一、对《丽水市志?民政篇》志稿的看法
《民政编》志稿原编、章、节的设计还是比较完整的，能基本上涵盖民政系统的职司范围和主要任务，特别是第五章“革命老区”建设的设计很好，体现了丽水市的特色。分述中记述的社会主义时期丽水市民政的内容和资料，具有一定的存史价值和参考价值。但是，对照志书编纂的基本原则和要求，志稿还存在这样那样的一些问题和不尽人意的地方，具体如下：
（一）有的编章节目结构不够合理，节下缺“目”的层次“目”的分类不科学，没有做到排列有序。
从民政编的初稿看，该编共十章四十节，原编目大纲只设计到节，按要求节下的“目”由承编单位根据本单位、本部门的实际情况自己拟定细化，细化到“目”的层次再开始记述。但是，初稿的大部分“节”下却没有设计到“目”的层次，在“节”下就开始记述了。这样就容易产生不同性质事物混淆不清的现象。如第三章“社会福利”的第一节“救灾救济”，这是两个不同类别的内容，救灾救济是两个不同的概念，不能混在一起。在此节应分“救灾”和“救济”两“目”，然后再在“救灾”目下分为“自然灾害赈济”和“灾祸赈济”两个细目；在“救济”目下再分为“农村扶贫”和“城镇救济”两个细目。这样就层次清楚、条理分明，不会产生不同性质的事物混淆不清的现象。
还有如第二章“优抚安置”的第一节“烈士褒扬”、第二节“抚恤定补”、第三节“拥军优属”、第四节“复退军人安置”、第五节“烈士陵园管理”分类不够科学，排列归属也不当。如“优抚安置”是两个不同类型的概念。“烈士褒扬”、“抚恤定补”、“拥军优属”是归属于优抚类的概念，是优抚类的下属“目”。与“复退军人安置”不是并列关系“烈士陵园管理”应是“烈士褒扬”目的下属目，也不能与其并列。
还有第六章婚姻登记的三个节分类归属也不科学。第一节“婚姻登记”和第三节“涉外婚姻登记”都归属于婚姻登记类，不是并列关系，是包含领属关系。“涉外婚姻登记”是归属于“婚姻登记”下属目。因此，第三节应并入第一节，下设两“目”即可。
（二）有的章节资料不够全面系统、真实准确，分述纵断主线，记事不完整，内容不全面。
民政历史悠久，涉及面广，任务繁杂多变，故民政志稿应坚持立足当代、追流溯源的原则来选择记述内容。以当代(社会主义时期）民政部门职司范围和主要任务作为界定内容的范围，将各个历史时期与之相对应的内容都纳入民政志稿中。根据1983年4月第八次全国民政工作会议确定为基层政权建设、优抚安置、救灾救济、社会福利、行政区划、殡葬改革、婚姻登记等7项内容。在记述中各个历史时期都要以此七项内容为主线，上溯追源。
但是，在该编志稿有的章节目的分述中纵断主线、记事不完整、内容不全面的现象较为严重。在记述中没有按照志稿的断限年限记述，没有从事物的发端记起，许多章、节、目只有中华人民共和国成立后的资料，而无民国时期和古代的资料。有的只记有下限，而无事物的发端，有的中间断线，间隔时间太长。
1.纵断主线，资料不全面，没有反映出事物历史和现状及其演变过程。
如：第一章第二节“基层管理”，只有1949年4月后的资料，而无民国时期和古代基层政权的管理内容和资料，缺古代处州和民国时期的都、里、保、甲等基层政权管理的内容资料。第三节村“两委”办公用房建设也只从二十世纪六七十年代记起，而不是从事物的发端开始记述，缺人民公社时期大队、生产队及以前的资料。
第三章第二节“救助管理”的“收容遣送”目，只从1986年6月建丽水收容遣送站开始记述，缺1986年前收容遣送管理的内容资料。此目应从有收容遣送这一事物职能的发端开始记述。
第四章第一节“慈善机构”从1999年11月青田县成立慈善总会开始记述，缺1999年前的内容资料。慈善机构古代即有，民国时期也有，中华人民共和国成立至1999年期间也有，应补充这些时期的资料。此章第二节“募集善款”、第三节“助困救济”、第四节“帮老助残”、第五节“助学助医”等都纵断主线，且只有数据，不见人物和典型事例，缺各个时期的历史资料。慈善事业是我们中华民族的优良传统和美德，这方面的内容资料和典型事例应是很丰富翔实的，应充实资料和内容。
第六章“婚姻登记”，第一节“结婚登记”和第二节“离婚办理”、第三节“涉外婚姻”三节内容，内容不全，资料单薄，缺中华人民共和国成立前的历史资料，没有记述出婚姻登记的历史演变过程。只有中华人民共和国成立后的一些结婚登记数据，并且从1955年一下过渡到1979年，中间断线24年之久。
第二章第一节“烈士褒扬”只有1995年后经省人民政府批准的29名烈士名单表格，缺1995年前各个历史时期的烈士名单和烈士褒扬的其他内容。
第七章“地名管理”第一节“地名普查”、第二节“地名命名、更名'，从1981年省政府发布《关于开展地名普查工作的通知》开始记述，缺1981年前的资料。第三节“地名标志设置”从1996年全区统一制订门牌、路标等开始记述，缺1996年前的资料和内容。
第八章“民间组织管理”、第九章“老龄化工作”、第十章“殡葬改革”都存在类似问题，不列举。
2、内容不完整，要素不全。只有概括笼统的数据，没有做到真实准确、以事系人和突出本地特色。
