采购是一门复杂的工作，除了对食品原料需有所认识外，选择合格、商誉佳的供货商。这就要了解供货商的经营管理与产地生产状况等。以大幅降低食品原料带来的危害，在合理价格与稳定供需的情况下进行采购作业。
合格的食品供货商是指：
有完备的商业登记证明文件、工厂登记证明文件等。
能提供符合法规标准的新鲜食材。
有自行建立与实施的食品相关管理制度等。
具备第三方验证文件或数据的食品原料供货商。
需要注意的是，供应链中所有供货商，包括农民、运送者、包装者、厂商、分销者(货车车队及仓库 )或当地市场，都应遵守相关的法律法规规定。
与供货商建立关系，并了解他们的食品安全管理措施。
建立合格供货商相关名录，内容至少应包括：
供货商名称、地址、负责人、联络电话。
供应品项与提供之检验或证明文件。
供货商名册宜每年审视更新一次。
对供货商进行评价。
评价项目包括质量、配合度与价格等。
依供应食材的规格正确性、数量、交货状况等，记录于供货商评价表。
评价不合格的厂商，在改善前将不再向其采购食材。
依供货商名册，排定年度供货商评价行程，每半年或一年进行一次无预警式的现场评价。
以主要食材、供应量较大者或供应高危害风险食材的供货商，设定为优先评价对象，以作为后续要求厂商改进供货质量的依据。
现场评价应查核供货商最近的被查核报告。
报告标准应符合相关的卫生安全及质量标准。
可以利用评价数据来检查以下操作是否有不当之处：
验收及贮存。
例行检验。
加工。
运送。
清洁与消毒。
个人卫生。
员工培训。
召回计划。
Haccp或其他食品安全管理体系。
为确保食品原料的供应及卫生安全的可追溯性，可经由双方协议签订合约以示诚信。
供货商合约的签订由采购、管制小组或管理部门拟定后执行，其内容视双方同意可包含：
买、卖双方基本数据。
合约有效期间。
订货方式。
供货短缺的罚则。
付款方式。
交货方式。
价格。
产品检查及验收。
权利转移及退货。
明定质量要求。
验收时应符合验收标准或提供产品检验合格报告书等。
供货商若有违反合约规范相关事项，得停止合约，供货商不得有异议，并需负担赔偿责任。
采购与请购人员必须清楚了解食品原料的来源，包括:来源国家、地区或农场等。
了解是否为当季产品，方能以最低价格买到最佳质量的货源。
特殊或主推商品的食材目前通常会要求有产品履历证明，避免购得仿冒商品。
进口食品原料须要求供货商提供进口报单与相关证明，以免购入问题食材。
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