培训

保管员：

1.配件入库流程：（见PPT）

2.配件出入库动态（台账）及配件已定量查询方法：

（1）库存管理--库存维护--输入配件号后点台账时间调前然后查询。

（2）辅助功能--查询已定量情况--输入配件号查询销售单（服务站）/调拨单（中心库）

3.配件什么情况下需要进行封存，封存配件是否占用库存数，已定量配件是否占用库存数？

必须要在库存数中体现，但实物尚且不可使用的，如电泳，配件破损等情况。封存配件不占用库存，已定量配件占用库存。也就是说库存数包含已定量配件，不包含封存配件。

4.流水账记账内容：（见PPT）

5.寄售配件与账外配件的区别是什么：

寄售配件后续会开供应商发票；账外配件为总厂或供应商白给，或不良资产冲出，后续不会开发票。

6. 发票核对时都需要在流水账中记录什么：（见PPT）

7. 供应商退货流水账应该怎么记录：

采购员提供给保管员退货配件的订单流水号，保管员在流水账里找到该订单，在后面备注写上退货，或者换货时的日期、数量，换货配件的编码。

8.供应商对账时，流水账与对账单如何核对：

供应商对账单见下图：

 

对账单一般只提供该供应商未开票的配件编码及数量，一般采购员会根据DMS系统中未开票数及自己手中寄售账先核对一下，签字无误后保管员进行核对，只需跟手中流水账中配件未开票数量核对即可。

 

 

 

 

 

 

采购员：

1. 供应商请款

 

组织代码：2310（乘用车）

供应商代码：SAP系统供应商编码，不是DMS系统供应商编码

付款条件：30天付款：供应商供货以后次月付款

预付款：采购配件后，即使厂家未开发票，也要付款，可能是付一部分配件款，也可能是全付。（中石油）

贷款提货：采购配件后，必须按配件款全部金额给供应商请款。

1/3付款：按供应商账面应付账款总额的1/3付款（已开发票未入账的发票也应计入应付账款余额中）

请款流程：先查账面，按照付款条件打请款单，然后找相关人员签字，都签完给财务发资金申请OA，等财务办款，出票后先要求供应商开收据，收据和请款单一起给财务再进行付款。电汇不用开收据。

2. 供应商退货流程及不同条件下账物处理方式：

一、DMS系统账物处理方式

（一）、需要开退货发票给供应商：

出库方式：

1.供应商已开发票的账内配件：其他出库（标注给哪个供应商退货）

2.账外配件：其他入库形式先进行入库，再以其他入库负数形式出库（为在系统中留下调账痕迹）

3.账内配件但供应商没开采购发票：供应商负订单冲出，不用开退货发票。

 （二）、不需要开退货发票给供应商，供应商以其他配件调剂不良资产：

出库方式:

1.已开发票的账内配件：其他入库负数形式冲出不良资产，再以其他入库正数形式入库换货配件。

2.账外配件：其他入库形式先进行入库，再以其他入库负数形式出库（为在系统中留下调账痕迹），同时以其他入库正数形式入库换货配件。

3.供应商没开采购发票的账内配件（后续还会开发票）：供应商负订单冲出，再以供应商订单方式入库换货配件。以后开供应商发票直接开换货配件即可。

4.供应商以未开票的配件（后续不会开票）调换已开票的不良资产：供应商负订单冲出未开票的配件，其他入库方式入库相应被冲出的未开票配件，同时其他入库负数入库不良资产配件。

注：供应商以未开票配件调换不良资产的，一定要跟供应商确定该配件不会后续开发票，否则暂估（未开发票数）中不体现该未开发票明细，后续无法开票。  以上不良资产处理方式，即其他入库、其他出库或供应商订单，为便于查账及汇总，均需要在备注中写明“XX供应商退货或换货调账”。

二、供应商退货发票开具流程：

（一） 按申请单中内容要求填开发票申请单

，写明退货配件编码及数量、金额（明细多的情况下可打印后附在后面），由申请人，部门领导（马红），财务（管欣/汤华涛）签字后交由商务处高苓留存并换取退货发票。

 

（二） 填写发票申请单同时OA中需发“xx供应商退货发票开具申请”，附件中插入发票开具明细单

，并发给马红、薛新凤、高苓、管欣、汪洋。明细单中退货明细及开票金额一定与发票申请单中退货明细及金额一致。

注：退货发票申请单中明细尽量与其他入库或其他出库单中明细一致，如有特殊情况请提前进行说明。