机关单位无小事。打电话不仅是个人的事,更代表单位,所以不能随意而为。
使用电话是公务员重要的日常事务工作之一,接打电话与人的性格特点、文明素养紧密相关。正确接打电话可以及时处理公务、树立机关形象、创造友好气氛、提高工作效率。
机关电话事务通常包括主动打出电话、接听打进电话、做好电话记录、掌握各种电话业务等内容。
基本要求是:电话铃响,立即放下手头工作,集中精力处理电话事务,铃响三声之内接听。
接听电话时,首先自报家门,统一使用标准礼貌用语。尽快转人正题,防止漫无边际的闲聊,通话期间如果不得不查阅与通话内容有关的资料,动作应当迅速、快捷,并礼貌地告知对方或等候或再行通话。
接打电话如果遇上客人来访,原则上应先招待客人,告之通话对方并挂断电话,如果电话讨论的事情不能中断,应告知来访客人,然后继续通话。通话时若掉线,应先重拨以视尊重。
接听电话,应事先准备记录工具,按时间、对象、事件、要求、任务等要素随时记录所听到的信息,为事件办理提供依据。
室外与他人电话联络,尽可能选择安静的环境,若条件不允许,应在电话中向对方说明。
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