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在日常工作中,大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰,不可避免地出现数据漏输、多输、错输,或者格式输入错误等麻烦!
这不仅导致文章可读性差,录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度,可谓录入一时爽,汇总悔断肠。所以,我整理了十个最常用的数据高效录入技巧分享给大家,输入速度快、效率高,输错了还自动提醒,建议先码后看~数字、日期、含数字内容,都可以直接生成一列或一行序列~常用填充柄“+”,省时又省力,除了数字、日期、含数字的内容,“序列”更神奇的地方是可自定义!如果,我们经常要输入公司所有部门,我自定义一个“部门序列”,每次只要动动鼠标,1秒就填充好了所有内容,不会漏掉也不会错:自定义序列方法:点击文件—选项—自定义序列,按下图添加即可。如果多个单元格(可以不连续)要输入相同内容,选中要输入的单元格,直接编辑好内容后按【Ctrl+回车】批量录入。上面演示了相同内容,但如果遇到大量不同内容怎么办?方法:选中单元格—按Ctrl+G—选择空值(定位空单元格)—输入“=E5”—按Ctrl+回车这时候你就要问了,为什么要输入'=E5'呢?
其实,这个公式的意思,就是让定位到的每一个单元格的值,都等于其上方单元格的值。
【Ctrl+D】快捷键可以把上面单元格内容,快速复制到选中的单元格。PS:如果同时选中多个单元格,可以不用公式实现类似上面相同的效果。同理,他的兄弟快捷键【Ctrl+R】,可以把左面单元格内容,快速复制到当前单元格。选中部门这一列,点击 数据—有效性,打开数据有效性对话框,选择序列,然后在来源里拾取部门列表就好了。对于固定长度的内容,比如11位手机号、身份证号码等,不小心多输也不易发现。但是,如果我们限制了输入字符的长度,就再无后顾之忧了!如果设置最小值、最大值为不同数值,还可将输入字符长度限制在某范围内。如下图效果,我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了,特别好辨认!选中单元格区域,按【Ctrl+1】,设置数字格式类型输入【000-0000-0000】即可。其他的数字类型内容,都可以用000-000的数字格式类型来分段,0代表数字占位,几个0就代表几位数字,- 是分割符号,也可以用空格或其它符号代替。在表格里如果直接输入分数2/3,会发现立马变成就2月3日。“当前日期”在填表时的使用频率很高,如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累,出错率也高。你知道吗?表格有自带“今日”“当前时间”快捷键,又快又准!按下快捷键【Ctrl + shift + ;】快速输入当前时间~很多特殊内容是不可重复的,如工号、产品编码……如果,录入重复时可以自动禁止录入就好了!选中单元格区域,点击 数据—拒绝录入重复项—设置—确定。有时想允许重复录入,但要把重复内容标出来,或者用作数据重复检查,像下图这样:重复提示,表格也有好用的方法,只要设置“高亮重复项”就可以了。选中单元格区域,点击 数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。看到这里,你可能为掌握了这10个技巧而感到自己被拯救,但拯救你的除了这些日常会分享给你们的干货,成为稻壳会员,你还能享受23+项特权!