【生活小事】电子邮件的正确使用方式

【1】取一个合适的邮箱名称

无论是微信，微博还是网游，取名向来都是很让人纠结的事情，花半个小时思考如何让自己的名字亮霸气又兼顾诗与远方的大有人在。其实在私人生活中你想给自己取什么名字真的没有关系，然而邮件可能会涉及相对正式严谨的交流，给自己取名字请一定深思。最简单又有效的方式是使用自己的名称全拼或缩写，可以达到见名识人，也方便其他人在给你写邮件时可以确认自己的邮箱地址正确。与此相反，以下是非常糟糕的示范：

（1）冰冷的QQ号：像[e-mail]这样长串的数字会让人觉得你是某种不知名型号的机器人或者是连名字都不想改的懒星人，对工作的追求也仅仅停留在能用就行的水平。如果你要给国外发送邮件，这种邮件名只会让你看起来像是某种病毒或者钓鱼邮件，你的邮件将会有很高的几率被丢进垃圾箱。所以请务必不要使用自己的QQ号作为邮箱地址，无论你的QQ号有多少个6和8.

（2）匪夷所思的英文单词：无论你有多中二，热血或少女心，请不要在你自己的正式邮件中使用类似moonlight, happyangel或是kingofthenorth这样太高能的名字，一来可能让人怀疑到你的真实年龄和受教育水平，二来对方真的很难把这样的名字和你本人联系起来，三来万一你连这样简单的英文单词都打错，或者搞出whitehorseprince这样的词汇来就实在是太丢人了。顺带一提，邮箱名是不区分大小写的，一切邮箱名都会自动转换成小写，所以在邮箱名重名时，不要试图以更改大小写的方式解决问题。

（3）常年不用的英文名：我并不反对使用英文名作为自己的邮箱名称，但是一定是在一个前提之下：你的的确确在日常生活中或多或少的使用到英文名，并且该名称在一定程度上为他人所知。很多人大概在高中时期给自己起过一个英文名方便英文老师点名之用，从此往后就再也没有使用过。使用这样的英文名作为邮箱名称同样会让收信人感到非常的困扰，因为这个世界上已经有太多的andy, july, amanda. 尤其在只有名没有姓的情况下，这样的名称除了让收件人感到一头雾水外没有任何的意义。即使是会在日常中频繁使用英文名的朋友，也请在自己的英文名后跟上姓氏，方便他人记忆。

【2】“抄送”绝不等于“收件人”

很多人都会抱怨如今的软件常常拥有太多冗余的功能，不但体积庞大，普通用户其实也很少会使用一些特定的功能。例如既然邮件里有了“收件人”，为什么还要有“抄送”的存在？想要发送的人统统填进“收件人”不就好了吗？事实上，虽然“抄送”和“收件人”在功能上看起来确实非常相似，但是其使用却并不相同。通常情况下，“收件人”是邮件的直接投递对象，换而言之，如果你有任何的问题想要咨询，任何的事情想要告知，那个被咨询者和被告知者就是邮件的“收件人”。与此同时，如果你想要让这封邮件所传递的信息被第三方获悉，则第三方应该被放在“抄送”栏中。这样的差别细微却又万分的重要。如果邮箱出现在“收件人”列表中，通常都会有回信的义务，而“抄送”的对象则没有这样的要求。所以打个不恰当的比方，“收件人”是你交谈的对象，而“抄送”则是旁边看热闹的吃瓜群众，交谈对象应该对你的表达有所回应，而吃瓜群众只要负责看你们聊就可以了。常见的需要使用“抄送”功能的情况有：

（1）上司有意愿了解事件进展时，将上司放在“抄送”栏，沟通进展一目了然。

（2）在以团队名义对外联系时，将团队其他成员列入“抄送”栏。

（3）事件进展需要特定人员知晓，例如递交辞呈时亦可抄送给人力资源部门。

（4）将抄送给自己的其他邮箱，对重要信息存档备份。

【3】给邮件起一个简洁易懂的标题

给邮件起标题时，你应该化身为小学生，不加任何修辞手法，直接了当的把邮件的主旨提炼在标题中。提倡使用名词短语和动宾短语。使用方括号【】在标题中添加邮件标签也是非常好的习惯，既方便自己回溯查找过去邮件，也方便收件人了解邮件的大致内容，还能给人留下善于归纳梳理的好印象。就好像我写文章会在标题前加上标签一样。如果是以小组身份发信，标签上就可以标注【小组名】。例常邮件则可标注【例常】。忌讳标题过长，作为邮件最浓缩的关键字，如果使用完整句或包含过多信息，收信人在未来整理邮件时会非常辛苦，站在他人的角度，标题一定要做到言简意赅。

【4】小心附件！

很多时候我都会收到正文中说详情参见附件，而邮件中又没有附件的情况邮件。每次遇到这样的状况，都会对发信人的信赖感大打折扣。为了避免上述情况发生，在邮件中写下“附件”二字之前，一定先将附件添加进邮件再完成文字描述。最好的习惯则是在邮件正文末尾附上邮件的附件列表，让收件人一目了然。如果附件数量较多，则建议对附件先压缩再添加。

【5】锦上添花的签名档

签名档并不是邮件的必备选项，但却能够让你的邮件看起来更专业。就像穿上职业套装，加上签名档后，这封邮件就是你以签名档中的身份所发出，而不是作为普普通通的社会人。这在商务，涉公，涉外邮件中尤其重要。即使对于在校学生，没有特别的头衔可以添加。你依然可以添加自己的电话号码和学校信息，态度上大加分。

【6】适当的邮件发送时间

很多人都知道在深夜时刻打电话给别人是非常不礼貌的事情，邮件虽然并不会产生巨大声响直接影响他人休息，但是在非恰当时间发送邮件有时候仍然可能是一件不礼貌的事情，尤其对于涉外邮件。因为有些人将工作与生活划分的十分明确，工作时间外发送工作相关邮件有时就像不请自来的去他人家拜访一样让人坐立不安。

【7】第一时间回复每一封非垃圾邮件

无论邮件内容再简短，一旦你被列入“收件人”列，在收到邮件后，都应该在第一时间予以回复。已读不回是非常失礼的行为，你不需要长篇大论，有时候只要简单告知对方邮件已收到即可。这一个小小的步骤，既是对人最基本的尊重，也可以让发信人倍感安心。

【总结】

电子邮件和你身边的每一件小事一样，不经意间流露着你待人接物的态度。从今天起，用正确的方法善待每一封邮件，善待每一件小事，善待出现在你生命中的每一个人。