身为行政相信大家都深有体会，行政工作情况多变，每天工作内容琐碎……
想把行政工作做好，对个人的综合能力要求比较高，今天小知将从三方面阐述行政人员应具备的能力！
在人际交往中需具备的能力
行政作为企业的「大管家」角色，公司关系布局中的中枢点和中转站，要与各个部门、员工协调好关系，所以在人际关系层面，要具备这两个能力：沟通能力、表达能力。
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沟通能力
沟通能力在行政工作中至关重要，直接关系到工作能否顺利推进，对最终结果也会产生重大影响。
员工之间的交流与协作，部门之间的协同与配合，与客户、合作伙伴之间的协商及交易、合作意向的达成……都离不开良性的互动和沟通。
在行政工作中也有着需要关注的技巧，可以从以下三个角度进行思考：
· 与上级沟通：
与上级沟通，经常涉及汇报工作，过程中需要以事实为依据，尽量简明扼要、重点突出，特别是行政工作很多事情比较细碎、繁琐，没必要事无巨细的汇报。
重点说结论，有哪些成绩与不足，遇到困难如何解决，是否需要资源支持等等，尽可能站在领导的角度讲述汇报内容。
其次，上级交代工作时，一定要认真听、仔细记，如有不明白的地方及时反馈。
小tips：问清事情目的、预期结果、时间要求等。
· 与同事沟通：
如果双方意见不一致，应秉承双赢原则，站在公司整体利益的角度，力争找到合理解决问题的最佳途径。
其次，如果需要提出意见或建议，应该从事实出发，对事不对人，针对当时的具体情况，给出自己的意见。
· 与外部人员沟通：
行政工作涉及内容繁多，无论是哪一个岗位，都要时刻记得自己代表公司的整体形象，根据自己的岗位要求，注重在沟通中的言谈举止。
//关于在人际交往中与「沟通」相关的内容，可点击下方链接查看：
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结构化表达能力
在行政工作中行政经常会充当一场会议/活动的主持人，或者撰写规则、报告、制度等文件，因此公司的工作环境中，口头和和书面的表达能力都是十分重要的。
表达能力提升可以试试结构化表达，比如在向领导汇报活动安排时，如果你不会结构化表达，你可能会这样表达：
本次活动，我们会请3个歌星，并且为他们搭建舞台，购买演出用材料，租用射灯、衣服，还要准备两个大型游戏，请两个摄影，然后我们要安排一下现场的安保流程、活动流程、人员分工……
而具备结构化思维的人会这样表达：
本次活动，是一次xx活动
主题是：xxxxxx
活动主要由两部分组成：
1.歌星演唱
2.大型互动游戏
接下来我将通过「事前、事中、事后」三个部分，来介绍本次活动的具体安排：
首先是事前：我们将分成四个组，现场搭建组、用户邀约组、活动内容组、媒体公关组；
……
待办任务分别是：xxx
对应的人员分工为：xxx
每个任务的截止时间是：xxx
这样应用结构化表达，可以将问题表达地更清晰，表达对象也可以更快捷的明白你想要表达的问题。
关于工作本身需具备的能力
其次是关于工作本身的能力，包括专业能力、执行能力、组织协调能力和分析、解决问题能力。
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专业能力
做行政最容易误解的就是「专业能力」，经常会听到有人有这个疑问：行政需要什么专业能力吗？不是谁都可以？
这真的是超大误区，专业能力也是最基础的能力，想要成为一个更优秀的行政er离不开专业能力。
比如可以熟练运用各类工具软件，能用这些工具软件做到大部分的事情；比如可以自主完成安排的任务；可以通过独立思考或请教的方式，来发现问题的解决方案等等……
让行政工作更专业，可以提高更好的服务，可以总结这四个关键词：体验、效率、温度以及成本。
关注员工体验、合理控制成本；提供高效率服务、做有温度的工作！
如何提升自身专业能力，可以点击蓝字查看：
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执行能力
对于行政工作来说有很多侧重「执行」的事务性工作，这类工作要求一线人员必须执行到位，将工作按照既定的要求和约定的标准执行，重视结果导向，这也是行政人员的基本要求。
特别是很多常规的、甚至琐碎的事情，很容易发生松懈的情况，要严防执行不到位的情况。
比如会议室会议用品的巡检，很可能因为巡检不到位，不能及时发现隐患，结果问题在会议过程中爆发，导致会议过程的中断。
所以需要行政在执行工作的时候把每一项工作都落实到位，将执行力拉满！
其次，对于行政人来说，具备执行力意味着无论遇到多棘手的问题都会迎难而上，想方设法的去解决问题，不畏惧、不躲避。
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组织协调能力
行政的很多工作都具有统筹性质，需要多方紧密配合，所以组织协调能力也是行政人员必备的能力。
一项比较复杂的工作，调配好人员，让每个人都各司其职、各自负责，按进度、按质量，合作完成工作任务；调配好资源，让「好钢用在刀刃上」，这些都需要行政人具备相应的组织协调能力作为保障。
提高组织协调能力，可以具体落实在这些点：
合理分工；协助团队解决问题，培养互相补位的习惯；主动承担工作，而非推责；主动协助其他部门完成工作；学会项目管理；出现问题勇于承担。
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分析、解决问题能力
行政人在日常工作中的分析问题、解决问题能力也非常重要。
