做财务的同事跟小茉抱怨,增值税电子普票越来越多,怎么防止重复报销呢?用电子系统自然好,主要购买相关模块,大的财务软件,某蝶某友,都可以实现,但针对电子普票不是很多的情况下,用一个excel就可以解决查重了。
目前来看,通过发票代码和发票号码可以确定一张发票的唯一性。代码相同,号码不同,是不同票;代码不同的情况下,号码相同,是不同票。转化成不是绕口令的话,就是,只要代码和号码有一个不一样就行~
我们就依据这个,来设计excel吧~
需要的列信息,主要是下面的这些,如果大家还有具体的需求,比如凭证号这些,也可以加上。
【步骤1】查重前,请将代码和号码“列”的单元格格式设置为“文本”
【详解】代码和号码都是数字啊,只不过位数不同,小茉发现,有很多代码/号码都是以0开头的,这个如果直接输入到excel里面,前面的0就没了。怎么办,设置成文本。
选中发票代码列和发票号码列,按Ctrl+1,调出“设置单元格格式”,选择“文本”。
后面,所有的数字都会被当作文本,在单元格左上角有绿色的三角标识。
【步骤2】对“发票代码列”使用“数据验证”(2016以前的版本,叫,“数据有效性”),实现查重
选中“发票代码列”,点,数据-数据工具-数据验证-数据验证
在“允许”下,选“自定义”
在公式中,写入,=OR(COUNTIF($C$1:C1,C1)<2,COUNTIF($D$1:D1,D1)<2)
在“出错警告”的“标题”和“错误信息”,在发现重复时弹出警告窗口
【详解】步骤有点多,咱们一点一点讲~
首先,数据验证,确保我们在输入的时候,excel对输入到单元格的数据进行校验,校验依据,就是通过公式。满足公式,通过;不满足公式,弹出警告。
COUNTIF函数
COUNTIF是一个统计函数,用于统计满足某个条件的单元格的数量。他的语法,可以这样理解:COUNTIF(查找区域,查找内容)
此次输入的代码,是第一次输入,COUNTIF=1
如果不是第一次输入,则COUNTIF>=2
OR函数
OR是一个逻辑函数,用于确定测试中的所有条件是否均为 TRUE。条件中只要有一个为真,结果就是真。对于咱们这个查重任务,理解为,代码和号码只要有一个不一样,就通过~
【步骤3】对“发票号码列”参照【步骤2】使用“数据验证”
搞定~
以后只要每次仔细录入就好了~
重复的时候, 会出现警告
【小茉与小怼】
小茉讲完了。有问题请举手~
侯小怼同学举手了,他最喜欢的就是,怼~
小怼:既然代码列和号码列设置的公式是一样的,按为啥不能2列一起设置“数据验证”呢?
小茉:这个问题问的好。答案是,不能。这个主要与excel对于某个具体单元格运用公式的传递有关。假设,我们把C列和D列一起设置数据验证的公式,则对于一个具体的单元格,比如,D3,则他所被运用公式是:
=OR(COUNTIF($C$1:D3,D3)<2,COUNTIF($D$1:E3,E3)<2)
显然是不对的
小怼:要是有人PS电子普票怎么办呢?
小茉:额。。。好吧。那就再附上一张查验结果吧。。。那个不能PS~小怼啊,查验平台的网址自己百度吧。。。乖~