加强法务管理  降低法务成本

面对金融危机，如何有效地降低法务成本，成为值得关注的问题。对于该问题，我认为加强法务管理是有效降低法务成本的核心所在。法务成本主要是指在履行法务职能和法务管理过程中所产生的费用和支出，包括法务部自身支出、聘用外部顾问支出、诉讼成本、差旅费等。为了降低法务成本，应积极适应公司增强对分公司和管理部门服务的需要，能够更好地加强对分公司和管理部门在法律方面的服务、支持和管理，在自己的本职工作中，应本着一切从公司利益出发，通过不断地学习提高自己的工作能力，坚持正确的工作原则，能够顶住压力，敢于直言，积极主动为公司提供专业性的服务和支持，客观地提出自己的法律方案，积极加强法务管理。

对于目前的形势，为了达到降低法务成本的目的，在坚持“事前预防，事中控制，事后补救”原则的前提下，应加强做好以下方面的法务管理工作：

一、认真做好合同的审核，客观地提出书面法律意见，协助各部门对合同进行相应的修改，尽力减少公司存在的潜在风险，做好预防式或防火式法务管理。

目前对合同的审核较多地关注合同条款本身，而对对方营业执照、履行能力、资信情况等方面的审核较少，这可能会产生相应的风险，增加日后的法务成本。为了降低可能由此产生的日后法务成本，这要求各分公司或管理部门在交付合同审核时，应附对方的营业执照、税务登记证、资质证书、基本情况、资信情况等，使审核更为有效，真正降低潜在的法律风险。当然，公司应加强风险防范工作，建立风险防范机制。风险防范机制包括以下两方面主要内容：1、进行信用评估，选择资信良好的客户。这要求公司在交易前调查和评估客户的信用状况，做出科学的信用决策。调查内容包括企业概况、历史背景、组织管理、经营状况、财务状况、信用记录、发展前景等。公司应建立起适合公司自身特点的调查和评估方式，保证客户信用资料的完整性、准确性和适时性。客户的资信程度通常取决于5个方面，即客户的品质（Character）、偿还能力（Capacity）、资本（Capital）、抵押品（Collateral）和经济状况（Conditions）。公司通过对客户进行以上5个方面的定性分析，基本上可以判断其信用情况。2、签好合同。合同的作用主要是明确双方权利、义务，它是双方合作的基础性文件，也是保护合同双方合法权益的基础性文件，所以，合同的签订必须要慎重。鉴于合同的签订涉及很多方面的问题，也是公司维护自己权利的最关键的证据，所以公司的合同签订必须慎重，需有专业的法务人员或律师进行审查。在上海汇丰案中，对方欠我司15万余元，公司虽然通过诉讼胜诉，而且该案也进行了强制执行，但到目前为止公司未执行相应的款项，原因在于对方为个人成立的空头公司，资信情况较差，无可供执行的财产，公司在交货前本应要求对方全额付款后才能交货，不过公司却未按此执行，因而造成了如今这样的不利局面，可能使公司造成较大的损失，也使法务成本大大增加。

 

二、深入分公司和管理部门第一线，关注合同在实际执行过程中的问题，提出相应的法律建议，协助做有效的整改，做好执行过程中的控制，做好执行中的控制式法务管理。

公司签好合同虽然重要，但如在执行过程中出现漏洞或监督管理力度不够，再好的合同也无任何作用，这也将会给公司造成难以预测的损失，也会使法务成本大大增加。在合同的实际执行过程中，监督管理最为容易产生的问题是公司业务人员的不廉洁行为。公司业务人员是比较特殊的群体，他们直接接触到客户，他们的意见往往在很大程度上决定着公司客户的选择和合同的执行，所以业务人员实际上拥有客户的选择权和执行权，业务人员手中的这个权力常常使其成为拉拢利诱的目标。业务人员一旦有了不廉洁的行为，会在各个方面给公司带来损失，债权方面的损失就是一个主要的方面，当然也使公司法务成本增加。在郝声立案中，郝声立在职期间借用价值近12万元的公司设备给客户使用，在客户归还后，而其离职后仍然未归还公司，公司在寻求多种方法无法解决后，只好以其涉嫌职务侵占问题向北京公安局提起报案，但北京公安局不予立案，公司只好继续寻求其他方法解决。在履行该法务职能过程中，公司就产生了差旅费、人工费、材料费等法务支出。但如果公司在执行过程中加强了相应的监督管理力度，也许该案就不会产生，也就节省了该法务成本。

