在前阵子的深圳分享会上，有个很可爱的女孩子对我说：
“我不是来问考试和申请哒，我是觉得自己平时做事很没有效率，但是看你每过一段时间都能完成很多事情，想来问问你是如何保持高效的呢？”
其实我的经验基本都总结在之前发过的《我的时间管理》和《我的任务管理》里了。
不过经过又一年的实践，我觉得可以把这两篇文章的内容揉在一起，加上更完整的解释，一些执行的tips，和一些例子，给你们一个终极版的“效率指南”。
这个指南只有三步：
① 三省吾身（时间记录）② 分解目标（Small Batches）③ 计划和取舍
① 三省吾身：时间记录和颜色分类
我在《我的时间管理》和《我的任务管理》这两篇时隔三年的文章中，都提到了“不断自我审视和调整”这个概念，在《我的时间管理》中，也给出了具体的方法：记录你的时间。
但是我发现很少有人真的follow我这条建议。
我猜这一方面是因为，新习惯不是那么容易建立的，另一方面也可能是因为，我过去没有足够强调这个行为的重要性！
现在距离我写《我的时间管理》已经四年多了。我必须郑重地强调，如果你想大幅提升你的效率，你必须先学会记录你的时间+定期分析审视！
它也是我这四年效率提升的最大法宝。
这件事之所以这么重要，是基于两个前提：
要想彻底改变你的做事效率，你必须先了解自己的时间都花在了哪里
人对时间的感受是非常主观的，你不记下来，就不会真正知道自己的时间都花在了哪里
比如，携隐以前总觉得自己看美剧的时间并没有那么多。每天辛苦工作之后，看个一两集美剧，是很合理的休息吧？
然而回头看看自己的记录就会发现：我并不是只看一两集啊。
记录显示，我常常是一看就很多。常常计划看两集美剧休息一下，晚上再接着工作的，但往往一看美剧，整个晚上就不会再有力气工作了。
有了数据，就会显示出pattern；有了pattern，就要分析背后的原因。
然后我发现原因有二：
计划看美剧的时候往往是工作间隙，有点懈怠的时候
我对美剧没有筛选，追了很多部
所以我做了两个改变：
首先，如果当天还想再继续工作，我不会take一个美剧break，我会吃个水果，点个香，泡个茶，然后就回来继续工作。一天工作都完成后，如果还有时间，我再看美剧。
其次，我审视了自己看的美剧，发现其中很多都是我并不那么想看，纯消磨时间的（比如《吸血鬼日记》和《闪电侠》）。我对美国社会和文化都已经比较了解，并不需要通过这些美剧增加自己的知识。看它们对我一点帮助都没有，也并没有带来很高的愉悦感。
所以我把我追的剧削减成了两部：《邪恶力量》，《傲骨贤妻》（给我带来愉悦感最高的两部，不要问我后者完结了以后怎么办??）。
空下来我还是会看看其他美剧的，但我不再“追”它们了。
再比如，我以前总觉得，每天12点8点起，和每天11点睡7点起，根本没有区别，都是睡8个小时，而且12点也不见得比11点晚太多。
然而我的记录显示，在保持11点睡的那几天，每天7点能准时起床且感觉精神饱满，出去跑步回来洗个澡也才8点半，吃个早饭，9点开始工作，能一直高效地工作到午饭时间。
但12点睡的那几天，8点起来总觉得没睡好，然后就会打着哈欠坐在沙发上纠结要不要出去跑步，最后往往是决定不要出去了，然而坐到桌前也总要到磨蹭到10点多才进入工作状态。
发现了这一点，每天11点我就有足够动力督促自己去睡觉，因为清楚知道否则第二天lose的时间会更多。
可能你们有些人会说，至于么，连看个美剧都要这么分析，人生过得这么disciplined还有什么乐趣。
就好象我控制饮食的时候，也有很多人问我：至于么，人生要是连想吃什么就能吃的自由都没有，还有什么乐趣。
嗯，我只能说你还没有享受过disciplined带来的乐趣。
