变革背景
W 公司一直以来给予全球各地的分公司以较大的自主权,这在一定程度上能够保证其更好地发挥本土优势,却也埋下了诸如管理系统不统一、数据收集效率低下、资源分散浪费等问题。这对于业务工作的推行、公司战略的制定都造成了较大的影响。鉴于此,集团总部决定在全球范围内推行应用SAP 系统,以实现内部管理的协调一致, 同时提升效率。
变革管理团队
✚ 全球团队
SAP 的运营涉及销售、服务、生产、财务、HR 等多个模块,因此W 公司从全球各地挑选多名人员至集团总部担任流程专家,负责设计统一的全球业务流程。这些流程专家需要对企业内部流程极其熟悉,能力出色,并有极强的跨文化交流能力。该团队还搭配SAP 专家, 负责处理相关技术问题。
✚ 中国团队
为了能获得主动权,中国公司是较早一批上线的分公司。在项目开展的过程中,中国公司成立了专门的变革管理团队,负责SAP 的落地实施和沟通协调。
◆ 团队职责
制定沟通计划,确认沟通内容、沟通对象、沟通负责人和沟通形式等
组织进行各个阶段的流程和系统测试和培训
◆ 团队主要成员及职责
√ Sponsor: 由中国地区负责人担任,当投入的资源出现问题、或变革出现重大挑战时出面协调解决,确保项目达成目标。
√ 项目经理:由业务单元总经理全职出任,组织资源推进项目。同时负责和项目相关方保持沟通。项目出现问题时,向sponsor 汇报,并获得相应支持。
√ HR 部门:派HR 专业人员调入项目组,负责为项目组织人力资源, 确保人力水准和资源的连续性。在团队出现各种问题时,及时介入调整,确保团队之间的协作。在项目的重要节点,设计相应的激励方案,确保团队的士气。
变革准备工作
在项目正式启动前,公司发现原有的系统中有大量的数据冗余。这些数据若不提早清理,将会对新系统的应用造成极大的不良影响。另外,总部的信息、项目的具体进度也需要由专人跟进、联系。因此, 中国公司提前半年指定项目经理,全权负责历史数据和老系统的清理, 并与总部保持密切联系,沟通中国公司的情况。在进行前期的准备度评估后,公司认识到该项目对于组织未来多年内的业务、流程、组织都有深远的影响,而中国公司各个层级的管理人员认知还不足。因此, 决定在集团项目组未正式启动前,搭建全职的变革项目团队,制定变革沟通计划,与业务部门对接,提升业务部门的准备度。
另外,在系统上线、开展大规模培训前,为了更好地营造变革氛围, 变革管理团队成员通过各种方式,包括培训、交流和分享,做好一定的知识储备,并帮助未接触过项目的员工了解新的流程和系统。
变革步骤
✚ 召集人员至全球总部
配合集团公司要求,抽调能力优秀的人员至集团总部进行学习并参与试点项目的实施。在此阶段,对项目进行大规模的培训宣传,告知员工变革的原因以及变革将带来的益处等。
✚ 试点推行
集团在对项目进行一定的宣贯后,便开始选择若干单位试点推行新项目,了解项目的实际运行情况和可能存在的问题。
✚ 全球范围内全面应用
当试点取得成功后,作为成功范例并累积经验。这为后期在全球各公司的实施打下了坚实的基础。
✚ 变革成果的维持
在中国公司,系统上线完成后,本地的变革管理团队并未解散, 而是成为了固定的流程重组和优化部门。部门成员比变革实施时精简了很多,但依然保留了部分参与变革的重要流程专家,负责处理系统上线后出现的种种问题,保证系统的正常运行,以免影响业务的开展。当业务流程发生变化时,该团队能够实时将新的状况提交至总部并协同调整。该模式源于中国公司,并被之后变革的国家所借鉴。该团队在项目落地后持续保驾护航,有效保证了变革的持续性。
沟通框架及注意点
✚ 相关培训
◆ 培训内容