例（1)，“中华人民共和国成立之初，由各阶层民主协商或选举产生人民代表，出席各界人民代表会议。1953年3月，根据选举法规定，进行第一次基层选举，到1965年，全区各县均进行了6次基层选举，分别选出历届乡、镇人民代表大会代表，并通过乡镇人民代表大会选举产生镇人民政府组成人员和出席县人民代表大会代表”（第一章第一节“基层换届选举”）。这段记述中有这样几个问题：一是时间不明确，6次选举的具体时间是什么时间？二是对象不明确，各阶层是哪些阶层？出席各届的代表会议是哪几届？三是数据不明确，选举产生历届乡镇人民代表大会代表是哪几届？选举产生了多少人民代表？全区各县是哪些县？都应具体记述清楚，不能概括笼统，含糊其辞。从1953年到1965年全区进行6次基层选举，应按时间顺序分年按序记述，要有时间、地点、数据、内容等特色，不然的话，这一段文字放在哪一部地方志书里都可以用。
例（2)“2010年，开展整治'难点村’工作。在深入调查的基础上，摸清难点村数，剖析存在原因及造成影响，提出整治工作方案和具体措施。全面实施村委主要领导工作待遇，落实村书记主任的基本报酬，基本报酬不低于当地农民劳动力平均收入水平。健全村干部考核、基本报酬发放和财政资金管理机制。”（第一章第二节“基层管理”。这一段记述都是笼统概括总结性语言，空洞无物，缺本地特色。记述的要素不全，缺乏具体的时间、地点、人物、对象、事件原因和结果。没有把具体事物的发展、变化过程和事物的特点如实地表述出来。文中提到深入调查，深入到哪些“难点村”调查，摸清了难点村数有多少？调查剖析有哪些原因？造成什么影响？怎么整治？村书记主任的基本报酬具体是多少(以一、二个村为例)等都应记述清楚。
例（3)“2004年，遭受低温冰冻、冰雹、大雪、暴雪和连续遭遇14号、18号、21号台风袭击，受灾1403082人。死亡3人；损坏房屋34399间……，全市直接经济损失7.04亿元。各级共投入救灾救济款2170.4万元，投入救济物资71万元。”第三章第一节''救灾救济”）。此段记述应按时间顺序将冰冻、暴雪和台风等自然灾害及其造成的损失，政府对各项自然灾害投入的救济款和物资分开记述。
例(4)“2007年，救助生活无着落、流浪乞讨人员2219人次。其中市站直接救助1312人次”第三章第二节“救助管理”。
“1995年，销售福利彩票520万元。1997年4月，发行销售中国福利彩票1000万元，采用大奖组、大宣传、大场面销售福利彩票，一举取得成功，筹集社会福利资金300万元。”上述两段记述，要素不全，内容不完整。一是缺各县（市、区）的数据；二是地点对象不明确，是全区还是地区本级？什么单位组织等都未记述清楚。
(三）有的章、节、目体例不严谨，文体不规范，表述不明确，概括议论和空话太多，没有对事物的发展变化过程作客观地记述。
例（1),“2001年，全年收容遣送2600人次。从盲流人员分类看，偷窃诈骗、吸毒卖淫等违法嫌疑人员、打工无着等其他人员占的比重较大，因灾或生活困难乞讨，以乞讨生财致富，呆、哑、盲、残、精神病患者，被拐骗拐卖妇女、儿童所占比重较小”（第三章第二节“救助管理”）。这段记述，在文体上不属志体体例，而像工作总结，没有做到用纪实的方法纵向记述事物的发展变化。
例（2)“2003年，……对生活无着落乞讨人员采取文明、开放式管理，随时让求助人员打电话与亲人联系，保护他们的合法权益。对有能力回家、自愿要求回家的给车票送上车;对年老体弱、妇女、儿童、残疾人等通知家人来站接回，个别无亲属来接回的，负责派人护送到原籍给当地政府安置……”（第三章第二节“救助管理”）。以上两例文体都不属志体体例，两段文字带有过多的概括和分析议论空话，表述不明确，没有反映本地的特色和具体内容，把事物的发展变化过程客观地记述下来。
(四）数据和表格的运用不规范，数据与文字比例、文字与表格比例欠协调。
在一篇志稿中，数字的记述与文字的记述、表格的记述是相辅相成的关系，二者缺一不可，志稿要在文字为主的前提下，充分发挥数据记述的特殊作用。在记述事物发展变化的过程和结果，仅用文字记述是不够的。因此，凡是该用数字记述的，不可用文字代替。否则就会出现记述过于繁杂，使人不得要领。反之，数据使用过多，使人看不出事物发展的过程与变化程度，也是不行的。在民政编志稿中，许多章、节、目都没有处理好这个关系。
如:第二章第一节“烈士褒扬”只有数据表格，而无文字内容，而且只有1995年后的革命烈士名单，而无1995年前各个历史时期的内容和名单。第二节“抚恤定补”也大部分记述的是各年份抚恤补助人员、补助标准、补助金额等数据，而无其他内容。此节所列的优抚对象抚恤补助标准表不明确，没有标明是国家、省还是本地区制定。如是省或全国制定的标准，可简略不记。此节所记述各年份的抚恤补助人员、补助金额则可设表记述。
第三章第一节“救灾救济”，记述的多是从1950年至2010年各年份遭受自然灾害的灾情数据、国家补助的救济款、物资等数据过于繁杂。使人看不出事物发展的过程与变化程度，容易给人流水账的感觉。应列表记述较好。
其他还有第三节“社会福利事业”记述的都是从1998年到2010年全市福利院数、床位数、收养儿童数、救济人数、救济费数等数据，没有其他内容;第四节“福利企业”也都只有企业数，而无其他内容。没有处理好表格数据与文字的关系。该用文字记述的没有用文字记述，该用表格和数据的却没用表格和数据记述。出现以文代表、以数代文或以表格代文的现象。
(五）编、章下的概序和无题序的写作不规范。
该编编下的概述和章下的无题小序的写作上结构形式和行文上还存在着不统一、不规范的问题。
