所谓模板,往往是一些好心人总结的审计套路和样式,它或者根据某个公司的具体情况而来(所以很大可能并不适用你所在的公司),或者是足够的泛泛以覆盖大部分公司(所以跟你们公司的具体情况还是不搭),大致参考也许可以,想偷懒,拿来就用,那么审计是肯定做不好的。如果你已经做过几年的内部审计,但跟人交流还是没有自己的见解,一提到要做新项目第一反应就是上网或者找朋友要模板,那么很可能你就是模板族了。 依赖各种模板是种生理病症,根子在于心中缺少真经。用填模板的勤奋掩盖动脑子的懒惰,日复一日,看上去做过很多项目,实际上只是重复地填了一些模板而已。 所以,跟我一起念拯救模板族的真言:问、看、思、目标、流程、风险。 以计划一个采购审计为例,示范一下这段真言如何使用。 问 不是问人要审计计划的模板,而是问跟审计项目相关的利益各方,听听他们的关切。不要一想到做项目,就是找模板抽样填底稿,走出你的办公室,去问所有跟这个项目可能相关的人。很多时候,有价值的信息在这个阶段会直接跳到你的眼前,而如果埋头于填模板,则永远不会发现。 首先要问自己,为什么要做这个项目,审计目标是什么?是年度计划中的一个例行项目,还是因为什么情况突然安排的例外项目?是常规审计还是掩盖在常规审计下的有特定对象和事项的专项调查?你自己心里要有个思路和方向。套用一句鸡汤般的话,叫没有目标的船,永远不会遇到顺风。没有审计目标,你永远不会知道自己要审什么。 然后,下面的这些人,都可以视情况去问。 一是问董事会的大佬,比如审计委员会的主席(这个视各人各公司和具体项目情况而定,只是小范围适用。有些审计同仁可能从来没见过董事会成员。),对这个项目有什么想法和建议。 二是问公司的总裁或者总经理,对采购部的期望是什么,什么地方比较满意,什么地方希望审计进行项目时多关注一下。审计部能够切实了解并协助解决高层的关切,这是价值体现的一部分。 三是问采购总监,了解采购部在过去一年的主要成绩,新的一年的主要工作目标和计划,重点和难点,供应商的开发和培养,采购员的培养、轮岗等等。 四是问公司的成本经理,过去一段时间内公司的成本趋势,各种材料成本的分析是否发现任何异常。 五是问生产部门和品质部的进料检验,采购材料的品质如何,有没有因为进料品质问题导致停线,最近有没有跟采购部吵架。 六是问设备维保部门,设备维保的合同执行得如何?备品备件的库存水平,质量如何,耗用如何? 七是问财务的应付账款部门,供应商的账期,付款。 八是问公司的法务部门,有没有跟供应商的纠纷和官司 只要你觉得有关,你可以继续问下去。问之前记得先列好提问的提纲,问完后记得做好笔记以便记录和综合分析。至于具体怎么问,那是另一个专门的话题,也就是审计谈话技巧了。 问完这些人,如果你的谈话水平不错且各部门基本配合的话,你会搜集到很多有用和有趣的信息,对采购部,也有了个立体的影像了。 看 是在正式审计之前,先看能够搜集到的相关资料。 看采购部的组织架构图和岗位说明书,知道都有哪些人,分工是什么,职责内容; 看采购部的KPI指标,看看业绩达成情况,看看驱动他们的都是哪些指标; 看采购部的人员档案,过往工作经历,奖惩,从知识和工作背景上是否能够胜任 (视公司情况而定,有的公司查阅人员档案会很敏感); 看采购部的SOP,看看采购部的具体各项业务是如何开展的; 看公司的授权书,对各项采购业务的授权是多少; 看系统里的采购订单,分个类,排个序,用数据透视表来回折腾多角度看看,看看一年采购花了多少钱,前10大供应商中有没有新进的供应商,过去几年哪些供应商的采购份额发生较大变化; 看被列入黑名单的供应商; 看供应商考核的评分表; 看以前的有关采购的各种审计报告等等。 看完这些,采购部是朝着什么目标按什么方式流程运转(至少书面上的),应该了然于胸。 思 是在问和看的基础上,进一步动动脑子,结合目标,流程,风险三真言,来考虑一些问题 1、采购部的工作目标是什么?高层对采购部的期望是什么?这种期望体现在其部门目标和KPI考核中了吗?实际的完成情况如何? 2、目前的制度和流程从内控设计的角度上是否完善和合理?能否支撑采购部的各项目标的完成? 3、大家对采购部的抱怨和不满都有哪些,集中在哪些方面?哪些地方比较可疑甚至存在潜在舞弊风险? 4、关注异常供应商,例如新供应商突然占了很大份额,老供应商突然被下掉,被列入黑名单的供应商,被从黑名单中恢复的供应商等等) 5、有哪些采购员比较奇怪? 6、重点的风险在哪里? 展开一下,所谓目标、流程、风险,是思考和审视任何一项业务或部门时的一个切入角度,即业务的目标是什么?为了达成目标,具体是怎样的流程来组织人、财、物实现?在这个过程中,有哪些可能的风险?没有目标,就没有风险,把弄清楚业务的目标和流程作为起点,然后才能去评估风险。 至此,一个采购审计的计划应该已经大致了然于胸了,接下来,就是起草一个审计计划了。审计目标,审计期间,主要审计的流程/控制点和风险,时间安排,人员安排,等等。 没有漫无目的的问人采购审计应该怎么做,也没有机械地去填一个计划模板,但你对这个项目的计划和实施却是前所未有的信心百倍。 如果上面这些都弄完,你对做这个项目仍然没有头绪,那么相信我,就算是西天神佛开过光的模板也帮不了你了。
来源:微信公众号“大王派我去巡山”
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