 

三、加强不良债权的管理，注意债权催收事项，有效地降低法务成本。

对不良债权的管理实际上是公司管理的一个重要方面，债权管理的水平反映了公司规范化的程度，良好的债权管理需要公司财务部门、营销部门和法律事务部门的通力合作，只有各部门通力合作，才能有效地减少不良债权。对不良债权的管理需要贯彻“预防为主、规范程序、全程控制” 的原则。预防为主的原则是与公司的根本目的相适应的，公司总是以追求利润的最大化为根本目的，适应这个根本目的要求，公司就应该尽量减少各种风险的出现，所以应贯彻预防为主的原则。其次要建立起一套比较规范的程序，规范的程序可以保证对不良债权的监管有序化。全程控制就是要求对不良债权的管理要贯穿全程，从不良债权发生的源头开始一直到不良债权的消失（债权实现或核销）为止，确保监管质量。清收不良债权的措施主要有：

1、运用非诉讼方式催收不良债权问题

非诉讼的清收工作花费的法务成本小，更重要的是不伤及公司和客户之间的合作关系，所以这个方式是公司的首选方式。实践中，公司的非诉讼清收工作往往效果不好，其原因往往在于清收的方式和力度不够。应该看到，对于一个欠款不还的企业，其债权人往往不止一家，其用于归还债务的资金也有一定限度，所以企业会根据轻重缓急确定不同的还款期，这个时候，谁催收的力度大，谁就可能更早的拿到钱，正所谓会闹的孩子有奶吃，所以必须通过各种不同的方式给债务企业施加压力。具体的催收工作要注意以下几个方面：

（1）、做好充分的准备。催收人员一定要对债务由一个全面的了解，包括合同签订的过程、是否存在争议、对方的态度及履行能力、对方可能提出的理由等，这样才能够有备而战。

（2）、注意催收人员的选择。不同的人员催收的效果是不同的，一般来说，级别越高的员工催收的效果越好，法律事务部人员的催收效果比营销人员好，律师催收的效果比非律师的效果好，所以公司在人员选择上也要注意。公司在人员选择上一定要注意方式和次序，要根据情况设计好人员的配置，以保证最佳的效果。

（3）、加强沟通，求同存异，解决问题。催收人员要善于把握对方的心理，从心理上拉近与对方的距离，对于对方能够提出的有一定合理性的意见和要求，要尽量给以解决，不能解决的要委婉拒绝。催收人员要耐得下性子，忍得住气，把握对方的心理，力争和平解决问题。

（4）、适当的运用造势战术，与对方打心理战。催收人员要学会虚张声势，给对方造成错觉和压力，往往收到较好的效果。如前所述，一个债务企业用于归还债务的资金是有限的，谁施加的压力越大，谁得到偿还的可能性就越高，而这个压力主要是来源于债务方的心理感受，所以追债务的人员要充分利用这一点，利用一些必要的方式，给对方形成错觉，来增大对方的心理压力，从而尽快的讨回不良债权。

（5）、注意观察了解债务人的情况，收集证据，形成判断，为下一步工作打下基础。催收人员不但要着力于催收债务，更要眼观六路，耳听八方，对债务人的情况要有一个比较准确的了解判断，以供决策者决定下一步的对策。

 

2、运用诉讼方式解决债权问题

诉讼是企业保护自己权利的有力手段，一个准备充分的案件，其效果常常是令人满意的，更为重要的是诉讼可以给企业的其他客户传递一个强烈的警戒信息，有效的抑制其他客户拖欠货款的企图。中国的企业家眼里往往将诉讼作为无奈的选择，但是越不敢诉讼，拖延下来的结果会越糟糕，所以对于诉讼的正确态度应该是：不轻易诉讼，不惧怕诉讼，做有把握的诉讼。在杭州地维案中，对方欠公司5.5万元一直未付，公司通过各种方式进行催收也毫无结果，公司果断提起诉讼，在该案未开庭时，对方就付清该款项，公司撤诉，该案完满解决。

 

四、加强不良债务的管理，关注债务进展情况，有效地降低法务成本。

公司在加强不良债权管理的同时，应相对应地加强债务的管理，积极关注公司债务的进展情况，以免造成不必要的损失。公司的有关人员在收到债务的催收情况、催款函、律师函等，应积极向有关领导汇报，共同协商相应的对策，并做好与对方的协调沟通工作，尽量协商解决，在公司有财力的情况下，最好尽快支付，千万不要等对方诉讼后才予以关注。如果对方起诉，公司将会承担违约金、利息损失、律师费、诉讼费、差旅费等法务成本，公司得不偿失。在中谷集团案中，公司在被起诉后才支付该债务，公司为此多支付了合计十几万元的律师费、诉讼费，公司损失较大，法务成本较高。

