什么情况下需要开会？

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平常的工作中，我们免不了需要参加各种各样的会议。

多的时候感觉一天都在开会，导致白天什么事情也没干完，时间被切割成一小块一小块，无法完整地加以利用，反而效率非常低。

开那么多会，真的能够帮助我们解决难题吗？

我想未必，因为有些会，说是寻求大家帮忙，但是会上往往却没有几个人提出建议，甚至会出现片刻的宁静，最后也是不了了之，又说下次我们再约个会商议吧。这样的会，不开也罢。

有些人却很喜欢组织开会，尤其是有些管理人员，好像只有看到自己的日程表铺满红红绿绿的会议，才感觉自己的一天过得非常充实。

为什么有些人喜欢开会，反正我是不喜欢。

那么有些人为什么会喜欢呢？我认为是他们想让别人同他一起分担责任，一起背锅呗。领导不想独自决策，就想通过开会，来让大家共同决策。长此以往，喜欢通过开会来决策的领导，我想过不了多久，他们也会被逐渐淘汰。

在职场，要想有KPI，有业绩，对组织和公司做出贡献，还是要脚踏实地地干实事，只有通过做事情，才能拿到结果。整天通过“大家来来来，我们开个会集思广益下，做个决定吧”，只会带来组织成员的抱怨，并且经常将每个人的工作时间打断，不知道会对团队的工作带来多大影响。

通过观察我还发现，每天开会较多的团队，往往还都喜欢加班，有些可能是因为白天确实会议多了，工作只能晚上做。有时我想也是久而久之，养成了习惯而已，其实并没有那么多工作。

另一种情况就是这个团队真的没有多少实际工作，而只能通过开会或者内部培训，来找回团队的价值，外在看来可能他们还真的在工作在做事。这是一种特殊的情况，往往出现在公司当初未能准确预测业务的工作量，导致扩招人员，当业务萎缩时，出现人员的闲置；还有就是公司原先想拓展一个新领域，需要重新组建团队，抱着一定要做大做强的心态，早期大量扩大组织，但是经过几年的业务摸索和市场的残酷竞争，最后还是决定关掉新业务。但是又不能把这么多人全部裁掉，对于公司的社会面影响不好，于是就将这些人员安排到原先的业务组织中去，从而也就造成了原先组织的庞大，每个人没有那么多工作，也就会闲下来，那么组织领导不想被裁或者找点存在感，于是就只能通过不断开会，来伪装成工作忙碌的样子。

上面的这种情况，我想无论是团队领导或者组员，都不应该在这种情况下长期发展，因为根本看不到发展，没有业务，就等于没有经验，更不会有年底的绩效，对于个人职业发展也会不利。所以，能走还是尽快走。

说了那么多，对于什么情况下需要通过开会、什么情况下我们需要去参会以及开会的注意事项等，我想从一个小组织的角度，来做下简单的个人对于会议的见解分享：

· 重大信息公布（全员参加）：

什么是重大信息？我个人认为就是来自上面的管理层决定，对于组织有重大影响的信息，一般都是不确定的时间通知或者紧急的情况下。

比如，公司决定暂停一个项目或者某一块业务，又或者公司决定今天裁员多少。大多数是一些负面的消息，需要通过全员参加的形式告知。因为，往往这些信息会带来员工的负面情绪，需要正式，但会议时间最好控制在15~30分钟，并会后通过一对一沟通，及时发现问题并解决。

· 组内周会（全员参加）：

这是必要的定期的会议。为什么，因为作为管理者需要及时了解组内各成员的工作量、工作进展以及是否需要寻求帮忙等，作为成员，通过每周的汇报，可以锻炼自己的表达能力，增加自发地管理自己工作的能力，要说的是，必须及时汇报工作上的困难，及时举手，不要将问题和困难藏着掖着，导致后面连领导都没法帮你。

由于每个人的工作内容不一样，这种会如果时间过长，会导致不相干的人无所事事，浪费他们的时间。所以，组织领导需要严格把控每个人汇报以及和他们交流的时长，最好一个人3~5分钟左右，要求团队成员简明扼要，挑重点难点讲，以及寻求帮助的内容说，然后需要详细讨论的，会后单独找你再说。整个会议最好控制在半小时左右。

· 项目周会（相关人员参加，也可以不参加）：

研发人员，通常是按照带的项目不同而进入不同的项目组，项目组有项目经理牵头，为了把控项目进度，项目经理一般会组织个项目周会，每周循环。但是，由于项目组的成员太多，多则10~20人，这样一来，导致整个会议时间会在2小时左右。而我们反过来想想，其实和自己强相关的内容，却不足10分钟。

作为参加会议的人员，我觉得我们可以私底下和项目经理说好，等有与自己相关的话题的时候，再进入会议，而且自己事先准备好议题，需要与项目组成员共享的信息以及需要寻求项目组帮助的话题，并要求找到解决方案。对于这种会，最好自己也设定时间，半小时左右，不要泡在里面太长时间，否则只会听了一堆聊天，却拿不到你想要的结论。

· 会议形式：

如果条件允许，必须全部当面会议，因为面对面才方便交流，才最有效，做到及时沟通。线上会议，看不到每个人的表情，有时会因为设备的原因，调试等浪费太多时间。而且不要每次会议，都对着PPT开讲，准备个几十页的报告，没有必要，需要直接切入主题，从问题--原因--对策三个角度去主持会议，不要废话。

· 会议时长：

最多半小时，超过半小时的会议，往往都会浪费大家的时间。

· 会议准备：

无论是主持者还是参会者，都需要提前了解会议的主题，需要解决的问题，有没有相应的对策，如果没有方案，拿到会上来讨论，只会浪费时间，且不会有结论。会后也需要做到及时跟进，否则，就会出现会议开和没开一个样子。

· 能当面沟通，就不用开会：

工作中，不可能大部分时间都需要拉一堆人来开会，而是个别的点对点的，所以通过线下走动式的沟通和交流，速度最快也最直接。

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结束语

最后，学会拒绝，有时候不必要的会议可以直接拒绝，能不参加就不参加。现在有些供应商不打招呼就直接来拜访，导致和你瞎聊了半天，啥有用的信息或者结论都没拿到。

愿我们从今天起，学会开会和不开会，提升个人的效率，将主要精力用于重大问题的解决上，给自己和团队带来更多的收益。共勉。