从题主的问题来看，这是一个文档协同的场景，所以你需要一款文档协同软件。
基于题目本身，个人觉得你需要考虑该软件对文件格式的兼容性。你还需要考虑文件分享可分内部和外部，两种情况下你是否有不同的分享要求。
目前比较主流的文档协同软件有石墨和曲奇办公（个人目前都在用），具体说说这两者的优缺点吧。
一、 石墨
石墨文档可以在线新建文档、表格和文件夹，也可支持导入本地word、Excel文件。
文档协同这一块，如果需要大家一起协作编辑，可以设置添加“协作者”，并赋予他们各自权限，编辑、评论或阅读
分享方式：可以设置公开链接分享、密码链接分享、企业内部共享、企业内部加密分享（并可设置只能阅读或可以编辑）
基于以上，它已经满足了题主对文件共享、编辑、使用、查看以及分享的需求。
缺点也比较明显：导入不了文件夹和PPT，要知道我们的文件夹大多都在本地，很多文件也是通过PPT分享的。希望石墨后续会在这方面完善下吧。
二、曲奇办公
曲奇办公可以在线新建文件夹、表格、文档。也可支持本地电脑word、PPT、Excel、pdf、jpg等格式的上传。
在文档协作这块，如果文件是内部分享，给成员配置好相应权限（管理、编辑、查阅），发个链接给对方，对方就可以直接参与协作了。
如涉及与合作伙伴的文件共享协作，可采用“协同发布”功能，同样可以做到编辑、使用、查看。
分享方式有三种：公开发布、安全发布、协作发布。可以设置分享人数、文件有效期、以及个性水印，这样对外分享的文件更可控 。
缺点：如果你要在线新建的表格或Word，而又需要使用比较复杂的功能，就不要指望曲奇办公啦，目前还hold不住。其表格和Word功能不如本地office 软件强大，仅支持一些日常办公用的比较多的一些常规、通用的编辑功能。
所以最好的办法还是在本地电脑编辑好，再通过曲奇办公分享出去。其他成员如需轻微改动，可以直接在线编辑；如果需要大调整，还是下载到本地，改动好后直接覆盖原版本就行。（不用担心原版本找不到，原版本还在，只是被覆盖了，可以调取，也可以与原版本对比）。
以上希望能给到题主参考，最好使用前两个都试用感受下。
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