在企业管理中,经常出现跨部门、跨岗位、多工口协作的长生产流程,例如:研发——生产——销售——安装——客服等。
长生产流程往往面临这样一种困境:因生产准备期有限,中间任意一个环节拖延都会影响正常进度,结果,最后导致下游承担了所有的压力。因为,总要有人为最后一道生产流程托底。
面对这一困境,有没有一种可落地的工具,帮助解决这类问题呢?
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有这样一个项目组,全年365天需要作业,每个作业通常需要3-5天准备期,涉及近11个生产环节。
此前,整个生产流程由一位部门负责人从头到尾进行跨部门统筹,久而久之,这样一个复杂的作业过程最后变成了该部门负责人一个人的事情,运作起来非常被动。
为了实现团队目标共有,激发每一位伙伴的热情,项目组进行了这样一项实验——实行每周轮值复盘机制。经过几轮实践验证,作业实现了提前策划与生产,工作效率整体提升,项目组内成员相互补位,加班熬夜问题得到了有效解决。
每周轮值复盘机制是如何运行的呢?其中的原理、原则与心法是什么呢?
项目组在原有生产流程的基础之上进行了改造,重新界定了轮值经理的岗位职责,升级了月度规划、周策划以及每日红绿灯打卡制度等配套流程。
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每周轮值复盘机制,以周为单位,由项目组内的伙伴轮流担当轮值经理,由轮值经理统筹推进本周的作业生产,制定自己的工作计划、哲学原则和口号,并在轮值过程中执行与遵守。
轮值复盘机制的关键步骤为每周轮值复盘会议。
会议流程如下:
1. 当周轮值组长总结
由当周轮值经理对本周的作业生产在“有”上和“无”上进行总结,分别总结做得好的方面和不足的方面,同时根据本周情况,更新哲学原则。
例如,“有”上总结本周产出和生产过程中的红绿灯情况,并分析原因;“无”上总结值班经理和伙伴的配合度、投入度、高光时刻、收获与成长等。
2. 伙伴共创
融入5分钟思考机制,针对本周生产不足的方面,由伙伴五分钟思考共创解决方案。例如:团队协作方面,如何更积极、高效地相互补位。
3. 轮值经理交接仪式
下周轮值经理接力,在本周的经验教训基础之上,发布本周工作的哲学原则和口号。
轮值复盘会议特别强调正式的交接仪式,尤其是发布正式的口号。发布正式的口号,助力每一位下周的轮值经理对未来一周的工作进行深度思考,并做出改变,激发每一位伙伴自动自发、主动成就自己的高光时刻。由此,每一次交接会将成为确认自己和伙伴大我的时刻,也会对团队形成一种机制性的滋养。
4. 下周轮值经理担当
设置轮值经理,目的是通过让每一位伙伴担当,从而实现激扬团队、哲学共有的目标,所以会议有两个基本原则:一是不能开成批评会,二是持续和坚持。
坚持轮值复盘机制,担当的过程使每一位成员开始真正关注其他工口的伙伴,并且开始愿意主动担当,主动帮忙。在轮值过程中,管理哲学每周更新,久而久之,管理哲学在实践中不断迭代,最终成为企业哲学手册的一部分。
轮值复盘机制,助力我们在忙碌的工作中,借助机制的力量,激扬大我,突破困局,打造每一位伙伴主宰的橐龠场,站在自己的舞台中央。 【整理摘编:时英平】
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