例（1)，编下概述“历代都重视民政工作。中华人民共和国成立以来，丽水市民政事业稳步发展，发挥了不同时期的历史作用，逐步形成了以最低生活保障制度为基础、专项救助制度相配套、临时救助为补充、覆盖城乡全体居民的新型社会救助体系，社会保障体系的最后一道安全网编织成形，困难群众温饱问题基本解决。”此编概述一是没有对丽水市民政事业的历史与现状、规律和特点、优劣之势作概括比较记述。文中对丽水市在中华人民共和国成立前的民政工作历史只用“历代都重视民政工作”一句带过，没有记述民政工作的历史和发展概貌，使读者能较快了解民政工作概况;二是叙述太简单笼统。文中所列的中华人民共和国成立以来民政事业的发展，没有丽水市的具体内容和特色。如把丽水市三个字换成杭州、温州市，也是这些内容;三是没有揭示事物之间的相互关系，建立同一事物各“目”间的客观联系，构成各章节的有机整体，弥补志书横排竖写的不足。
例（2)，章下无题序：''地名是地方的指称，是人们对具有特定方位、地域范围的地理实体赋予的专用名称。地名管理是民政部门依据地名管理法规，对地理实体科学地命名、更名，并采取必要的手段和措施推行地名标准化的行政管理工作。主要包括地名普查、地名命名和更名、地名标志设置三个方面。”（第七章''地名管理”）。此段小序是对地名管理的名词解释，而不是对地名管理小序的历史与现状用极简洁的语言作概括记述。没有发挥无题小序统摄全章沟通各节、彰明因果、提要说明的作用。
二、志书编纂的基本原则和要求
上述所列民政编志稿中的问题在二轮《丽水市志》其他各编章初稿中也或多或少地存在，产生这些问题的原因是多方面的。其中一个原因是参与修志的许多同志没有经过专业培训，缺乏对志书编纂基本知识的了解，加上工作忙，要兼顾本职工作，不能长时间参与志稿的编纂和资料的收集。在此，本人想对照志书的编纂原则和要求，就怎样编撰志稿谈点认识和体会，和大家共同学习、探讨和商榷。
(一）编写的原则
1.“以类系事、事以类聚、类为一志”的原则这是对志书的编写材料如何进行分类和科学归类而言的，主要指编目的设置。这是地方志书本身的属性所决定的，不这样分类记述，编纂出来的书就不叫地方志了。具体的要求是：将性质基本相同的同一类事物归属到一个篇（章）中去记述。不以现在的单位、部门来进行分类，原则上要打破单位或部门的界限。在把握这一原则进行分类的同时，还要参照国家行业的分类标准，并兼顾现行部门的管理体制。
2.“详今略古、详近略远、详独略同”的原则这主要是针对志书编写中如何把握总字数的占有比例而言的，也是地方志书本身的属性所决定的。具体的要求是：现代的事物应详细记述，古代和近代的事物概略记述;距今越近的事物应详细记述，距今越远的事物应概略记述;其他地区没有的事物应详细记述，其他地区都有的事物应概略记述。
3.“横排竖写”（即横排门类、纵述史实）的原则这主要是针对志书编写中如何进行篇目编排和史实记述而言的，这也是地方志书本身的属性所决定的，不这样进行篇目编排和史实记述，编纂出来的书也不叫地方志。横排，是指按事物性质横向间分类，然后按类的不同层次分设为编、章、节、目，即把最高层次的大类分为编，在编下的层次分为章，章下的层次分为节，节以下设目。概括为编、章、节、目，类为依据，层层划分。具体的要求是:首先应横排门类(编、章、节、目的设置），按编、章、节、目4级进行记述时，横排至“目”一级；如按编、章、节、目、子目5级进行记述时，应横排至“子目”一级(如何横排分类，在目的拟定与细化中再作叙述）；竖写，即分述如何写作的方法问题，即按事物发展规律，按时间顺序分年按序从前至后记述史实。当然，个别特殊的情况还应具体对待(在下面基本要求中再详细介绍如何“分年按序，坚持竖写”的问题)。
4.“语体文、记述体”的原则这主要是针对志书编写中采用什么文体进行记述而言的。这也是地方志书本身的属性所决定的，不坚持这样的体例来进行记述，编纂出来的书也不叫地方志。志书的体例，即文章的体裁。文章因内容、表达方式和功能不同而分不同的文体。新编地方志对文体的要求是：使用规范的现代语体文记述，不同于总结报道、新闻报道、文学作品、教科书、论文等方法。中国地方志指导小组制订的《地方志书质量规定》指出，地方志的文体采用规范的语体文，行文力求“朴实、简练、流畅”。语体文是指运用现代的汉语著述的文体。历代志书的写作使用的都是当代的文体，古代志书使用的是文言文，当然，我们现在新编的方志就要使用现代汉语写作。但运用历史著述原文，要用当时文体，其余则要力戒文言文或“半文半白”文白夹杂”的文体。地方志的任务是“记述”，这样就决定它只能使用记述体，而不能采用其他文体。记述体是指把事物的发展变化过程和事物的特点及人物的经历如实表述出来的一种文章体裁，其基本要求是：用第三人称表述；记述手法用白描；句式用陈述句；记述次序用顺序；记述内容应具备时间、地点、人物、事件、原因和结果六个要素，在记述文体必须直接或间接地交代清楚这个问题。
5.“横不缺项、纵不断线”的原则这主要是针对全书的完整性和连贯性而言的，具体的要求是：横排门类时，不要有缺漏项目，否则就破坏了志书的完整性;纵述史实时，其中不要有长时间的空缺，使前后记述有断裂，破坏了志书的连贯性。
6.“述而不论”的原则这主要是针对志书编写中如何进行表述而言的，这也是地方志书本身的属性所决定的。不这样进行表述，编纂出来的书也不叫地方志。具体的要求是:在编写过程中，对事物的表述要客观，不要进行评论。因为“志”就是“记”，就是“记述”，有什么就记什么，原原本本，是非曲直由读者阅读了志书后自己去评判。
