此前,我们讲过英文邮件的写法。今天,你还需要知道Email Etiquette,这会让你very professional.
英文电邮的写作,有3个基本要求:clearly, concisely, correctly (清晰,简洁,准确)
Writing clearly, concisely and correctly in business is certainly something that both native and non-native speakers need if they are to make an impact on their colleagues, clients and superiors. And this skill takes time to master.
Start with the right salutation
用正确的称谓开头
每一封电子邮件开头都应有称谓。而具体称谓用什么词,取决于收件人的身份。
Dear Mr Bell or Dear Mrs Johnson - 如果你是初次给客户或上司发邮件,用这种形式。正式,得体。
Dear Tom or Dear Sally - 如果你和对方有工作上的配合,可以使用这种形式。虽然有人说现在已经没人用'Dear xx'了,但加上的话不失礼貌,而且这样用的人仍然很多。
Hello Tom or Hi Sally - 这种形式不太正式,经常用于普通同事之间,或者如果你和客户的关系发展得非常不错,也可以用这种形式。或者你直接写'Tom,'也可以。
Write in short paragraphs
段落简短
邮件的结构和布局很重要。我们每天都要接收很多封邮件,想象一下如果你收到的邮件都是大段大段的文字,没有空行、没有逻辑,你该有多崩溃。
段落要简短,不要给收件人太大的阅读压力。
每个段落不要超过3句话。
把整个邮件按逻辑分段,每段要有新的主题。
如果你需要收件人回答问题、给出意见、或任何你需要对方做的事情,请划重点。
Stick to on topic
主题集中
如果你需要和某人沟通好几件事情,那么请不要把所有事情都写在一封邮件里。
比方说,你既想要跟老板汇报项目X的进展,又想请他面谈加薪事宜,还想告诉他你周五因为看病所以要请假。千万!不要!写在同一封邮件里。
如果邮件里面所含事项太多,对于收件人来说就没办法快速判断每封邮件是讲的什么事情,进而也就不会高效处理。
Use capitals appropriately
正确使用大小写
这一点非常重要。不仅中国人,连外国人读大写字母也会存在压力。
永远不要一整句都是大写字母。
'I' 永远要大写,名字、专有名词该大写的要大写。
首字母缩略词要大写(USA, BBC, RSPCA等)。
句子开头第一个字母一定要大写。
正确的大小写会让你的邮件清晰易读。
Sign off your emails
恰当的结束语
如果是写一封非常简短的内部邮件,签名可以简单点,敲两行回车然后写上你的名字。但如果你写的邮件很正式,就要有得体的签名。
Yours sincerely - 适用于非常正式的邮件,比如求职的简历邮件、投诉邮件等。如果你知道收件人的姓名,就写yours sincerely;如果你不知道对方的名字,就写yours faithfully.
Best regards/ Kind regards - 适用于大部分邮件。
All the best/ Take care/ Have a nice day - 适用于熟人之间。
以上结束语写在你的名字之前。
Use a sensible signature
醒目的签名
每一封邮件的结尾,都一定要签上自己的名字,邮箱地址,电话号码和邮编。大部分公司都有标准的签名模板,你只要改成自己的就可以了。
这样收件人想要联系你就会非常方便。他们不需要找到和你之间的第一封邮件,就能在你最新一封邮件的末尾找到你的联系方式。
最后,祝大家都能成为邮件沟通专家,very professional.
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