引言
由于高速喷墨印刷设备投入高、使用成本高，只适合于200~1500册图书印刷，所以多数出版社将高速喷墨印刷方式作为传统印刷方式的补充。
这又引申出一个新问题，高速喷墨印刷设备的不普及，导致总体用纸量上不去，而不同高速喷墨印刷设备所用的纸张规格不同，纸张生产厂家的需求少，生产周期不稳定，代理商也不愿意多订纸压库存，增加仓储费用，这给印企的纸张管理带来了一定难度。
笔者了解到，目前很多拥有高速喷墨印刷设备的印企都是自己订纸、自己使用、自己管理。
采购工作就是解答何时买纸、买何种规格的纸、买多少纸，这3个问题。在发展的不同时期，答案可能有所不同。
第一阶段：起步期
这一阶段属于印企刚刚购入高速喷墨印刷设备，业务量增长很快，但客户结构不合理，需求没规律，采购纸张时没有数据支撑，不知道买什么规格的纸，也不知道买多少能满足生产需求。
这一过程是印企必须要经历的，为了保障生产，满足客户日益增长的不同需求，只能存储、购买各种规格的纸张。基本上遵循的规则是：下个月的采购量以上个月的使用量为依据，同时根据对客户生产节奏的分析进行一定调整。
但这一方法资金占用较多，没有科学性，有些规格的纸张购买后放置很长时间，使用非常缓慢；有些虽然购买了很多，但依然不够用。在这一时期，我公司在满足生产需求的同时做了以下几件事。
首先，采集数据。填好采购记录和使用记录两张表。在采购记录中，以月为单位记录了当月各种规格的纸张采购信息，其中包括采购时间、批次、规格、数量等。在使用记录中，记录了当月各种规格纸张的使用情况，其中包括出库时间、规格、数量等。
其次，分析数据。主要分析使用记录。通常，印企在运行高速喷墨印刷设备一年后，就会获得一份非常有价值的使用信息，不但可以知道过去一年纸张的采购成本，而且知道不同客户喜欢使用什么规格的纸张，更可以统计出每个月不同规格纸张的使用情况，为接下来的采购工作提供数据支持。
第二阶段：发展期
这一阶段的特点是主要客户已经基本固定，还有一定比例的新增客户，但新增客户占比小，80%的主要业务依赖老客户，同时手边积累了至少3个完整的生产年度数据。次时的采购工作就不能盲目执行，而是应该建立在科学的分析基础之上。
首先，我们可以根据3个年度数据来分析每个月的用纸量平均值，将这一数据作为下个月采购基础数据，这部分占60%；
其次，我们要分析客户的成长性，考虑增加20%的用纸量；再次根据我公司业务的发展和开拓情况，考虑是否需要增加20%的用纸量；
最终，以上3个数据形成下个月度的采购清单。这样开展工作，目标性更明确，资金使用更准确，针对性更强，既满足了生产需要，又将纸张的采购成本降到了合理范围内。
第三阶段：成熟期
经过多年的发展，主要客户基本固定，新客户数量有限，此时的数据分析会更为准确。
采购数量同样以前3年的每月用纸量平均值为基础，并将其在采购总量中的占比由原来的60%上升为80%，客户的业务增长需求额度由20%降为10%，新业务的增长量也由原先的20%降为10%。由此可见，资金的使用上更加准确，更加数据化。
根据我公司的特点，我们将纸张存放分为现场库、一级库（本公司纸库）和二级库（外部纸库）三级存放方式来管控。
现场库
主要是指高速喷墨印刷设备工作区内，只存放那些打开包装但未用完的纸张。其特点是种类相对较多，但每种最多只有一卷。
在实际生产中，经常会出现半卷纸现象，如保护不好表层纸张的水分，再次使用时会加大浪费数量。因此，在每个半卷纸下机时，都要用保鲜膜包裹起来，并将标识贴于明显位置，以防止纸卷水分蒸发的同时，方便下次使用。
一级库
主要是指我公司的厂区内纸库，储存了不同规格的纸张，但每种规格的数量不一样。其原则是用量大的多存、用量小的少存。
在一级库现场设有纸张出入库记录，随时可以掌握纸库中的储存情况。如现场数量不够马上启动调纸流程，4小时内就可以将所需纸张从二级库运到一级库。
在一级库管理中，有很多工作细节往往被大家忽视，且对于日常的工作行为也没有进行规范。
为此，在考虑防火、防水的前提下，我们结合传统纸张的管理经验，总结出了几条工作规范并在实际工作中坚持执行。
(1)纸卷必须放置于定制的木托板之上；
(2)纸卷码放最多不能超过5个；
(3)纸卷码放时标识一律朝向外侧；
(4)每两垛为一组，组间距为50cm左右，垛间距为20cm左右；
(5)纸张所码放位置一旦确定，不得随意移动；
(6)纸张进库填写记录时，在填写主要信息的同时还要记录纸张的生产时间；
(7)每周/月盘一级库时，要核对所存卷纸数量是否与记录中总卷数一致。
二级库
主要是指我公司所租的外部纸库，储存了生产所需的大量纸张。其中纸张规格和数量是依托生产需求来确定的。
从目前生产厂家的生产周期来看，我公司在二级库中纸张存储的周期平均为1.8个月。每月盘二级库库时要核对各种规格的数量与公司管理人员中记录的数量是否一致。
环境湿度控制
纸张是印刷的主要承印物，在高速喷墨印刷过程中，很多细节决定了印刷的速度与质量。在喷墨印刷设备快速运转过程中，纸张的表面粗糙度、拉力、厚度、含水量都会影响到印刷质量。
其中，纸张对于环境的湿度最为敏感，一旦受潮或过于干燥会严重影响印刷质量，因此生产环境中要安放温湿度计和加湿设备，每天定时对环境数据进行记录和监测，如果湿度过低，及时开启加湿设备。
使用管理
操作人员在打开一卷新纸前，要核对所用纸张是否与工单相符，确认无误后再拆开包装，而且要在使用记录单中填写该卷纸的定量、规格、类型、生产时间。
同时测量并记录纸张的含水量（记录3个测量数据）和纸张两边的厚度（记录3组数据），每单生产结束时，及时填写所用长度。
生产过程会受诸多因素的影响，只有通过对生产过程的不断总结，找到关键因素并加以控制，才能有律可循。但这一过程离不开数据的支持，只有管理工作到位了，有效数据得到收集整理并加以利用，质量和效率才会得到明显提高。
作者 丨吴国强 中石油彩色印刷责任有限公司
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