7.“寓褒贬于事实之中”的原则这也是针对志书编写中如何进行表述而言的，也是地方志书本身的属性所决定的。不这样记述，编纂出来的书也不叫地方志。具体的要求是：对所记述的事物，不要人为的去进行褒贬，要“寓褒贬于事实之中”。这主要体现在用词与用字方面。
8.“下限一刀切”的原则这主要是针对志书编写中的科学断限而言的。上限和下限一定要严格执行，不在断限范围内的事物不作记述，即逾时不书。根据二轮《丽水市志》的断限规定，丽水市是重修，而不是续修，因此上限从事物的开端记起（即从丽水建州开始），下限到2010年。如是续修，那就要从首轮志书的下限开始。具体的要求是：志书的下限原则上要求一致，要断在哪一年，各篇章均应记述到哪一年，否则，这一篇断至这一年，那一篇断至那一年，参差不齐。当然，现在有些志书根据本地区的具体情况，个别内容（如概述、大事记、领导名录、一些没完成的建设项目等）的下限也可以有所下延。
9.“生不立传”的原则这主要是针对立传人物的编写而言。具体的要求是：记述立传人物时，这个人物必须是去世的，否则有许多事不好处理。
10.“越境不书”的原则即不在丽水市地域范围内的事物不作记述。但过去是，现在不是的，如宣平县（即武义县）在划出丽水地区前可以记述。
(二)编写的基本要求
1.“目”的拟定与要求篇目大纲一般只列到“节”这一层次，没有列到“目”的层次，“目”由各承编单位根据本单位、本部门的实际情况自己拟定。因此，各承编单位在拟制、细化“目”时，要遵循总体原则，做到门类完备、结构严谨、分类合理、领属得当。
“目”是章节体志书的基本撰写单位。分类划分到“目”的层次，就可开始具体的记述。当然“目”下如果需要的话还可以再设“子目”（或称细“目”）。承编单位对“目”的编写质量高低直接影响到一部志书的质量。上面讲到的民政编志稿在节这一层次没有细化“目”，就开始记述，缺了“目”的层次。就容易出现领属不当、层次不清、结构不严、缺项等问题。因此，“目”的设计与编写是关系到志书质量的重要因素。现就对“目”类的设计、编写结构和基本要求作一探讨。
⑴“目”的设计设置类目的原则应当以现代的分类学的原理为准则。类是事物本质属性的总和，而“目”则是其中的分支。不仅是大的“目”类，就是章、节、目中也都要体现科学性和逻辑顺序。
一般情况下，“目”的设计应按照“以事分类，横排条目”的原则编排。即这一节所记述的事物由哪几个方面构成，如这几个构成部分能够覆盖这个事物的主要方面或工作职能，那么这几个部分就可以构成这一节的几个“目”。如民政编志稿第二章“优抚安置”为第一层次的话；那么第二层次“节”可分为“优抚安置”两节；第三层次“优抚节”可设“烈士褒扬”、“抚恤定补”、“拥军优属”三目；“安置节”可设“复退军人安置”、“军队离退休安置”两目；第四层次“烈士褒扬”目下可再设“烈士名录”、、陵园管理”两个子目，这样分类归属就层次分明了。一般“目”的表示用汉字“一、二、三……”表示；子目可用“（一）、（二）、（三）……”表示。
2.“目”的编写结构形式
一般“目”的编写结构有横向和纵向两种形式。
横向链接即按照“以事分类，横排条目”的原则编排。“目”的横向排列应是有序的。一节中，“目’’与“目’’之间横向时，哪个“目”放在前面，哪个“目”放在后面是有要求的，这种谁先谁后的顺序应按照事物自然属性的逻辑关系来排列，或按照事物地位的重要性，或按照事物出现的时间先后来排列。总之，要力求做到“目”的编写符合规范性、科学性。
目”的分类排列应注意两点：
一是横排“目”类同级并列原则。在一节中的“目”与“目”之间一般只是并列关系，它们之间没有上下、包含或统辖关系。
二是横排“目”类要按统一的分类标准分类编写。如有一体育志稿中在“竞技体育”一节的球类一“目”中，“目”的编排为“羽毛球、篮球、足球、兵乓球、网球、跆拳道、拳击、体操、滑轮”九个目。这里的拳击、体操、滑轮与羽毛球、篮球、足球等球类是不平行的“目”，不能归为一类，违背了“目”的分类要按统一的分类标准分类编写原则，应将此节分为球类、拳击、体操、滑轮四“目”为妥当。将羽毛球、篮球等各种球类运动归为球类“目”跆拳道、拳击归为拳击“目”。
纵向链接即采用“以时为序，直叙其事”分期法的链接方法进行“目”的编写。
另外，节下“目”的层次确定后，志稿就基本定型。对于一项事业或事物，通过设置合适的层次（目），使“目”得到全面反映是必要的。但层次设置也不宜过细，序号过多。以免在内容上破坏了事物的完整性，在形式上也会使人有不胜其烦的感觉。
(3)“目”的用词要准确明了
题目与内容要相符。无论是“目”的题目还是“目”的引言，都是由特定内容提炼而成的，应能概括内容，提示主题，提示读者，准确、鲜明、简练，避免标题脱离内容和同类内容标题的重复。
目”的名称词素不要重复。标题要简洁明了，章、节、目名，不可用句子作题。如“一、前期的设立探索期;二、中期的发展壮大期;三、近期的规范提升期”等。
标题要符合领属关系。在科学分类的前提下，编、章、节、目要层层相辖，层次清楚，以编统章、以章统节、以节统目。编、章、节、目之间是有统辖关系的，即编要管住章，章要管住节，节要管住目的内容，层层统辖，上下得体。这种上级“目”和下级“目”的关系一是要包含；二是要领属。“包含”即包得下，即上级“目”的概念要能包含所有下级“目”的概念。所有下级“目”的概念总和只能小于或等于上级“目”的概念，绝不能大于上级“目”的概念。“领属”指归类要得当，不能把不属于某一类的事物硬塞在该类下面。如记家电的，就不能把服装、鞋子等归于这一类下，记球类的，不能把田径的归于这一类内。
