excel宏的应用
宏是指使用VB Script指令集(VB编程语言的子集,可以使用VB的常用语句)编写的针对Office组件的小程序。
利用宏,我们可以完成很多程序原本并不支持的特殊应用,比如完成某种特殊的数据计算,或者文档的特殊格式排版等等。
第一步,录制新宏
选择“工具-宏-录制新宏”,在对话框中,为你将要做的宏设定一个快捷键。确定之后,可以看到一个小的工具栏,上面有个“停”字。从现在开始,你的每一步操作都会被记录下来,直到单击“停”字下面的按钮,结束宏录制过程。替换默认宏名主要是便于分别这些宏。宏名最多可为255个字符,并且必须以字母开始。其中可用的字符包括:字母、数字和下划线。宏名中不允许出现空格。通常用下划线代表空格。
第二步,执行宏
录制完一个宏后之后就可以执行它了,只要,就会重复刚才的一系列操作。
当执行一个宏时,EXCEL按照宏语句执行的情况就像VBA代码在对EXCEL进行“遥控”。但VBA的“遥控”不仅能使操作变得简便,还能使你获得一些使用EXCEL标准命令所无法实现的功能。
要执行刚才录制的宏,可以按以下步骤进行:
1)选择任何一个单元格。 2)选择“工具”—“宏”—“宏”,显示“宏”对话框。 3)选择自己录制的宏名,选择“执行”。
或者是直接按下按初始设定的快捷键,也可以执行宏。
查看录制的代码
选择“工具”—“宏”—“宏”,显示“宏”对话框。 单击列表中的自己定义的宏名,选择“编辑”按钮。 此时,会打开VBA的编辑器窗口(VBE),在这里我们可以看到VBA的语句。(关于VBA知识,请参考《excel中VBA基础入门介绍》等文章)
编辑录制的宏
需要编辑宏是因为以下三个方面的原因。一:在录制中出错而不得不修改。二:录制的宏中有多余的语句需要删除,提高宏的运行速度。三:希望增加宏的功能。比如:加入判断或循环等无法录制的语句。
比如我们可以通过加载一个关于根据身份证求所属省份、性别、出生日期的宏来实现省份、性别、出生日期的自动输入。
在Excel文档中,要输入员工的身份证号、所属省份、性别、出生日期等。如果员工数量成千上万个,相关个人信息的输入工作量无疑是相当大的。我们可以通过Excel加载宏,来省去大量繁琐的输入,变得更轻松,从而提高工作效率。
下面就是利用一个Excel加载宏的实例,通过其操作步骤,来说明excel如何加载宏。
第一步,先下载Excel加载宏文件——“宏:根据身份证求户籍、性别、出生日期.xla”。
第二步,打开excel文档,单击“工具”菜单——“加载宏”命令,打开“加载宏”对话框,单击“浏览”按钮,找到“宏:根据身份证求户籍、性别、出生日期.xla”文件,单击“确定”,可以看到“宏:根据身份证求户籍、性别、出生日期.xla”文件已经添加进来,勾选“宏:根据身份证求户籍、性别、出生日期.xla”。
通过上两步就完成了Excel加载宏“宏:根据身份证求户籍、性别、出生日期.xla”的添加操作。
第三步,我们在A列输入了身份证号码,在B2单元格输入函数“=sfz(A2,"DQ")”(不包括最外侧引号,下同),回车之后往下拖动填充手柄以完成所有员工“所属省份”户籍地信息的快速录入操作。当然,依此类推在C2单元格中输入函数“=sfz(A2,"SR")”,在D2单元格中输入函数“=sfz(A2,"XB")”并往下拖动填充手柄,还可以快速地完成“出生日期”和“性别”等信息的快速录入操作。
下面以实例的方式讲解如何根据身份证号码自动提取出生年月、性别、年龄。首先,在excel中输入以下表格,实例如下面所示。
(身份证号码的输入方法见IT部落窝《excel如何输入身份证号码》文章介绍,网址是: http://www.ittribalwo.com/show.asp?id=266)
A B C D E
姓名 身份证号码 出生日期 性别 年龄
张三 510321197205030786 1972年05月03日 女 37
为宏指定快捷键的方法如下:
当给宏指定了快捷键后,就可以用快捷键来执行宏,而不必通过"工具"菜单。
为宏指定快捷键会覆盖默认的快捷键。例如:把CTRL+C指定给某个宏,那么CTRL+C就不再执行默认的复制命令。
可以在创建宏时指定快捷键,也可以在创建后再指定。要在创建(录制)宏时指定快捷键,只须在录制宏时在输入宏名后,在"快捷键"文本框中输入相应的键。
在excel中,录制宏后指定快捷键,只需选择"工具""宏",显示"宏"对话框,选择要指定快捷键的宏,再单击"选项"按钮,通过"选项"对话框进行设置。
在Word中,单击菜单“工具——自定义——命令选项卡”,在“类别”下找到“宏”,在“命令”下面选择需要指定快捷键的宏,直接将此宏拖到工具栏上。或者单击“键盘”,再次在“类别”下找到“宏”,在右边找到需要指定快捷键的宏,左“请按新快捷键”处点一下,输入快捷键,再指定就完成了。
其实,我们在使用Word进行编排文档时,有时也需要调用一些外部程序,如在编辑文件的过程中,突然要用到截图软件、excel等等。通常情况下,我们都是直接单击“开始”菜单找相关的程序或者回到桌面双击程序快捷图标,这样的操作就是稍微有些繁琐。其实我们可以在Word中将其余外部程序以图标的形式放到工具条上,随用随点,非常方便。
Word中利用宏实现调用其它程序的方法具体操作步骤如下:
启动Word软件后,执行“工具→宏→宏…”命令,调出“宏”对话框,在“宏名”文本框中键入宏的名称,以“ACDSee”为例,然后单击“创建”按钮,Word会自动进入VisualBasic编辑器。
在VB代码窗口中已经自动加入了几行代码,在“SubACDSee()”和“EndSub”之间,加入我们自己的代码:Shell "C:\Program Files\ACDSee5\ACDSee5.exe",Shell是Word宏中用来运行外部程序的命令,空一格然后在西文双引号之间输入你想要运行的程序的路径和程序名即可,然后关闭VB编辑器回到Word编辑窗口中。全部代码显示如下:
Sub ACDSee()
'
' ACDSee Macro
' 宏在 2010-7-14 由 www.ittribalwo.com 创建
'
Shell "C:\Program Files\ACDSee5\ACDSee5.exe"
End Sub
执行“工具→自定义”命令调出“自定义”对话框,单击“命令”标签,在左边“类别”中选择“宏”,然后将右边的“命令”框中一个名为“Normal.NewMacros.ACDSee”的命令拖放到工具栏适当的位置。右键单击这个新的命令按钮,从右键菜单中选择“默认样式”即可。我们还可以通过“更改按钮图标”为此按钮更换图标。
之后在Word中编辑文档时,就可以通过单击这个按钮随时调用ACDSee看图片了。使用这种方法,可以将其余常用的应用程序都可以添加进工具栏中。
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