以“补偿”一词来描述秘书作用由来已久,较有影响的是楼宇生的《通用秘书学》。楼先生把补偿作用解释为“一定能力的缺陷由其他高度发展的能力所弥补或代偿”,又把补偿作用分成三个方面:精力补偿、智力补偿、心理补偿。这个理论很有意义,以独特的角度揭示了秘书工作的内涵,笔者颇受启益。下面笔者谈谈自己的一点思考所得。
一、“补偿”的含义
“补偿”这个词,与“添补”不同,前者是在某事物处于缺少、不足状态时而补,而后者无论对象是否处于缺少状态都可补,所以,“补偿”一词更显现出补的必要性、针对性、迫切性,这是雪中送炭式的补,而非锦上添花式的补。领导因全面负责管理工作而在这里或那里都留下了“空缺点”,从而对秘书这样的助手产生了强烈的需求,非秘书帮忙则不能正常开展工作。秘书就是冲着这些“空缺点”而进入秘书岗位的,他们决非一般的帮闲者。用“补偿”一词就能显示出秘书工作的这种补缺特性。
“补偿”与“弥补”也有许多不同之处,最主要的是“补偿”具有代为弥补的含义。“代”有两种“代”法,一种是由别人所替代,比如说,自己炒股亏了钱,朋友出钱帮着填补了亏空,这就可以说由朋友作了补偿,而若自己补足了原来的数额,则不能叫补偿;还有种“代”法,未必强调由他人弥补,而是强调由其他事物来替代或冲抵,比如说,炒股亏了钱,但做生意赚了钱,这就可说有了补偿。秘书工作的服务性特点正应合了“补偿”的这两层含义,秘书在工作中,所思、所言、所做都是出于领导的需要,为了领导的利益,在这里,“补偿”一词给我们的提示是:秘书的弥补工作要时时处处为领导着想,不能以自我为中心;再者,领导工作的空缺,不是由自己填补,是由秘书工作所弥补。既然是两种不同性质工作之间的“补”,在“补”的方式、环节、步骤、范围、程度等方面就会有特定的要求——切合性、恰切性。这里,“补偿”又给我们这样的提示:秘书工作与领导工作两者尽管关系密切,但毕竟性质不同,秘书人员既要尽可能补足补全,又不能越权越位。
有些人反对用“补偿”一词,原因是“补偿”有偿还、赔偿的含义。秘书当然没什么欠着领导的,但我们不能如此狭窄地理解“偿还”,要从社会的角度来理解“欠”与“还”。领导者走上领导工作岗位后,工作任务重了,心理压力大了,虽说能者多劳,但多劳也不能过劳,过劳了,社会就有欠于他。于是,秘书就承接社会的使命,对领导者的“过劳”进行补偿,使其疲惫的精力、紧张的心情、竭尽的思虑得以缓解或恢复,这不也可以说是一种偿还吗!所以,笔者认为,用“补偿”来描述秘书工作的作用是比较贴切的,它有助于我们认识秘书工作的性质及意义。
二、补偿的范围
一个秘书被配备在领导身边,他可以给领导做那些补偿呢?所谓有空必补、有缺必填的说法不科学,补足补全应该限制在一定的范围,否则,领导的空缺千千万,秘书全都给予补偿,既不可能,也没必要。秘书对领导的补偿范围,应该考虑下列两点来确立:
一是考虑自己的秘书身份。有些秘书也许能力很强,思维见解也很深刻,既可以帮领导做许多事情,也可以代领导做许多事情,领导对他百般依赖,言听计从,这样,他对领导的补偿就有可能超出秘书身份所允许的范围。该范围的内涵首先是分劳不分权,即便在有需求情况下,秘书也只能代为劳作,而不能代为行使权力。至于有些秘书见机盗用权力,则更不可取。再者,秘书作为国家工作人员,对某些领导的极端自私行为或违法行为不能补,否则就有可能沦为帮凶。另外,秘书即使补劳,也只能补领导之“过劳”,而不能补领导之“恶劳”,秘书毕竟不是奴仆。毛主席说:领导同志“一切都依赖秘书,这是革命意志衰退的一种表现。”对这种意志衰退,自然就没义务去补。
二是考虑自己的助手位置。设想一下,以自己处在领导身边这个条件,所有能够做的辅助工作有哪些?领导在没有聘用秘书之前,其工作处于“独”、“自”、“孤”的状态,存在许多待填补的空白点,对于实现其工作目标是十分不利的。领导聘用秘书后,由于多了一个人,而且又在身边,这将完全有可能改变他原本“独”、“自”、“孤”的工作状态,并为他实现工作目标创造优越条件。秘书处在这么个位置上,当能发挥“第二人”的作用,又能发挥“他人”、“旁人”的作用。所谓发挥“第二人”作用,是指在领导单独力量之外,增添一份力量;所谓发挥“他人”作用,是指发挥领导人处在当事境况下或碍于身份自己所不能起到的作用;所谓发挥“旁人”作用,是指发挥领导人自我孤寂状态下所不能起到的作用。这些作用的实践过程,也就是秘书补偿领导的过程。秘书身处领导身边这样一个位置,为补偿作用的充分发挥提供了可能性,秘书补偿就是要以实现这些可能性为追求目标。
将这两者结合起来,也就是:既不能超出秘书身份特点所限定的区域,又必须努力扩展到位置条件所提供的可能性区域,这就构成了秘书补偿的范畴。这个范畴,涉及的领域很多,但最主要的诚如楼先生概括的那样,在于精力、智力和心理三个方面。
三、补偿的方式
秘书的补偿工作,是对应着领导的空缺而进行的,具体说,有以下六种形式:
