在前阵子的深圳分享会上,有个很可爱的女孩子对我说:
“我不是来问考试和申请哒,我是觉得自己平时做事很没有效率,但是看你每过一段时间都能完成很多事情,想来问问你是如何保持高效的呢?”
其实我的经验基本都总结在之前发过的《我的时间管理》和《我的任务管理》里了。
不过经过又一年的实践,我觉得可以把这两篇文章的内容揉在一起,加上更完整的解释,一些执行的tips,和一些例子,给你们一个终极版的“效率指南”。
这个指南只有三步:
① 三省吾身(时间记录)② 分解目标(Small Batches)③ 计划和取舍
① 三省吾身:时间记录和颜色分类
我在《我的时间管理》和《我的任务管理》这两篇时隔三年的文章中,都提到了“不断自我审视和调整”这个概念,在《我的时间管理》中,也给出了具体的方法:记录你的时间。
但是我发现很少有人真的follow我这条建议。
我猜这一方面是因为,新习惯不是那么容易建立的,另一方面也可能是因为,我过去没有足够强调这个行为的重要性!
现在距离我写《我的时间管理》已经四年多了。我必须郑重地强调,如果你想大幅提升你的效率,你必须先学会记录你的时间+定期分析审视!
它也是我这四年效率提升的最大法宝。
这件事之所以这么重要,是基于两个前提:
要想彻底改变你的做事效率,你必须先了解自己的时间都花在了哪里
人对时间的感受是非常主观的,你不记下来,就不会真正知道自己的时间都花在了哪里
比如,携隐以前总觉得自己看美剧的时间并没有那么多。每天辛苦工作之后,看个一两集美剧,是很合理的休息吧?
然而回头看看自己的记录就会发现:我并不是只看一两集啊。
记录显示,我常常是一看就很多。常常计划看两集美剧休息一下,晚上再接着工作的,但往往一看美剧,整个晚上就不会再有力气工作了。
有了数据,就会显示出pattern;有了pattern,就要分析背后的原因。
然后我发现原因有二:
计划看美剧的时候往往是工作间隙,有点懈怠的时候
我对美剧没有筛选,追了很多部
所以我做了两个改变:
首先,如果当天还想再继续工作,我不会take一个美剧break,我会吃个水果,点个香,泡个茶,然后就回来继续工作。一天工作都完成后,如果还有时间,我再看美剧。
其次,我审视了自己看的美剧,发现其中很多都是我并不那么想看,纯消磨时间的(比如《吸血鬼日记》和《闪电侠》)。我对美国社会和文化都已经比较了解,并不需要通过这些美剧增加自己的知识。看它们对我一点帮助都没有,也并没有带来很高的愉悦感。
所以我把我追的剧削减成了两部:《邪恶力量》,《傲骨贤妻》(给我带来愉悦感最高的两部,不要问我后者完结了以后怎么办??)。
空下来我还是会看看其他美剧的,但我不再“追”它们了。
再比如,我以前总觉得,每天12点8点起,和每天11点睡7点起,根本没有区别,都是睡8个小时,而且12点也不见得比11点晚太多。
然而我的记录显示,在保持11点睡的那几天,每天7点能准时起床且感觉精神饱满,出去跑步回来洗个澡也才8点半,吃个早饭,9点开始工作,能一直高效地工作到午饭时间。
但12点睡的那几天,8点起来总觉得没睡好,然后就会打着哈欠坐在沙发上纠结要不要出去跑步,最后往往是决定不要出去了,然而坐到桌前也总要到磨蹭到10点多才进入工作状态。
发现了这一点,每天11点我就有足够动力督促自己去睡觉,因为清楚知道否则第二天lose的时间会更多。
可能你们有些人会说,至于么,连看个美剧都要这么分析,人生过得这么disciplined还有什么乐趣。
就好象我控制饮食的时候,也有很多人问我:至于么,人生要是连想吃什么就能吃的自由都没有,还有什么乐趣。
嗯,我只能说你还没有享受过disciplined带来的乐趣。
对我来说,每天能完成更多事,远比看美剧有乐趣;因为eat clean,使得大脑更sharp,身体更强壮更能应付各种任务,以及对自己的控制更强,这些远比在本能驱动下吃一口所谓的美食,得到那片刻craving的舒缓更为快乐。
那要怎么记录自己的时间?