 

五、积极参与各类诉讼工作，在诉讼过程中发现问题，提出相应的解决方案和整改措施，做好救火式法务管理。

为了保证诉讼的有效性，应该完善相应的配套机制。配套机制主要有：

1、证据的收集、保管机制。

诉讼的有效性,要靠证据来证明。对于没有证据支持的诉讼，胜诉的几率会大幅度降低，所以证据的管理是诉讼的基础性配套工作。公司员工对此事的理解上有误区，他们往往在需要诉讼的时候才开始收集证据，而且认为收集证据的责任在公司的法律事务部门或者处理诉讼案件的律师身上，其实这个观点极其错误。我不是否认法律事务部门或律师负有收集证据的主要责任，但是在此需要提醒公司的管理者，大量的证据是在合同签订和履行过程中形成的，一旦错过了时机，就很难收集到。例如，业务员给对方送货，对方没有在货单上盖章，而只是由经办人签字，然后业务人员就将此货单带回，显然这是一个不规范的证据，但是如果想弥补，往好了说业务员再跑一次就可以了，损失点路费而已，往坏了说，对方就是不给你补盖公章或合同专用章，一旦发生诉讼就否认收到货物，这样损失可就大了。

事实上，证据的收集应该是一个公司各部门的所有员工通力协作的问题，这里需要做好两方面的工作：一方面建立起规范的证据收集制度，另一方面需要切实提高员工的法律素质。目前公司这方面的管理工作还有待改进，否则在面临诉讼时，可能会发现自己没有证据或拿出的证据不具有法律效力，让法律事务部门或律师爱莫能助，所以一定要收集、保存好合同订立、合同履行等涉及诉讼的证据。

一般来说，有关证据大致包括: 

（1）、能够证明双方权利、义务关系的证据,主要是合同,合同的变更也应有相应的证据。 

（2）、能够证明公司按照约定全面履行了自己的义务,不存在违约行为的证据,如对方提货的手续。 

（3）、对方未履行义务的证据,如对方出具或认可的欠条、还款计划、对账单等。 

（4）、对方未按约定履行义务,即违约的证据,如因对方提供产品的技术问题,公司已在合理期间内通知对方的证据,标的物的检验报告,对方承认质量问题的证据。

（5）、债权债务关系未超过诉讼时效的证据。

2、公司的内部问责制度。

公司应该建立起或完善内部问责制度，防止业务人员滥用权力给公司带来损失。这主要靠制度的建设与规范，有些制度制定的不好，就会给业务人员可乘之机，例如，有的企业规定，业务员计取提成是按照实际回收为基数的，而不考虑到回收比例，这就会形成下面的情况：如果一个业务员卖出了100万元的货物，实际回报收款为60万，而另一具业务员卖出50元的货物，实际回收为40万元，那么前者得到的提成要高于后者，但是前者企业带来的风险却远远高于后者，那么如何平衡这个问题呢，这时就需要建立内部的问责制度，即如果业务员回报比例不能达到一个固定的比例时，就要对业务员进得处罚，以避免业务人员玩忽职守。对涉及诉讼管理的其它环节，也要制定相应的问责制度以提高员工的责任心，减少不良诉讼的形成。在深圳高标案中，由于在起诉前，公司分公司没有提交、提及以及公司法务部并没有看到和审查过公司原员工王某签署备忘录的这份重要证据，在起诉后，对方才予以提交，而且公司原员工王某出庭作证对于公司不利的证言，这使该案公司一审败诉，公司有可能将遭到较大的损失，公司的法务成本也大大增加。

总之，加强法务管理，降低法务成本，并不是一下子能做到的，需要完善的机制和管理制度体系还很多，也需要公司各部门的通力合作，还需要公司各位员工的积极努力和配合。但我相信，只要努力，进步是肯定的，发展是必然的。为了适应公司发展总体规划的需要，我将争取进一步提高自己的法律服务意识和专业工作能力，为切实提高公司的法律事务管理水平，拓展法律事务管理工作领域，有效地预防、控制公司的法律风险，使公司的法律事务管理工作步入一个全面、高效的新时代尽自己最大的职责。