会议筹备怎样更高效？

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组织安排各种会议是办公厅（室）的一项经常性工作，常常面临三大难点：

一是筹备时间紧，临时性、突发性的会议多，留给会务人员的筹备时间短；二是协调任务重，会议筹备涉及的部门多、人员多，需要协调的事务量大；三是工作要求高，会议筹备标准高、细节多，需要会务人员精力特别集中。

因此，单凭记忆和经验开展会议筹备工作很难确保万无一失，容易出现“忘”“漏”“错”的情况。我们在实际工作中总结经验，通过运用“三张清单”应对会议筹备工作的三个难点。

清单是指详细登记有关项目的单子。它作为一种可以列出工作流程、工作要点和注意事项等项目的工具，能够把复杂工作拆解成具体、清晰、可操作的基本步骤，还能够在操作过程中协助确认各步骤逐项完成，进而避免人为因素导致的缺项、漏项、错项，保证整体工作的协调、精准、高效推进。

会务操作清单的种类很多，比较关键的有三张，即年度计划清单、会议流程清单、会议检查清单，可以在工作实践中收到事半功倍的效果，让会议筹备这种“多线程”工作更加清晰可控、精准高效。

第一张清单：

年度计划清单——解决“忘”的问题

凡事预则立，不预则废。在上年年末至下年年初，可以根据全年重点工作安排，统筹制定年度计划清单。年度计划清单包括时间、会议名称、主要内容、工作进度等栏目，每个栏目可以列入不同内容。

我们通常的做法是，首先，按照时间顺序将一年中涉及多部门、多任务、多步骤的重要会议罗列出来，以月为单位依次填入清单中。然后，以周为单位规划会议的阶段性任务，分别列入“主要内容”和“工作进度”栏中。

年度计划清单侧重会议工作的整体规划，目的是使全年主要会议一目了然，不需要细化具体任务和工作进度。年度计划清单就像一份作战图、计划书，让会务人员能够整体掌握会议筹备工作“面”的情况。对照会议计划清单，可以从整体上把握全年工作安排，做到胸有全局，进而更科学地分配时间、调配力量，更好地掌握工作主动权、把握工作节奏。

第二张清单：

会议流程清单——解决“漏”的问题

制度管人，流程管事。会议筹备一般可以分为三个阶段，即会前筹备、会中服务和会后落实，每个阶段又包含不同的具体任务。

会议流程清单侧重会议工作每一个阶段、每一个环节任务的分解。它在年度计划清单的基础上，进一步明确会议筹备工作各环节的时间节点、主要任务、工作流程和注意事项等内容。如，会议材料准备阶段，首先拆解出主要任务、具体流程和注意事项等，逐条列入清单中。然后，将表单送达各相关业务部门，并请各部门根据清单内容做好准备工作。

会议流程清单就像一部操作手册，让会务人员能够全面掌握会议筹备工作各条“线”的情况。根据会议流程清单中具体细化的任务条目，不但可以按时有序地启动任务流程，还可以协助相关业务部门明确要做什么、什么时间完成、达到什么标准等一系列情况，提高了沟通效率，保证了各阶段性任务不遗不漏地流畅推进。

第三张清单：

会议检查清单——解决“错”的问题

好记性不如烂笔头。会议检查清单，是列举会议筹备过程中所有需要检查的条目和标准的清单，包括工作中曾经出现的错误、容易忽视的步骤。

如，会议材料准备工作中，需要着重检查材料是否齐全、是否有缺漏或重复；具体标准可参照是否数量齐全、页码正常、顺序得当、摆放齐整。

需要注意的常见错误有缺页漏页、存在污渍以及文件缺少或存在多余文件。我们的做法是，首先把需要着重检查的地方和易出错、出过错的地方梳理出来，列入清单相关栏目。然后，会前对照清单逐项核实，并在已核实的项目前面的方框内画“√”确认。

会议检查清单内容要详细、具体，注意根据实际情况及时更新。

比如，在一次会议筹备中，由于参会回执的手写字迹不清晰，我们在制作参会人员名单时将一位部级领导同志的姓名写错了，幸亏在校核参会人员名单时及时发现并更正。在会后复盘中，我们在会议检查清单的“主要内容”栏增加了“是否对照参会回执双人校核”一项。此后，类似的情况再也没有发生过。

会议检查清单类似一本点名册，让会务人员能够精确掌握“点”上的要求。拿着清单，照单执行，可以减少错误，提高效率。此外，会议筹备工作中经常出现突发情况，可以根据检查清单“常见错误”栏中内容，制作应对突发情况的“应急清单”，提前准备突发情况应对措施，以防万一。

运用三张清单应对会议筹备工作三个难点，计划清单管全局，流程清单管任务，检查清单管细节，从面、线、点三个方面，促进会议筹备工作统筹推进，更加精准高效。

（作者单位：中央统战部办公厅）

来源：《秘书工作》2020年第5期