(4)“目”的拟定需注意的几个问题
一是“目”的内容要确定。目是反映内容的，是志书的基本撰写单位。因此，要拟制“目”时，首先必须确立内容，即要明确写什么，有多少内容，由哪几个方面构成，要对这项事业或部门进行研究，看这项事业或者这个部门的职能有哪些组成部分，这些部分能否覆盖这个部门的主要职能等等。在拟定节以下的目（子目）时，要充分考虑这一点。
二是“目”应建立在资料整合的基础上。志书的“目”不是简单的资料分类表，而是一个写作大纲。一般的资料分类表和写作大纲是不同的，分类表是根据抽象制定的，目的在于包容各种各样的资料;而志书的写作大纲是根据地情制定的，它不仅要包括系统的地方资料，还要能体现地方的历史和特点，体现事物发展的历史脉络的轨迹，体现事物发展历史的内在结构和完整性，体现相关事物的互联性。
三是“目”必须根据事物的科学性，内在联系并结合部门分工来拟定。在科学分类的前提下，安排好篇与章、章与节、节与目的统属关系。编、章、节、目层层相辖，避免辈分相漏、祖孙同辈或颠倒和排错队、入错门、张冠李戴、归属不当的情况。做到层次清楚，有序合理。但也有一些“目”的分类是''两可”的。不能说这样分就对，那样分就不对，但可比较，看哪个更好些。
四是“目”的设计必须从实际出发，要突出重点和特点，要量体裁衣，不必过分求全。“目”的层次不宜过多，不宜分得太细，分得太细会将完整的事物肢解，破坏事物的联系。在拟制“目”时，还要注意可操作性。
五是“目”的排序要做到：
科学性。“目”的编排首先是应做到科学性，做到合理性。
以时为序。一是以时间顺序排列；二是以事物发生的顺序排列。
先统后分。即先记关于综合性或共性的内容，后记关于独立性或个性的事物。
先重点后一般。即先排重、大、特，后排一般性事物。
2、记述范围的要求
地方志记述范围很广，要记载一个地方的山川水利、物产资源、典章沿革、贡赋傜役、风俗习惯、各类人物、宗教寺院、科举学校、艺文著作、武器兵防、天灾人祸、名胜古迹等方面的内容。志书的记述范围应按照志书的具体要求进行。常见的记述范围要求有地域、专业、时间三种。
地域范围。鲜明的地域性，是地方志的重要特征。把握地域范围，一定要处理好现行政区划与历史上曾隶属地域的关系。因行政管理和经济建设的需要，行政区划常有变动，记述应立足于现行政区划，现行政区划内的地域，不论历史上是何隶属，均应一体记述，不记则是缺漏；反之历史上曾是隶属地域，而今不在现行政区划内，也不能拘泥于“志不越境”而一概不记。如不可分割的统计数据、事物的发展过程等都可记述，以表现事物的完整性和系统性，但这只能略记、粗记。《丽水市志》的地域范围就是凡是在丽水市范围内的人和事都应记述，包括中央、省、市、县（市、区）企事业单位。历史上曾经隶属丽水市的，为了表现事物的完整性和系统性，对有些统计数据和事物的发展过程也要记述。二要处理好“地域范围”与“域外管理”的关系。特定的地域范围确立后，只要是地域范围内的事物，不管它属于哪级管理，都应记述。但有的事物，虽说不在本地域内，却属本地域的行政管理，对这样的事物应作具体分析，不能搞一刀切，不应将该记的事物拒之门外。
专业范围。在记述中，要注意这样两种情况:一是凡由部门（单位）管理的事物，均在记载之列，无所不包；二是抓了一块，丢了一大片，只记本部门的事，而不记系统下属单位的事。应如何把握好专业范围呢？
一要弄清各专业的内容。凡属专业内容的事，不管其属不属编写部门管理，均可记载，不要把不属专业内容的事物写进去；
二要搞清楚各专业的地域范围。要记述地域范围的全部专业，不能只限于局部部分专业；
三要处理好交叉关系。在记述多样性事物时要合理分工，各有侧重；
四要辩证地看待专业范围。
时间范围。任何一部志书都有一个断限问题，所谓断限就是指志书起始与终止的时间。在志书编纂过程中，起始时间称“上限”，终止时间称“下限”。志稿所记载事物不得超越志书规定的上限和下限。也不要在记述过程中间断档，不要跳跃式记述，做到“纵不断线”。关于上限的断限问题，这次重修丽水市志要求上限不限，即上限不受时间限制，可以追溯到事物发端，建制之始，即丽水市有建制开始。联系到具体单位和部门，就是不仅是从你这个单位或部门成立开始记起，而是应从有这个职能或这项事物开始记起，要求贯通古今，各部门单位、各事物上限是不统一的。下限的断限问题，必须一刀切，即到2010年。志书中各编、章、节、目的记述内容都必须记述到2010年。应力求做到不要超出志书的断限范围去进行记述。如果超越，则视为越限。当然，也不能机械地执行志书的断限。有的事物确实需交待来龙去脉，而其起始和终止时间又在志书上限之前和下限之后，作为背景材料交待一下也未尝不可；有的工程项目竣工的时间与志书下限相距甚近，为了反映该项目的完整性，采用括注的形式也是可以的；还有的事物为了保持其整体性，确实需要越限，可在凡例里加以说明。
在把握好上述三个范围的同时，还要注意上限下限要到位。志稿记述事物时应严格达到志书规定的上限和下限位置。它与断限的关系，既有联系，又有区别。后者受前者制约，又有自身的独立性，它要在前者规定的时间段内进行记述，同时它又不可能与志书规定的断限完全一致。
3.分年按序，坚持竖写的要求
