邀请书
(一)邀请书的含义
邀请书是单位、团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的信函式文书,又称邀请函、邀请信。
邀请书与请柬相似,但邀请书的信息量比请柬大,使用范围也比请柬大,而请柬比邀请书庄重、典雅,表达的礼仪、情感色彩更浓一些。
(二)邀请书的特点
1.确指性
邀请书的发送对象是特定的单位或个人。
2.礼仪性
邀请书的使用,包含表达尊重、联络情感的意味,具有礼仪性。
(三)邀请书的格式与写法
1.标题
居中标明“邀请书”或“邀请信”字样。有的邀请书采用公文式标题,即由“发文事由+文种名称”构成,如“中国当代美学研究方向研讨会邀请函”。
2.称谓
顶格写被邀请者的名称,被邀请者可以是单位,也可以是个人。单位名称需用全称,姓名后缀职务、职称或“先生”“女士”“小姐”等词语。
3.正文
正文要写清楚在什么时间、什么地点举行什么活动,哪些人将参加活动等。若需要被邀请者发言或讲演时,要写清楚应作哪些准备。另外,活动有关的接待方式、报到方法、联系人的联络方法、食宿安排、费用缴纳要求、议程安排等事宜,均要作详细说明。结尾一般表示敬意和祝颂,并提出恳请对方能拨冗赴邀等。文末写“敬请光临”“恭候光临”等礼貌用语。
4.落款
如果是个人发出的邀请书,写明邀请者姓名;如果是单位发出的邀请书,则要写上单位名称,并加盖公章。
(四)邀请书的写作要求
(1)要把有关事项写周详,使邀请对象能够有备而来。
(2)态度要郑重诚恳,目的要明确,表述要礼貌。
(3)语言要精炼,篇幅宜短小。如需说明其他事项或预报有关材料,应另备附件。
(4)邀请书要求文辞典雅得体。宜用谦敬、期盼性语言,以表诚邀之心。
(5)邀请单位或个人的称谓、活动时间和地点不得有误。
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