携隐是用电脑自带的日程表来记录的。但如果因为种种原因你们不能经常用电脑记录,那么我建议你们:
每天下班的时候,或睡觉前,把之前24小时都干了什么回想一遍,然后都记录下来
实在记不住的,随身带个本子,或记在手机上
用微信给自己发送消息也是不错的记录方式(发到“文件传输”里面)
携隐的日程表记录法供参考:
使用工具:Mac自带日程表,和我的Google Calendar同步
记录内容:以15分钟为单位记录一天的所有行为
分类:我把我的时间主要分为蓝,绿,黄,红四类。
蓝色是对我最重要的事:Work和Personal。其中,工作更重要,所以是深蓝色;Personal包括技能培养比如学吉他,练字,也包括对我人生很重要的事情,比如写日记,整理游记等。
绿色是健康和个人成长:读书很重要,所以是蓝绿色;健身也很重要,所以是深绿色;美容护理,咖啡,三餐,都非常重要,这些记成浅绿色。
黄色则和人有关:和家人朋友在一起的时间,标成温暖的黄色;此外,我需要提醒自己时不时做一些社交,结交新的朋友,听到不同的perspectives,这部分networking标为橘黄。
红色是所有和娱乐相关的内容:看电视看美剧,发呆,网购,看没啥营养的小说…然后因为我想要track我花在微博和微信上的时间,所以在微信上闲聊,看朋友圈,或者浏览微博的时间,我都标为枚红;那些不得不做的家务琐事标为暗红色。
除了以上四大类之外,我还有一些小类,比如旅游标为灰色,作为上海Ross校友会的co-chair,所有跟UM或Ross活动策划有关的时间都标为紫色。
用颜色分类的好处是,你都不用做啥分析,看一眼日程表就能一目了然地看到你的时间都花在了哪里。
如果一眼看去,你的日程表大多是蓝色,就说明你这段时间工作效率不错;反之,如果红色开始大面积出现,你就要立刻反省并开始寻找原因。
还有,如果一周都没有出现黄色,是不是应该立刻给家里打个电话?好朋友是不是不知不觉又有三周没见了?如果太久没有出现橘色:这段时间太宅了,是时候参加聚会和商学院的networking活动了。
Tips:
即使同一个颜色里,也请给不同的内容写上标签。比如所有的一对一分析都标为“1on1”,这样我一搜“1on1”,就可以看到这段时间以来在这一件事上花了多少个小时。
携隐的日程表记录示意图:
一眼就能看到,起的最早的周二,工作效率最高,完成的事情最多
周日基本没有工作,除了周末休息外,前一个晚上睡太晚(深圳分享会回来)也导致整天没精神
周三的personal care部分移到周末做更好
最后,你要不定时做更细的分析。
“看太多美剧”和“太晚睡不行”这样的pattern,是可以通过扫一眼日程表就看出来的。
但是还有很多小的细节,不能一眼看出来。
比如:我蓝色的工作板块里,是不是都是有效工作时间?
我需要把过去一周的所有工作内容,都分类,看看它的分布。然后我可能会发现,我花了15个小时写微信推文,这占据了我每天太多时间,那么我长期的目标就是,要提高我写推文的效率。
曾子曰:“吾日三省吾身,为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传而不习乎?”
要做到高效的时间和效率管理,我们也要日三省吾身:
我有没有浪费了太多时间在红色事件上?
我还能继续提高最重要的蓝色事件的效率吗?
我有没有花时间去做对我长期很重要(却不紧急)的事?
只有做到这点,你的时间管理才会有真正的变化。
今日任务1. 创建不同颜色的标签2. 回忆你过去24小时内所做的事情,分标签记录在你的日程表上
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