会计凭证是会计档案的组成部分，也是重要的经济档案。因此，对会计凭证必须妥善保管，及时装订成册，确保会计凭证完整无缺。如何整理、装订、保管好会计凭证，现结合本人多年从事会计工作的经历，谈点体会。
一、会计凭证的整理
1. 每一笔经济业务的原始凭证，不管其张数多少，都应依左上角理齐，无论是自制原始凭证还是外来原始凭证，四边的毛边要修剪，特别是左上角的两条边，线要直，无毛边，呈直角形。然后，用大头针或回形针将原始凭证附在各该记账凭证后面，随记账凭证保管，并在记账凭证上注明附件张数，附件的张数要按独立的原始凭证张数计算。某些原始凭证，如差旅费报销单、医药费报销单，以报销单张数作为附件张数。至于每张报销单所粘贴的外来凭证张数，如车船票、小额定额发票等在报销单上注明，不计入记账凭证的附件张数内。
2. 原始凭证来自各种不同渠道，内容格式不同，纸张大小不一。如果原始凭证过大、过小、过厚、破损，可按以下办法处理：对凭证纸张较大，可按记账凭证的大小，先自下而上折叠，再自右往左折叠，对压在装订线以下的部分用刀片裁开向右折叠过来;对凭证过小的，可在小凭证后面涂匀胶水，平整地粘贴在记账凭证同样大小的衬纸上，防止装订后看不全凭证的内容;对破损的凭证要按原状贴补好，使得装订后不得脱落;对凭证过厚，如硬车票，取其表面一层薄纸粘贴在报销凭证上。
3. 某些重要的凭证，因保管时间的长短不同，需分类立卷归档单独保管，如文件、契约、合同等可以抄录主要内容，经有关人员签字后将抄入本附在记账凭证上，也可以用复印件作为凭证，但应在记账凭证“摘要”栏内说明原因及存放地点、保管人姓名等事项。
二、会计凭证的装订
1. 各单位由于经济活动内容不同，每月(期)结账时会计凭证的数量多少不一，一般而言每册装订厚度2—3厘米为宜，多者可视情况增订册数。
2. 记账凭证装订前要认真检查，看记账凭证的编号是否齐全，有无缺号，并检查原始凭证的张数有无多少，最后抽去记账凭证上的大头针或回形针。
3. 记账凭证排完序后，可将当月的《会计科目发生额平衡表》、《会计科目余额表》以及《现金转账收付凭证交接单》折叠后一并编排在记账凭证的前面，以便需要时查阅。
4. 会计凭证封面设计应包括册数、年度、起讫日期、记账凭证号数、原始凭证和原始凭证汇总表张数、记账凭证总页数等，日期、数字最好选用日期号码章用印泥粘印。为避免封面装订后填制失误，封面设计可在装订前完成，以保证会计凭证封面整洁美观。
5. 装订会计凭证可采用“三针四线法”。即在会计凭证左上角装订处，打3个孔绕4道线的一种装订方法。首先，第一个孔打在封面左上角距上边线和左边线1.5厘米处的交叉点上，其直径比其他两个孔的直径要大一点，以便于以后穿线。第二个孔在第一个孔的右边，距第一个孔和上边线1.5厘米处的交叉点上。第三个孔在第一个孔的下方距第一个孔和左边线1.5厘米处的交叉点上。这3个孔构成一个等腰三角形，它的两条直角边分别与封面的左边线和上边线平衡。打好孔后，进行穿线。第一针从第一孔的背面向正面穿(留下线尾5—6厘米)，向左边绕一道线，再从第一个孔的背面穿过，向上绕一道线，仍从第一个孔的背面穿过，引至正面，然后订第二孔。针从第二孔的正面穿过，从背面向上绕一道线至正面，再从第二孔穿过，然后从第一孔的背面穿至正面订第三孔。针从第三孔的正面穿过，背后向左绕一道线，再从正面穿过，将带针的线与原预留的线头在第一孔背面打个死结，在每次绕线过程中，要边绕线边勒紧，剪去多余线尾，用锤子锤平线结。
6. 在装订会计凭证时，还需要在装订处包好角，并盖上装订人员的印章。同时在每册记账凭证的左侧脊梁上注明年份、月份、册号数及记账凭证的起讫号数，以便日后查阅。
三、会计凭证的管理
会计凭证是会计档案的重要组成部分，应和账簿、报表等会计资料一同妥善保管。要建立会计凭证调阅登记，按规定办理借阅手续;设立会计人员交接记录簿，会计人员变动时，对交接的内容、时间、监交人认真记录;要设立会计档案专柜，专人负责保管，并选择防火、干燥、通风性能较好的地方存放，定期在橱内放入樟脑丸，室内陆面放置灭鼠药等，确保会计档案资料在管理期限内安全完整。
(作者单位：江苏省启东市海复镇农经站)
联系客服