横排竖写是编纂方志的一项基本原则。横排是指按事物性质横向分类，然后按类的不同层次分设为编、章、节、目，即把最高层次的大类分为篇，在篇下的层次分为章，章下的层次分为节，节以下设目，概括为编、章、节、目，类为依据，层层划分。
竖写是指以时间为序纵向记述，或以事物发生的先后为顺序，简称“以时为序，分年记述”。坚持竖写要求，是方志在体裁上区别于其它文体的主要特征，也是志稿撰写最基本、最普通、最关键的写作方法。方志反映的是断限内一方各项事物的兴衰起伏和历史发展脉络。因此，志稿的编纂必须坚持横排竖写的原则，要坚持竖写，必须坚持做到以下几点：
以时为序。就是要求顺着时间的前后，把断限内各项事物的兴衰起伏和历史发展脉络记载下来。其中不要有长时间的空缺，使前后断裂，破坏了志稿的连贯性，做到纵不断线。为什么要遵循“以时为序，分年记述”规则，这是因为志书是按类记述的，志书记的是一类事物、一项工作或一个事业、行业，不管是一个事业、行业、工作、事物，一定是连续性的，必定会依时而变的。当然个别特殊的情况还应具体对待。竖写是一个渐近的过程，须着重要抓住三个重点：一要抓住主题。二要抓住主线。三要抓住资料分析，写出起伏变化，深度记述，避免流水账等问题。
要努力体现事物发展的阶段性我们在编写志稿时，要注意避免一是用记述大事记的方法代替记述事物发展阶段性的方法。志书要体现事物发展的阶段性，不仅要有选择地记述事物发展的量的变化，而且要花力气寻找和记载事物发展的质的变化。有的志稿，在记述事物发展时，仅仅只注意记述事物量的变化，而忽略记述事物发展中的质的变化，因而出现了流水账式的记载方法，所记内容类似详细的大事记。二是避免用历史分期，国民经济发展五年计划分期等来硬套事物的发展阶段性，这就违背了不同事物的运动形式及其发展阶段是不同的客观规律。
要着力记好起点、转折点和终点。记事要有发端、有发展、有变化（或转折）、有时间下限，要记出因果关系。志书的因果关系是通过资料的记述来体现的，而不是靠发表议论来论述因果关系。因此，我们在记述时一定要着力记好起点、转折点和终点。所谓起点，是指事物的起始发端。尽量选择最早发端或最先兴起的资料，记好“起点”。要记好起点，就要研究事物发生时的内部因素和外部条件，确定竖写实体的基本要素。由于各个事物的运动形式是千差万别的，所以不同事物发生时的情况是不同的。如有的志稿在记述起点时，只从该单位的机构成立或恢复时记起，这是不完整的。而应从有这项事业（物）或职能开始时记起，这才是这项事业（物）的起点。所谓转折点，是指事物发展过程中的重要变化点。记好事物的起伏兴衰、曲折发展，展示事物的规律性。事物的发展，有时处于渐进状态，有时处于剧变状态，有时呈现出量变形态，有时呈现质变形态。如果把事物的所有变化都一一记载下来，那是记不胜记的。所以我们强调，记好事物发展的转折点，就是记好事物发展出现重大量变或质变时的情况。当然，这种重大量变和质变的情况，在有的事物发展过程中往往会出现多次。抓住了这些转折点再根据记述的不同对象，横陈事物在重大量变或质变时的外部条件和内部根据，从而揭示事物发展因果关系，体现事物发展的本质变化。所谓终点，是指事物的终结。记好终点，就是记好事物消亡时的情况。一般来说，这个终点还是比较好记的，只需交待何时、何物、为何原因消亡或终结。但另有一种情况，就是事物在志书下限时尚未消亡，而且正在发展之中，对于这类事物，按照志书断限的要求，则要记好志书下限事物发展的现状，即断限时间的状况。对于现状的记述，一般要记得详细些，也要按照事物发展的内部因素和外部条件，把握几个要素来进行记述。只要把这“三点”记好了，前因后果彰明了，就可达到提高志书质量的目的了。
竖写时应注意以下几点：
纵述不宜溯源过远，而应侧重于断限以内，需上朔的则上溯。
切忌纵列文件数据，而应纵述事实，反映事物的变化发展。
不要面面俱到，而应抓住主线，突出主题。
不要逐年记述，而应纵述演变，写好事物的量变、质变和兴衰起伏，切忌流水账似地逐年将数据和资料罗列。
4、概述写作要求
在志稿的结构形式上，一个重要内容就是编、章、节下概述的写作问题。现就如何写作概述作点探讨：
概述(无题小序）的作用
所谓概述，即为概括记述之意。就是用极简洁的语言，对一地或一业的历史与现状，规律与特点及其优劣之势作概括记述。它的作用在于统摄全编、沟通各业，彰明因果，揭示规律，提要说明，便于使用。
具体来说，一是显示记述事物的大体轮廓和发展概貌，帮助读者较快了解概况;二是揭示事物之间的相互关系，找出其中规律和结果，启发人们利用优势扬长避短;三是建立同一事物各条目间的客观联系，构成各分志的有机整体，弥补志书横排竖写的不足。作为规范的志书，编以下一般都设了概述的内容，章下设无题小序，写好各编章的概述或无题小序言，是承编任务中的一个重要内容。当然，这是从概述的一般要求上提出来的，在实践中还要从实际出发，比如事物的历史比较短，就很难说出什么规律，有些事物比较简单，仅用条目记述就可以解决，而不必再设概述。
概述，通常可分为总述、综述、概述、绪言、序、小序等几种。均冠以卷、编、章、节之首。
概述的内容
概述写些什么内容，应把握以下四点：
一要总叙全貌，选择宏观资料进行叙述。这里的全貌不是各部分内容的简单拼凑，而是要立脚于本地区、本行业选择宏观资料进行概括。
二要纵述史迹，抓住历史发展脉络，突出重点。概述除反映全貌外，还必须对本地区、本行业历史发展脉络从整体上动态地、有重点地进行记述，既要反映本地区、本行业发展变化情况，又要分析发展中一些重要的因果关系。
