机关单位接打电话应该注意的事项

机关单位无小事。打电话不仅是个人的事，更代表单位，所以不能随意而为。

使用电话是公务员重要的日常事务工作之一，接打电话与人的性格特点、文明素养紧密相关。正确接打电话可以及时处理公务、树立机关形象、创造友好气氛、提高工作效率。

机关电话事务通常包括主动打出电话、接听打进电话、做好电话记录、掌握各种电话业务等内容。

 

01  接打电话的基本要求

 

基本要求是：电话铃响，立即放下手头工作，集中精力处理电话事务，铃响三声之内接听。

接听电话时，首先自报家门，统一使用标准礼貌用语。尽快转人正题，防止漫无边际的闲聊，通话期间如果不得不查阅与通话内容有关的资料，动作应当迅速、快捷，并礼貌地告知对方或等候或再行通话。

接打电话如果遇上客人来访，原则上应先招待客人，告之通话对方并挂断电话，如果电话讨论的事情不能中断，应告知来访客人，然后继续通话。通话时若掉线，应先重拨以视尊重。

接听电话，应事先准备记录工具，按时间、对象、事件、要求、任务等要素随时记录所听到的信息，为事件办理提供依据。

室外与他人电话联络，尽可能选择安静的环境，若条件不允许，应在电话中向对方说明。

通话结束，应确定对方已挂断才能放下听筒，先行挂断电话是不礼貌、不友善的表现。

 

02  分类对待受话内容

 

(1)在接听电话方面，要求是：对中央和国家机关、兄弟省(市、自治区)及本省各地、各部门的来电，应问明情况，及时将来电时间、内容及联系人姓名、电话号码等记录，形成电话摘要。

接到有关单位请领导参加会议或活动的电话通知，除做好电话记录外，还要提请对方提供传真件。接到领导电话，要及时、准确、全面地传达领导批示、指示。

接到群众反映情况或要求解决问题的电话，一般可告知信访接待部门电话，请其直接向信访部门反映，或请其传真文字材料，登记后按照有关规定，转有关单位处理。

接听这类电话态度要热情、语言要文明，对反映情况要准确记录、整理，及时了解和核实，认真处理和反馈。