许多人对 Worktile 的认识,都是从项目管理开始的。那么今天我们就来聊一聊什么是项目管理, Worktile 是如何帮助企业将项目管理做到极致的。
本文为《如何将项目管理做到极致》
— 有对策 | 2018 年第 3 期 总第 3 期
文 | 图图
概述
从项目管理说起
什么是项目管理?
项目管理是项目的管理者,在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部的工作进行有效地管理。
项目管理的四个组成要素:
项目管理的价值
对企业而言:有效的项目管理方法,可以将项目的耗时有效降低 10% 以上,并能够节约企业资源,直接为企业效益作出正向贡献。
对管理者而言:项目执行中能够有效地掌握项目进程。项目结束后还能沉淀 企业数字资产,为今后的优化升级提供数据支持和经验模板。
对员工而言:帮助员工把握工作重点,让项目协作权责分明、分工清晰、流 程有条不紊;有利于员工个人能力的发挥,学到更多东西,增强团队凝聚力。
成功项目管理的关键要素
托尔斯泰说:“幸福的家庭都是相同的,不幸的家庭各有各的不幸”。同样, 失败的项目管理原因千差万别,而成功的项目管理,我们总能够找出一些共性。Worktile 团队在研究了众多案例之后,总结出了如下的基本要素:
优秀的项目团队
清晰的项目流程
高效地沟通协作
分工明确责任到人
严格把控项目质量
企业数字资产沉淀
项目管理对系统的需求
随着企业对项目管理越来越精细的研究,传统的方式愈发不能满足项目管理的需求。
在这种背景下,项目管理系统越来越被重视。一个优秀的项目管理系统,应当满 足企业的以下需求:
能够有效地划分项目流程
形成项目内顺畅有效的沟通机制
建立完备的文档资料库
高效协调项目成员时间
安全/易上手/可靠
Worktile 助力项目管理
看板式项目管理
看板是一种使用可视化管理的方式,跟踪任务在整个价值流中流经的不同阶 段,具备如下几个特征:
流程可视化:把工作拆分成小块,一张卡片写一件任务,再把卡片放到墙上。每一列都起一个名字,显示每列任务在流程中处于什么位。
限制 WIP(work in progress):明确限制流程中每个状态上最多同时进行的任务数
度量生产周期:对流程进行调优,尽可能缩短生产周期,并使其可预测。
看板式任务管理是一种较为常用的协作手段,以项目单位,让所有人参与进来,了解工作进度,负责人等信息。既有利于项目经理对整体的把控,也有助于 每个参与者明确自己的职责。
利用任务驱动协作,轻松进行项目管理
多种视图方式,直观展示任务进度及完成情况,让工作一目了然。
还有项目甘特图(Gantt chart),燃尽图,让项目可视化,还可多人协作 编辑或查看,进度一目了然。
任务管理
所有成员均可在工作台规划安排自己负责的任务,待办事项清晰可见,井井有条。
在任务详情中,我们可以设置负责人、项目开始/截止时间等基本信息;还 可以进行子任务创建、任务分享等操作;简洁方便的对日常事务进行管理。
项目统计
实时数据展现,支持项目内统计和任务全局统计,通过多维度统计图表清晰 展示任务情况,企业、项目及成员进度,一目了然。
1)项目内任务统计
统计项目任务完成情况/工时/进度信息,快速掌握该项目完成进度及延误 率,成员的任务量以及完成度。
2)全局统计
系统内置多个统计图表,分别从企业、项目、成员等多维度进行统计数据展示。此外,还可以自定义任务统计图,按企业、项目、成员不同级别,对任务情况进行更细节展现。
专为工作场景所打造的企业内部沟通IM,提供一对一私聊、多人群聊等多种沟通方式。消息数据在Web端、电脑客户端和手机移动端在线同步并永久保存。
此外消息还和任务、日历、网盘等13个应用之间打通,大大降低沟通成本,打破企业内部信息不对称。各功能模块消息助手,不错过每一条与自己相关的通知提醒。
支持查看成员和资源的排期视图,查看成员或会议室的忙闲状态,确保日程安排与其他日程不冲突。
提供企业网盘和个人网盘,存储空间无上限,以文件夹的形式对繁多的文件进行分类和管理,构建企业知识库,与成员进行资料共享,支持自定义成员网盘操作权限。
支持在线文档的共同编辑,方便成员协作。
以官网改版项目为例,展示Worktile 在项目管理中的应用。
由于官网项目并非全员参与,所以在创建项目时我们将其创建为私有项目——只有参与人可以才有权限参与项目。
点击【设置】-【项目设置】-【成员管理】,私有项目中,可以在【项目设置】下添加项目成员,并为每个成员分配不同的权限。这里的权限系统默认提供“管理”、“编辑”、“只读“三种权限,“管理”包含项目的最高权限,可以管理项目和任务;“编辑”主要对应项目成员的操作权限,可以操作任务;“只读”主要用于设置某些成员只可见项目内容,以及关注或评论任务。企业还可根据所需在后台自定义更多任务权限。
项目燃尽图:燃尽图是用于体现剩余工作量的工作图表,由横轴(X)和纵轴(Y)组成,横轴表示时间,纵轴表示工作量。这种图表可以直观地预测何时工作将全部完成,常用于软件开发中的敏捷软件开发方式,也可以用于其他类型的工作流程监控。
项目任务周报:点击【任务统计】-【任务周报】,成员可以按周查看项目任务的延期、新增、完成情况,常运用于研发周迭代场景。
项目工时统计:点击【任务统计】-【工时统计】,可以查看项目每日预估和实际工时趋势、项目任务工时明细。项目任务工时明细中记录了此项目中任务的负责人、截止时间、预估工时、实际工时和工时差值。
沟通先行:由于分工不同导致的信息传递不及时、信息不对等等情况是企业协作过程中最常见也是最主要的问题。Worktile的设计理念中,永远是沟通先行,努力提升沟通效率并着力于建立起有效的沟通机制。
成员聚焦:企业作为一个共同体,所有成员都应聚焦于同一目标,才能实现最终目的的达成。基于这种观点,Worktile落地了OKR目标管理方法。
项目流程化:清晰的项目流程,是项目管理成功的要素。Worktile目前的项目管理还存在诸多可以优化的细节,这也会成为我们产品改进的主要方向。
高度自定义:企业的业务、规模、制度等千差万别,支持高度自定义化,才是项目管理系统匹配企业需求的根本。
除了优秀的设计理念和产品里,Worktile还在以惊人的速度不断进化。
每周产品迭代
深度用户研究
完善用户体验
专属用户服务
值得信赖的安全保障
Worktile 上线近5年来,在数据安全、账号安全、运维安全等多方面从未出现过事故,这背后是研发团队对安全的执着追求。
详情可参考 《 Worktile 白皮书_安全手册》
Worktile 与 50万+ 客户共同成长
协作时刻
世界上没有两个人是完全相同的,但是我们期待每个人工作时,都拥有许多相同的特质。
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