、时间、范围和质量作为项目的目标是由道理的,因为项目经理在项目执行过程中,经常会遇到四类问题。

项目周期短不能按时上线,客户一个劲的加需求,项目成本超支客户方不愿加成本,项目没有资源,团队成员不给力,这些问题,基本上每个项目都会涉及到其中一两个。而很多项目经理因此抱怨项目难做,实在没道理,因为解决问题这些问题是项目经理的天职啊。如果有一个项目,这些问题都不存在,那么还有必要有项目经理吗?

项目经理的价值,就是解决项目交付的问题。不知道怎么做,所以要列计划,分配任务;没有人,那就找人;客户难搞,那就想办法和客户搞好关系,让客户支持你的工作;兵来将挡水来土掩,只有善于解决问题,才是成为一个优秀的项目经理。

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