三要反映特点。即在编写概述内容时，一定要对本地区、本行业的发展历史和现状进行认真分析，反复比较，找出特点。
四要抓住典型。即从“志”的有关部分中精选与本地区、本行业发展关系密切的重大典型事件，简明地勾勒出其兴起和发展过程。
写概述应注意的问题
一要理清与主体志稿的区别，记述好分志各条目涉及不到的内容。概述不同于分志的分述部分：一是目的要求不同。分述主要是系统排比全面的资料，供读者研究使用；概述主要是以全面系统的资料为依据，概括大要，表明因果规律。二是立足点不同。分述是站在一个条目上，记清事物发展脉络和与此事物直接相关的事物和背景的联系；概述则是从大处着眼，从宏观上展示不同层次内容、不同事物之间的联系地位及其影响。三是章法不同，分述基本上是述而不论;概述是以叙为主，叙议结合。因此可以说，概述不是某些分述的浓缩，而是分述的提炼加工。
二要理清分志稿总体结构上的安排，记述好事物的宏观方面和相互联结点。概述在志书上主要起“宏观”和“联系”的作用，在汇集内容时，要从各篇章的总体结构布局出发，根据各相同层次概述的联系和相邻层次概述的联系去构思内容，相同层次的概述组成一个梯级，上一个层次的概述是下一个层次概述更宏观、更高一层次事物联系的概括。
三要分清概述概况的不同。在内容上，概况侧重反映现状，概述偏重反映兴衰起伏的变化过程;在表述形式上，概况以横向静态反映为主，概述以纵向反映动态为主；在写作方法上，概况多采用“述而不作，叙而不议”的记述体;概述则用夹叙夹议、述议结合的论述体；在结构上，概况一般按门类或分标题记述，概述则不分门类、标题、段落，要求一气呵成。
概述的写法
在探讨概述撰写时，首先要分清概述与概况、简介和无题导言的区别。概况是把一些繁杂而重大的情况用简短的文字以静态的语言，分门别类地概括出来，“述而不作，叙而不议”，使人明了事物的大概；简介是用简约的描写，按时序或类别大略介绍事物发展的经过和结果，不加评述，不作结论；导言是为了让人们在阅读和观察一篇很长的文章时有一个明确的思路和需要掌握的重点所作的引导文字。概述涵盖以上三种文体的要领和特点，又有别于以上三种文体的作用和文风。它不仅要侧重于反映一地、一业、一物、一事兴衰起伏变化和发展过程，而且在撰写时要以叙为主，夹叙夹议，纵述历史，横陈现状，钩玄提要，概写全貌。它对资料和数据有较大的选择性，叙成绩，不夸大其词、华而不实。谈挫折，不吞吞吐吐、文过饰非。
为此，要写好一篇概述，必须要做到：
（1）熟悉篇内各章内容。概述撰写一般要在初步定稿后进行。在撰写概述时，首先要全盘掌握本篇章的基本内容、基本特色和需要表述的重点、亮点及各项事物发展变化的大致趋势，要胸有成竹，观点明确，思路清晰。所引用的材料，一要通、二要概、三要精。要提纲挈领，立意高远、浓缩精华，避免概念和名词解释性的叙述。
（2）议论有据，褒贬有度，实事求是。概述在写法上与分述不一样，可以不受“述而不议”“寓褒贬于记述之中”的限制。因此，应站在较高的层次上，鸟瞰全局、溯古瞻今、有叙有议、叙议结合。但要做到不过分褒扬，也不要蓄意歪曲事物真相，不掩丑、不虚美，要公正中肯地、有建设性地发表议论，不能凭个人好恶和感情用事，违背事物的真实原貌，必须把握分寸。志书是求实之书、信史之作，实事求是地编写志稿是修志者应遵循的一条重要原则。因此，论述一定要建立在事实基础上，并以事实为依据进行剖析、提炼，而不是抽象地议论、说教，更不是无根据地妄论，要画龙点睛，使叙事升华。
（3）要找准事物发展的阶段性，突出兴衰起伏的大势。撰稿人要准确把握事物总体发展的阶段性，了解兴衰起伏的原因。
（4）分清主次，抓住事物的主要方面，不要面面俱到，必须有所取舍和侧重。
（5）用词朴实，造句自然，一气呵成。概述撰写一定要注意文词修饰，要字斟句酌，精心锤炼，做到言简意赅，文辞尽量朴实，不搞浮文虚美，不雕饰做作。
（6）篇幅适度，结构严谨，宁短勿长。概述的基本特征之一，就是要有高度的概括性。因此，在构思时，从内容选择到结构安排，就应考虑到篇幅的限制。坚持在内容上抓大不抓小，抓主不抓次，防止面面俱到；在写法上要高度概括，不搞全篇的“浓缩”“拼盘”；在写作上要精心锤炼，言简意赅。
当然，概述的写法不可能也不应该规定一个固定的模式，编撰者只能从本地、本行业和事物的实际出发，在准确地弥补志稿横分之弊的前提下，去做好自己的文章。一篇高质量的概述，是掌握丰富的资料，并进行认真分析、概括提炼的结果。因此，概述的写作必须在各编、章志稿完成之后，方可筹划概述的写作。
5、表格设计的要求
表，即列表。有事物表、人物表等。事物表就是事物的统计数据。人物表就是有关人物的各种表。一般情况表不能单独成编、章、节、目，它必须跟文字配合起来用，插入到相关编、章、节、目当中，增强表现力。
各承编单位在收集资料和编写志稿时，注意不但要收集文字资料，而且要注意收集图、照和表的设计，一篇志稿中不能只有文字记述，应有图、照和表的记述，有些文字记述啰嗦重复，用表或用示意图来表示，就简单明确，一目了然。
表格的设计要做到：
(1) 表格设计，应按统计部门的有关规定执行；
(2) 表不能单独列目，在编、章、节、目的标题下不能直接排列“表”，要有一定的记述文字，“表”只是记述文字的补充；
(3) 不能以“表”代文，尽量不要使用折表；
(4) 设计“表”时，应标明表序;按编、章、节、目表序的排列，如“表2-1-3-5”表示第2编第1章第3节第5张表格。表题右下侧标识计量单位，如：人、吨、万元”等
