文/虞莹 Elaine Yuk
看文章之前,请先思考:
1、你每年都写年终总结吗?你觉得年终总结应该包含哪些内容?请例举三点;
2、你认为年终总结的本质是什么?你会回看你过去的年终总结吗?为什么?
3、如果公司没有规定要写年终总结,你还会写吗?你会写成什么样子呢?
4、你有没有曾经看到一份让人震撼、深思、激动的年终总结?如果有,你觉得是什么原因会让你有这样的感受?
5、你打算拥有这样一份年终总结吗?
写这篇文章时,我把早先时间切片(time-slice)中的自己当作是目标读者,当然也包括可能和我当年一样——敬业努力但深陷发展陷阱——的朋友们。
这篇文章并不是告诉大家如何写一份常规的、公司版的年终总结。
交给主管的年终总结我们看得太多了。很多公号都会教你各种技巧,往自己脸上大量贴金。但技巧永远只是技巧。
如果你拒绝懒惰和公式化的思考方式,那么可以考虑一下这件事的本质。
作为一个年终总结,它应有的本质是什么?
从2008年开始,我在每年12月20日之前,写一份非常私人的年终总结,发给大约50多位关系密切的好友。在这些不寻常的年终总结中,我大致会写这些内容:
1、对工作业绩预判的准确性偏差;
2、影响业绩的利润的关键项目和关键行为;
3、成功项目要素提炼和优化计划;
4、失败项目内外因分析和改进计划;
5、一年中完整阅读过的书和推荐的书;
6、当年个人的健康休闲情况及与上一年的比较;
7、明年人生计划(工作、学习、生活和投资规划)
通过这些年终总结,我得到许多非常热情洋溢的反馈,这些反馈中包含了大量的欣赏、祝福、感悟、甚至还有很多非常棒的生意机会和投资机会。
我想,最主要的原因,是这些经验丰富的、我的朋友们(他们平均的工作年龄在10-30年之间),已经厌烦看到那些被动的年终总结,那些被公司主管要求完成的、沿用去年的模板、没有灵魂的年终报告。
即使数据详实,配色高雅,PPT花样迭出,和自己想要成为的自己又有什么关系呢?
美国陆军有一套针对项目的专业性讨论方法,称作是任务后检视方法(After ActionReview,简称AAR。美国陆军对于AAR的定义是:对一事件的专业性讨论,着重于表现标准,使参加者自行发现发生了什么、为何发生、及如何维持优点,并改进缺点。
AAR不同于问题诊断或项目分析会议,也不是品质管理PDCA循环的替代品,它的关键目的不是在评定对错、而是在于学习。参加AAR的人了解他们的谈话是导向于学习,目的是为了尽快缩短行动与学习间的差距与速度。
步骤一:目的。当初行动的意图是什么?当初行动时尝试要达成什么?是怎样达成的?
步骤二: 事实。实际上发生了什么事?为什么?怎么发生的?真实地重现过去所发生的事,并不容易。这不仅因为人类的知觉与推论历程存在很多偏误,更因为不同的人出发点不同,所观察留到的事情也会有不同。因此,AAR 采用了时间和关键两个维度进行全面分析。 (1)依时间顺序重组事件,(2)成员回忆他们所认为的关键事件,并优先进行分析。
步骤三:收获。我们从过程中学到了什么新东西?如果有人要进行同样的行动,我会给他什么建议?
步骤四:行动。改善行动根据时间长度分为三种:1)短期行动-可以被快速采纳、并可立即产生效益的行动;2)中期行动-影响系统、政策、以及组织的行动;3)长期行动-与基本策略、目标、及价值观有关的行动。
步骤五:分享。谁需要知道我们生产的这些知识?他们需要知道什么?杠杆性地把“有用知识”有效地传递给组织其它“有用的人”。
AAR能取得良好的效果,是因为它不仅分析行动,总结得失,找出问题,分析原因从中总结出规律性的东西,更将这些知识和技能固化成内部知识库,并有效地传递给组织中其他的人。
我们再次梳理一下,如何采用“任务后检视方法”做一份个人的、以终为始的年终总结:
第一步:预期的总体人生目标。
描述自己理想的工作生活、希望通过工作达成的个人发展目标,成为一个什么样的人,做出什么样的贡献。然后总体评价当年工作的满意度、及与理想人生状态的差距。并进一步分析具体是什么方面存在差距,是否可以调整。
步骤二: 已发生的事实。
列举当年工作业绩、可被统计的工作行为,包括项目数、项目平均周期,项目成功率。统计工作完成情况,分析工作效能突出,效率高、方向正确的工作内容,包括关键项目、关键事件,加强和优化这些成功因素。同时找出影响工作业绩的项目和事件,在未来工作中有意识地避免。
步骤三, 从经历中得到的收获。
将工作中所有依赖个人经验和直觉的部分全部进行文字记录,把工作过程记录下来,总结经验,将问题进行可视化。
步骤四:打算采取的三种调整行动。
短期行动-可以被快速采纳、并可立即产生效益的行动。包括个人工作习惯,时间任务管理,工作笔记法。
中期行动-影响未来工作行业、岗位、工作能力的相关行动。包括跳槽转行计划,学习进修计划、人生大事计划等。
长期行动-与长期发展目标,个人生活工作平衡相关的行动。包括个人健康、家庭关系、长期资产规划等。
步骤五:慷慨地与他人分享。
将其中你觉得有价值的部分进行选择性公开。▲
本文经Elaine 职场会客厅(ID:Elaine_Salon)授权发布,作者虞莹,转载请联系作者。
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