系统上线有大量技术知识和流程优化方面的问题。为了让员工能较好地适应新系统,由变革管理团队中的HR 专员牵头,组织了多场培训,培训的内容涵盖多个方面:
√ SAP 专业知识培训
√ 新流程培训、新系统操作技能培训
√ 项目的背景、变革的过程以及未来对公司、团队、个人的好处
√ 国外员工与国内员工工作风格、文化等方面的培训
在初步培训后,公司组织员工操作测试系统。当员工使用测试系统较为熟练后,再组织培训,为正式系统的使用进行铺垫。
◆ 培训资料
为了使培训的效果更为巩固,HR 团队配合流程专家,开发了多种形式的培训资料,方便员工搭配培训课程一起使用。主要的形式包括:
√ 网络培训
√ 一页纸的工作指导书(将主要的知识点、关键流程总结在一页纸上, 制成指导书,放置于座位、电脑旁,方便员工随时查阅)
◆ 培训老师
√ 全国各地能力优秀的员工集中至中国总部先行接受培训。待培训结束后,这些员工作为第一批受训人员可以率先到区域对变革进行宣传。
√ 在培训完第一批人员后,总部派专业老师到区域进行培训。首批受训人员将作为现场支持,配合专业老师的培训。
✚ 沟通方式
◆ 变革管理项目组每周定期会议,主要协调各模块之间的协调、进度和项目组资源问题。
◆ 与业务总经理每两周进行沟通会议,通报项目进度及需要和业务团队协调的问题。
◆ 将项目进度变成MEMO,每月一次与全体员工的沟通。
◆ 在各个办事处印刷项目海报,阐明变革的基本信息和进程。
✚ 沟通内容
项目的部门经理会实时了解以下内容:
◆ 项目推进进度、目前的问题
◆ 接下来的任务清单
◆ 需要业务经理协助进行的工作等
✚ 激励手段
◆ 完成相应节点的任务,会提供各种时时激励包括现金奖励
◆ 给加班加点的员工提供各种加餐
◆ 为国外员工庆祝其家乡的节日,营造氛围
◆ 利用各种节日或项目阶段成果,组织活动,激励项目组的付出
✚ 变革过程中的抵抗因素
◆ 使用SAP 系统的企业中,有大量失败的变革案例,员工对变革缺乏信心
◆ 新系统的到来需要推翻原本使用熟练的老系统,会对很多员工的日常工作造成影响
◆ 全球系统需要适应各国情况,中国区有自身的特殊性,系统的统一难度较大
◆ 转换系统需要投入大量的时间、人力、精力,常常与业务进度发生冲突
◆ 业务部门派出部门中能力较强员工进入变革管理团队的意愿度较低,这会对变革的进度、系统的培训造成一定的不良影响
✚ 抵抗因素的解决之道
◆ 公司高层的投入。从中国区总裁、到全职的变革管理总经理、到业务单元的总经理们,每两周半天的项目沟通会,及时协调资源, 显示管理层的决心和信心。
◆ 调任最优秀的员工加入项目团队,鼓励他们承担最有挑战的工作, 在组织中拓展影响力。
◆ HR 配合变革管理团队,及时在组织的各个层面安排沟通和培训, 关于项目进展和阶段成果。
◆ 在项目的重要阶段,持续投入人力,确保项目资源,并设计各类激励方案。
◆ 树标杆、树劳模、树典型,及时以“讲故事”的方式告知员工变革的阶段性成果,帮助整个组织、各个业务部门建立对变革的信心。
变革成果
在中国区复杂的现状下,SAP上线取得了巨大的成功。并且积累了成功的经验为全球其他地区所借鉴,也为SAP 在各个区域的应用树立了成功的榜样。
启示与建议
◆ 高管在变革中起到至关重要的作用,其决策需要具备前瞻性、战略性。在变革关键时刻,高管的坚持和决心尤其要紧。
◆ 大型变革中,所有相关方的时时沟通非常重要。需要有专门的变革沟通团队或专人负责策划、实施相关方的沟通。沟通工作需主动、有计划、有策略地展开。
来源:智享会《变革沟通管理实践调研报告》
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