学会英文电邮礼仪规范，让你very professional

此前，我们讲过英文邮件的写法。今天，你还需要知道Email Etiquette，这会让你very professional.

英文电邮的写作，有3个基本要求：clearly, concisely, correctly （清晰，简洁，准确）

Writing clearly, concisely and correctly in business is certainly something that both native and non-native speakers need if they are to make an impact on their colleagues, clients and superiors. And this skill takes time to master.

1

Start with the right salutation

用正确的称谓开头

每一封电子邮件开头都应有称谓。而具体称谓用什么词，取决于收件人的身份。

• Dear Mr Bell or Dear Mrs Johnson - 如果你是初次给客户或上司发邮件，用这种形式。正式，得体。

• Dear Tom or Dear Sally - 如果你和对方有工作上的配合，可以使用这种形式。虽然有人说现在已经没人用'Dear xx'了，但加上的话不失礼貌，而且这样用的人仍然很多。

• Hello Tom or Hi Sally - 这种形式不太正式，经常用于普通同事之间，或者如果你和客户的关系发展得非常不错，也可以用这种形式。或者你直接写'Tom,'也可以。
  

2

Write in short paragraphs

段落简短

邮件的结构和布局很重要。我们每天都要接收很多封邮件，想象一下如果你收到的邮件都是大段大段的文字，没有空行、没有逻辑，你该有多崩溃。

段落要简短，不要给收件人太大的阅读压力。

• 每个段落不要超过3句话。

• 把整个邮件按逻辑分段，每段要有新的主题。

• 如果你需要收件人回答问题、给出意见、或任何你需要对方做的事情，请划重点。
  

3

Stick to on topic

主题集中

如果你需要和某人沟通好几件事情，那么请不要把所有事情都写在一封邮件里。

比方说，你既想要跟老板汇报项目X的进展，又想请他面谈加薪事宜，还想告诉他你周五因为看病所以要请假。千万！不要！写在同一封邮件里。

如果邮件里面所含事项太多，对于收件人来说就没办法快速判断每封邮件是讲的什么事情，进而也就不会高效处理。

4

Use capitals appropriately

正确使用大小写

这一点非常重要。不仅中国人，连外国人读大写字母也会存在压力。

• 永远不要一整句都是大写字母。

• 'I' 永远要大写，名字、专有名词该大写的要大写。

• 首字母缩略词要大写（USA, BBC, RSPCA等）。

• 句子开头第一个字母一定要大写。

正确的大小写会让你的邮件清晰易读。

5

Sign off your emails

恰当的结束语

如果是写一封非常简短的内部邮件，签名可以简单点，敲两行回车然后写上你的名字。但如果你写的邮件很正式，就要有得体的签名。

• Yours sincerely - 适用于非常正式的邮件，比如求职的简历邮件、投诉邮件等。如果你知道收件人的姓名，就写yours sincerely；如果你不知道对方的名字，就写yours faithfully.

• Best regards/ Kind regards - 适用于大部分邮件。

• All the best/ Take care/ Have a nice day - 适用于熟人之间。
  

以上结束语写在你的名字之前。

6

Use a sensible signature

醒目的签名

每一封邮件的结尾，都一定要签上自己的名字，邮箱地址，电话号码和邮编。大部分公司都有标准的签名模板，你只要改成自己的就可以了。

这样收件人想要联系你就会非常方便。他们不需要找到和你之间的第一封邮件，就能在你最新一封邮件的末尾找到你的联系方式。

最后，祝大家都能成为邮件沟通专家，very professional. 

工作中还有哪些礼仪是需要注意的？