对我来说，每天能完成更多事，远比看美剧有乐趣；因为eat clean，使得大脑更sharp，身体更强壮更能应付各种任务，以及对自己的控制更强，这些远比在本能驱动下吃一口所谓的美食，得到那片刻craving的舒缓更为快乐。
那要怎么记录自己的时间？
携隐是用电脑自带的日程表来记录的。但如果因为种种原因你们不能经常用电脑记录，那么我建议你们：
每天下班的时候，或睡觉前，把之前24小时都干了什么回想一遍，然后都记录下来
实在记不住的，随身带个本子，或记在手机上
用微信给自己发送消息也是不错的记录方式（发到“文件传输”里面）
携隐的日程表记录法供参考：
使用工具：Mac自带日程表，和我的Google Calendar同步
记录内容：以15分钟为单位记录一天的所有行为
分类：我把我的时间主要分为蓝，绿，黄，红四类。
蓝色是对我最重要的事：Work和Personal。其中，工作更重要，所以是深蓝色；Personal包括技能培养比如学吉他，练字，也包括对我人生很重要的事情，比如写日记，整理游记等。
绿色是健康和个人成长：读书很重要，所以是蓝绿色；健身也很重要，所以是深绿色；美容护理，咖啡，三餐，都非常重要，这些记成浅绿色。
黄色则和人有关：和家人朋友在一起的时间，标成温暖的黄色；此外，我需要提醒自己时不时做一些社交，结交新的朋友，听到不同的perspectives，这部分networking标为橘黄。
红色是所有和娱乐相关的内容：看电视看美剧，发呆，网购，看没啥营养的小说…然后因为我想要track我花在微博和微信上的时间，所以在微信上闲聊，看朋友圈，或者浏览微博的时间，我都标为枚红；那些不得不做的家务琐事标为暗红色。
除了以上四大类之外，我还有一些小类，比如旅游标为灰色，作为上海Ross校友会的co-chair，所有跟UM或Ross活动策划有关的时间都标为紫色。
用颜色分类的好处是，你都不用做啥分析，看一眼日程表就能一目了然地看到你的时间都花在了哪里。
如果一眼看去，你的日程表大多是蓝色，就说明你这段时间工作效率不错；反之，如果红色开始大面积出现，你就要立刻反省并开始寻找原因。
还有，如果一周都没有出现黄色，是不是应该立刻给家里打个电话？好朋友是不是不知不觉又有三周没见了？如果太久没有出现橘色：这段时间太宅了，是时候参加聚会和商学院的networking活动了。
Tips：
即使同一个颜色里，也请给不同的内容写上标签。比如所有的一对一分析都标为“1on1”，这样我一搜“1on1”，就可以看到这段时间以来在这一件事上花了多少个小时。
携隐的日程表记录示意图：
一眼就能看到，起的最早的周二，工作效率最高，完成的事情最多
周日基本没有工作，除了周末休息外，前一个晚上睡太晚（深圳分享会回来）也导致整天没精神
周三的personal care部分移到周末做更好
最后，你要不定时做更细的分析。
“看太多美剧”和“太晚睡不行”这样的pattern，是可以通过扫一眼日程表就看出来的。
但是还有很多小的细节，不能一眼看出来。
比如：我蓝色的工作板块里，是不是都是有效工作时间？
我需要把过去一周的所有工作内容，都分类，看看它的分布。然后我可能会发现，我花了15个小时写微信推文，这占据了我每天太多时间，那么我长期的目标就是，要提高我写推文的效率。
曾子曰：“吾日三省吾身，为人谋而不忠乎？与朋友交而不信乎？传而不习乎？”
要做到高效的时间和效率管理，我们也要日三省吾身：
我有没有浪费了太多时间在红色事件上？
我还能继续提高最重要的蓝色事件的效率吗？
我有没有花时间去做对我长期很重要（却不紧急）的事？
只有做到这点，你的时间管理才会有真正的变化。
今日任务1. 创建不同颜色的标签2. 回忆你过去24小时内所做的事情，分标签记录在你的日程表上
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