15个法务用得上的可视化工具,帮助项目推进和成果展示
说完几个常见的图表,我们来看看非数字化图形。
先简单来讲一下。
A:交换图,应用太广泛了,数据金钱往来、通知和收到通知,等等;
B:树状图,组织架构显而易见,其实在上位法和下位法的分析中也好用;
C:深挖图,搭配5W就是连续五次不断问自己为什么,强迫自己把思路再深入一层;
D:比较图,时间分配重要紧急图,还有做选择的时候也可以用到;
E:流程图,各种行政审批、跨部门项目协作、多主体数据流转,等等;
F:重叠图,概念的区分,尤其是法律概念,经常有重叠元素需要识别;
G:金字塔图,目标推演、风险大小排序、组织层级都可以用到;
05、流程图
这是我随手画的流程图,不用关注文字描述,关键看不同颜色的实现和虚线。
我不知道大家都用什么工具画流程图,反正我不喜欢Visio,操作复杂,关键丑,没人愿意看乱糟糟、单色乏味的图形,不能聚焦大家注意力,就没法把我们想要表达的植入人心。
一定先手绘,我想没几个法务是经常电脑绘图的吧,法律人都是细节控,一边画图一边会沉浸在细节中,对齐这件事就足以把你逼疯,效率低且画不好。
我又画了一个合同签署流程图,公司内部的这些事务性流程肯定需要备注,备注内容必须列表化,不然业务部门看起来很累,也不够清晰。我猜很多备注是要参考模板的,可以放上链接,把过度的复杂折叠到延申的操作中去。
06、泳道图
简答来说,就是在前面普通流程图的基础上加上责任人,泳道图是IT工程师们常用工具,其实我觉得对法务更有用,因为法务规划流程的每一步骤不都是有责任主体嘛,比如这个合同处理流程图,可能法务就只是流程参与者之一,而合规工作,法务可能是流程发起者和主导者。
泳道图可以帮助我们明确事项走到哪一步,该谁来跟进,可以去催谁,不同部门不同职能之间的边界在哪里,哪些交付物在哪个节点必须提交,等等。这种图上,其实还可以加上任务完成的截止时长,比如合同拿给法务审,必须在1个工作日内给出答复推进此任务。
07、梳理图
我翻看过很多Icourt可视化课程毕业后律师画的案件情况梳理图,我觉得缺陷还是不少,很多人只是把大段文字简化罢了,看图还是很累,搞不清楚到底案情是怎么流转的。
最核心就是没有把主体以颜色区分,每次看裁判文书网的案卷,最头痛就是原告被告后来都分不清楚了,复杂的商事事件里不仅原告被告不止一个,还有超级多的第三人,光是文字表述是远远不够的,用方框还是圆框也不够区分,最好还是颜色区分。
另外,法律案情是有顺序性的,你还没有通知我,我就有所作为,那么法律事实判定就完全不同,所以一定要在箭头上标步骤号码,从第一步开始一一推演。
08、时间轴、里程碑、甘特图
工程项目管理是一门耗时四年的大学本科课程,四年就教了怎么订立现实可落地但又有点小挑战的目标、怎么催项目里所有人按时完成任务、怎么保证成果符合甚至超出目标、怎么花更少的钱更少的时间完成目标。
基础就是要有项目管理计划表,里面得有时间节点、有目标、有里程碑、有交付物列表、有评价标准,一般用甘特图形式表达。
你随手一搜,可以找到海量模板,不少是动态的,也就是可以随着日期一天又一天,自动核算出每个任务的完成度,只要你提前设置好警示线,比如实际完成时间前都显示蓝色,代表安全;超期5%之内转为黄色,代表预警;超期20%以上红色,代表必须干预。任务少的时候,确实没必要那么自动,但任务多起来,你用眼睛看已经要看花了,这种动态自动化甘特图能让你立马定位到问题任务。
作为一个画过几百幅甘特图的人,我有点提醒一下,不要追求复杂。
这些花花绿绿的图,很容易让你沉溺其中,越画越复杂,这完全是在浪费时间。记住四大要点,Purpose、Position、Perspective、Period,永远围绕着你的目的去做所有的事情,图上能够清晰看到你的观点和定位,大概率就是提醒某个业务部门,我要你给我的东西,你别忘了,这时就一个交付物名字就行了,不要展开详述,甘特图是项目管理图,不是合规指南。
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