可以重点从以下几个方面入手：
·学会培养问题导向
很多事情如果你单纯的分析，没有目的的话，你的分析会很盲目，没有一个抓手做牵引，自然效果就不好。
如果你带着明确的目的去分析，去找答案，就会大幅提高效率。
·逆向思考
「很多事情，你正面进行不下去的时候，可以试着反过来想，可能就豁然开朗。」——查理芒格
分析事情不能一根筋，要学会一些技巧，会顺利很多。
·抓住主要矛盾
事物的行政是由主要矛盾的主要方面决定的。
所以分析问题的时候，要学会找出主要矛盾，只要抓住主要矛盾，就抓住了解决问题的关键。
其次，数据分析能力往往会被行政er忽略，但想要成为一名更优秀的行政人员，要学会进行数据分析，并高度重视这一能力，养成用数据说话、用数据发现问题、探究问题。
比如会议服务，公司究竟有多少会议资源？会议室总体利用情况如何？什么类型的会议室使用频率最高？其中很多情况通过数据反馈出来，对会议管理以及日后工作环境改造都会有直接帮助。
关于工作中的个人能力
关于工作中的个人能力方面，行政er必须要具备逻辑思维的能力、公文写作能力、学习能力和发现/洞察问题的能力。
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逻辑思维能力
在观察很多领导、优秀行政人后，你会发现无论是在语言表现中、还是行为表现中，他们所呈现的逻辑思维能力都是比较强的。
身为一名行政人想要进一步提升自己，拥有逻辑思维能力是必不可少的，不仅能直接影响社交质量，还可以考验工作能力甚至决定工作收入。
可以从以下几个角度加强自身的逻辑思维能力：
· 判断逻辑的自洽性
同样一件事情，能否判断逻辑自洽性就是你能否做好这件事情的根源之一。
比如当你和供应商签合同时，其商品的定价逻辑、其产品的检验标准、其方案的可行性能判断逻辑自洽性的行政人就不容易被忽悠。
当然，如果你还没有把握的话，可以通过最简单的多方比价来获得相关基准。
· 学会可行性分析
这方面有具体的工具可以使用，但更多的是一种习惯。
习惯性的问自己，对方说的事情是否靠谱？是否真的能如对方所言可以实现？为什么能实现？能用对方提供的方案来实现吗？
另外就是正反逻辑，或者叫批判性思维，很多时候一件事情从正向去考虑的时候，是很难发现问题的，往往你用逆向思维想一下就会发现不对劲。当然很多时候自己不知道错在哪里的时候，也可以请身边的人用逆向思维多问自己几个为什么，这样也是查漏补缺的一种。
· 学会思维导图
思维导图是个非常实用、非常有用的工具。学习的时候帮你整理重点，工作的时候帮你梳理思路，汇报的时候让你更有有逻辑性和自洽性。
· 站在客观角度思考
站在员工的角度去思考问题，而不是想员工会怎么做，这也是推荐大家经常去其他公司参观的原因。
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公文写作能力
公文写作是一件让很多行政er头疼却又根本「躲不开」的工作事项，而具有强悍的「公文写作能力」也是行政的加分技能，可以在一种行政人中脱颖而出。
在日常工作中，经常听到行政er倾诉：
一到写通知就头疼，感觉脑袋被掏空；
领导说我写的材料很水，各种被嫌弃；
每周写管理层例会的会议纪要，头秃；
……
所以，掌握公文写作要领也是重要的个人能力体现，不仅可以节约时间也可以成为职场中的加分项。
//关于如何提升公文写作能力，可以点击这里进行学习哦：
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学习能力
行政这个行业变化很快，多学习，多听大咖分享，触类旁通对自己未来的发展非常有帮助。
所以，无论是主动的还是被动的，学习将是一个行政er必须具备的能力。
提升学习能力，首先要求学习者拥有一个开放的心态，积极关注内外部环境，对新生事物具有好奇心，即使有些模式、方法并不适用于目前自身业务，但这种学习也可以打开你的思维，让你对工作的本质看得更加透彻。
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发现/洞察问题的能力
相信大家都听过这句话：没有问题，就是最大的问题。
对于在企业中起到承上启下作用的行政人来说发现问题、洞察问题更为重要。
·对工作上问题的发现能力
至少目前工作中的问题，你要能发现。
·隐性问题的发现能力
行政面临的很多问题，往往很复杂，要学会发现隐藏在水面下的冰山。
·连带问题及问题根源的能力
当发现了一个问题之后，能够判断通过这个问题可能会引发哪些问题，这就叫做发现连带问题的能力。我们说的发现问题解决问题，并不是说解决当前的问题，而是要能往下挖两到三层，找到问题的根源，从而避免问题再次发生。
当然也需要学会在解决问题的成本、问题可能后果及对KPI的影响间找平衡的能力。
·发现隐患的能力
有些项目里边可能有一些操作环节或经办人在交底的时候，感觉没什么问题，但一旦实操，问题就会爆发出来。
比如说搬家的时候，负责清点的人员不知道如何清点等等。
·提前发现问题的能力
这个能力需要经验及洞察力，也就是说碰到一件事情，你能快速的发现其中可能存在的问题或风险，这也是很多行政人薪资差异的原因之一。
听过这样一句话：对于行政人来说，没有哪一个是最重要的能力，因为行政工作的繁杂、琐碎，需要行政人时刻全力以赴，每一项能力都非常重要！
那么，通过你的亲身实践经历你觉得作为行政人还需要具备哪些能力呢？
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