(5) “表”的标题书写要规范统一，表题居中排列。书写顺序应先写时间，再写范围（地区或单位），后写事项。如“1985~2010年丽水市（地区）退役士兵安置情况统计表”；
(6) 使用统计表时，不一定逐年记述，也可采用跳跃的记述方法。
6、志体与其他常用文体的区别
志书记述要以事实为依据，秉笔直书，不加观点，不戴帽子，寓观点于记述当中，不用套话、空话，不用论证，不用详细繁琐的背景情况，不用形容词或虚词等，要据事直书。它与其他常用文体的区别：
（1）志书与年鉴的区别。年鉴是以年为限，记载一年中发生的大事、要事、新事，因年鉴受时间的局限，所以它记载的是某一时间段发生的事，是不连续性的，记的是一件事，是一次工作，或一次活动。从资料要求来看，年鉴的资料是不够全面的，是缺项、断线的，事与事之间往往没有关系。所以，年鉴只能是采用条目体记载。而志书记载的是一类事物、一项工作，或一个事业、一个行业，是全面的记载，是系统的记载，是连续的记载，即记事要有发端、有发展、有变化(或转折），有时间下限，要记出因果关系，而且事与事之间还存在着联系。这就是志书与年鉴的本质区别。
（2）志书与新闻报道的区别。新闻报道包括消息、通讯、特写、调查报告、访问记、座谈会记要等多种形式，都是关于新近发生事情的报道，历史情况只能作为背景材料使用。而地方志不论是现实的还是历史的事件，只要在断限之内就要有选择地进行记叙;新闻报道依靠事实说话，讲究真实，不能虚构，这点与地方志是相同的，但它允许描写，允许议论，可以插叙，可以倒叙，尤其是人物通讯，甚至可以用文学的手法进行刻画，而这些写法在地方志中都是不允许的，不能描写，不能议论，不能倒叙，不能用文学手法进行刻画；从格式上看，新闻的主体消息的结构，一般包括导语、主体和结尾三个部分。（所谓导语，就是把报道中最主要、最新鲜的事实提炼出来，开门见山，一语道破该条新闻的主题，给读者一个总概念。）而地方志却不能用这种格式，只能简明扼要地把事物的发生、发展变化和结束过程直书出来，给读者以充分的思索余地。
（3）志书与工作总结的区别。工作总结属于应用文范畴，有固定的形式和要求。一篇总结，大致包括开头、正文和结尾三部分。开头一般交代总结的目的和主要内容;正文是具体介绍成绩和经验（或问题、教训）以及成绩和经验取得的原因、做法和体会；结尾部分，常在总结经验教训的基础上，或明确今后的努力方向和打算，或指出工作中存在的缺点和问题。每部分都可以用“一、二、三、四……”逐点罗列出来写。志书虽然也要体现工作中的经验教训，但它不能像工作总结那样用“一、二、三、四……”将观点直接逐点罗列出来，而是将经验教训寓于事实的叙述之中，采取横断面的铺写方法分门别类，由远及近，一一记来。方志绝不能采用“在某某正确领导下“遵照某某指示精神”“在某某关怀下”“在某某影响下”等套话、大话、空话句式，或在材料中间用“建立……，实行……，通过……，获得……，认识到……，认为……”等句式和材料的最后用“取得了满意的效果“促进了xx的发展”“受到了群众的好评”等评价式的句子;还要避免使用“了”总结式词语，如“开展了”“进行了“交流了”“改善了”“提高了”等等，尽量避免使用“进一步……”或“一是……二是……三是……句式。
（4）志书与文艺作品的区别。从选材上说，文艺作品可以虚构，允许以现实生活为基础上，虚构故事和人物，利用形象化手段来反映客观现实。而志书则是以真实为生命，绝对不允许有任何的虚假和虚构。也不允许合理想象，它要求客观真实地记述事物；从文体上说，文艺作品要求用形象生动的的语言进行细致的刻画与精彩的描绘，可运用衬托、渲染、夸张、铺垫、悬念等各种表现手法，写得精彩纷呈，引人入胜。而志书要求用准确、朴实、简洁、流畅的语言把事物记叙清楚;从教育读者的方式看，文艺作品是靠塑造典型的艺术形象，从感情上去打动读者，教育读者，潜移默化地影响读者；而志书则是以大量确凿的事实给读者以启发和教育。因此，志书与文艺作品的界限是分明的，编志绝不能采用文学描写的手法来编写。
（5）志书与理论著作的区别。理论著作包括社会科学、自然科学的专门著作及通俗科学读物等，属于议论文或论说文。所谓议论，就是讲道理。作者通过事实材料和逻辑推理来阐明自己的观点，表示赞成什么，反对什么。一般来说，议论文都有论点、论据、论证三部分。论点是作者提出的观点或阐发的主张，要求鲜明、正确，不能含糊其辞，遮遮掩掩;而志书必须靠史料说话，“述而不论”“寓褒贬于叙事之中”，不直接阐发作者的观点。论据，就是作者用以证明自己观点和主张的理由和根据，要求论据充分可靠。而志书则用大量真实的、有说服力的资料为依据，用事实教育人、说服人。论证，就是作者用论据来说明论点的过程，以理取胜，以理服人。而志书则是将大量有选择的客观资料，按照一定的逻辑联系，如实地提供给读者，让读者从中得出结论。
（6）志书与教材讲义的区别。教材、讲义是系统地向学生讲授各类科学知识、科学道理的书籍，它要讲解定义、定律、公式、方法等，理论的东西多，技术性的东西多，用的是说明文体。而志书用的是记述体，无论在体例上还是内容上与教材讲义都是根本不同的。地方志也有知识性，但它是体现在资料之中，不用原理说话，不必要进行说明和解释。
（作者系《杭州西湖志》执行副主编）
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