了解完策划方案之后，我建议要实地去考察，有时候，我们会帮助客户选场地，有时候，我们到达场地的时候已经是活动的头一天。
如果是前期介入，一般我会配合甲方对酒店做一些要求，比如：
一、场地的选择。
在选址上，尽量不要离市区太近，以避免参与者中途离场。活动场地需要根据需求来确定，不建议盲目要求过大，当然如果是开千人大会的话，就必须得大。如原本容纳500人的现在只有200人开会，这样，不便于聚焦，聚气。我曾经有做高端酒业的客户就在一个可以容纳500人的宴会厅请100多位客户，事实证明效果并不好。
二、场地的布置。
尽量选择宽敞开阔的地方，避开可能遮挡观众视线的柱子。当参会者看不到的时候，他会选择不关心，玩自己的，这样，人在台上说什么做什么，他都不会关心，而且是主动的不关心，这样会直接影响后面下单刷卡的效果。显示设备最好用led屏，清晰，大气，也能显示甲方的实力。
当选择课桌式或剧院式的排座时，中间必须有过道，便于台上台下的互动，和后期再下单签约环节的时候业务人员的勾兑。（千万不要是圆桌，人往圆桌边一坐，往往就会自然的放松，有种等着开饭的感觉）。前不久在石家庄做会的时候，酒店很给力，在第一排领导嘉宾席撤掉了两个座位，这样，后面的人经过领导嘉宾席的时候动线很宽，便于行走，而且不会撞到第一排的领导嘉宾。这些都是主持人应该关注到的细节，好的经验可以借鉴，推荐给后面的客户。毕竟我们做活动多，比客户的经验也多，好的建议客户会很乐于接受，而且能体现出我们的专业和用心。
三、尊重参与者的体验。
从接待处、到签到处、再到用餐地点，会议地点，指引标识一定要明晰（细节决定成败，参会者会从小小的细节来判断这家公司是否有实力，是否有专业人士来为他们服务以及对这场会议的重视程度和对他们的尊重。）参会的客户每年也会参加不同公司，不同品牌举办的很多会议，在他们的心中会有一把标尺。客户都喜欢跟有实力，而且在日常工作中作风严谨的厂家合作。
虽然参会证上或资料袋里有时间安排，但客户有部分是不会关注的，所以不要只相信酒店的叫醒服务，一定要在活动开始前15分钟要求工作人员清点他们负责的客户是否已经到达现场，如果没有到达则需电话催请，尽量保证会议如期进行。主持人应提前30分钟到达现场，试好话筒，确定音乐、视频，和ppt是否能顺利播放。（虽然这些工作在头一天已经做好了准备，但是在会议正式开始之前还应该再次确认，以确保万无一失。
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