(一)、帮做领导独自做不了的事情。如果两件事情同时发生,而两件都很重要,领导无法分身,只能顾及一头,另一头就可授权秘书暂代职守,比如领导开会,秘书接待贵宾;如果事有轻重缓急之分,领导只能忙正事、要事、急事,而无暇顾及的杂事、小事、琐事则由秘书承担,比如领导外出签约,秘书留守值班;如果某件事过程较长、工作量大,则领导抓主要环节,秘书在次要环节上作配合,比如领导授意、审稿,秘书写作、打印。
(二)、帮做领导独自做不好的事情。有些事,领导独自做得了,但出于“智者千虑,必有一失”之虑,请秘书拾遗补缺;或出于“‘愚者’千虑,必有一得”的考虑,让秘书出谋划策;而当领导者犹豫不决争执不下时,又会出于“旁观者清”的考虑,添加上秘书意见的砝码。秘书在一定程度上参与,会让这些本该领导者自做的事情做得更为完善、周到。
(三)、帮做领导不宜亲自做的事情。有些事情领导者愿意做,但凭他的身份、地位、个性却不宜做。身份不宜的,如使点小诡计,耍点小手段,拒人于门外、承认过失等,这些事若由秘书代做,则对维护领导的威望有利;地位不宜的,如有些民众有畏官、疑官、厌官等心态,当官的若不能微服私访,只好委派秘书做“钦差大臣”。有时若有“邹忌”式的苦恼,就可利用秘书以更接近现实;个性不宜的,如有些领导个性冷峻,不善应酬,在交际场合就须由年轻、热情的女秘书代劳。另外,亲自不宜还可能源于当事者身份,比如领导者自我宣传、夸耀就不太合适,也许同样的话,由秘书这个旁人说出,就会起到事半功倍的效果。再比如,当领导者之间产生了矛盾,秘书从旁协调、打破僵局则是责无旁贷的。
(四)、帮做领导不愿亲自做的事情。有些事情,领导主观愿望不想做,而又从公务利益考虑不宜不做,这样就留下了必须由秘书去补偿的空白点。领导不是圣人,也不是超人,他有时可能因为个人怨愤而不去做该做的事,比如不愿与某个与自己有过节的人合作。有时也可能是因为性格情绪而厌烦做某些事,比如不愿参加形式主义的会议,不愿与某些“刁民”纠缠不休。秘书偶尔帮着应付一阵,起调节、过渡作用,未尝不可。
(五)、帮做领导自我做不了的事情。所谓“自我做不了的事情”,是指自己对自己要做的事情。这里当然不指那些自己给自己抓背、剃头之类的事,而是指那些心理方面的活动。有些心理活动非要以他人为对象,比如倾诉、发泄等。领导有时会让秘书分享喜悦心情,得意洋洋也只有在别人面前才能“洋”得起来,有时也可能迁怒于秘书。有些心理活动非要与他人合作。比如友情,俗话说:“位高多寂寞”,领导有领导的孤独,对于工作上的烦恼,从秘书哪儿最能寻找到理解,秘书要恰当地扮演“领导的朋友”这个角色。
(六)、帮做领导自我做不好的事情。像自我欣赏、自我安慰、自我激励等心理活动,虽说也能自我去做, 但不太可能取得好的效果,要是由他人发出,则特别受用。领导者其实往往有这样的需求,比如他作出了成绩,也希望听到别人的赞扬;遇到挫折,也希望得到别人给予的鼓励。有些活动,像自我评价、自我批评等,若是自我进行,不但起不到好的心理效果,而且也很难做到正确、客观。秘书在领导身边,就可有效地充当这么一个“他人”。其有效性,不仅因为充当“他人”,而且还因为所充当的是一个时时刻刻都能见机行事(补偿)的“他人”。
四、补偿的要求
首先,要主动、及时发现补偿的空缺点。以上所述的领导做不了或做不好的事,有些是显而易见的,像办公室值班、文书撰制之类的事,是作为秘书人员的硬性任务而规定的,没有发现不发现的问题,但大部分补偿的空缺点要靠秘书的主动意识去发现。称职的秘书不应拘泥于奉命行事,有时要揣摩领导心思,不令自行。当领导想发令而又碍于身份、面子等不发令,这本身就留下了一个基本的空缺,需要秘书心有灵犀不点自通。及时发现,是指空白点还处于萌芽状态时就已敏锐地感悟到,若需求到了万分紧迫时再去补偿,则为时已晚。主动发现与及时发现常常是相关的,主动会带来及时,及时要依赖主动。
第二,补偿的范围、分寸要恰宜。补偿的范围,从努力拓展的角度看,要充分运用秘书位置所提供的有利条件,从限定的角度看,要与秘书身份相对应,“恰宜”就是这两者的有机结合。补偿的目的,就是使完善、使充足,有些补偿,表面上、短期里是达到了这个目的,深层看、长期看,却是背道而驰。比如说给领导办私事、与领导交朋友、颂扬迎合领导,做得恰宜,有利工作的顺利开展,过火了,就有损双方的形象,反而给工作带来诸多不利因素。但若完全公事公办,对领导的空缺点熟视无睹,则也不恰宜,是工作不称职、不到位的表现。
第四,要善于、勇于补偿。像端茶递水之类的事,做起来比较简单,虽然也很有意义,但无所谓善于不善于、勇于不勇于,如果要说做的结果有好坏之分,那就表现在是否能主动发现、掌握分寸。像参谋工作、协调工作、诤谏工作、文书工作等不仅涉及到发现的主动性、分寸的恰宜性,更要依赖秘书的才智胆识。秘书做这些工作,必须要有相应的能力素质,这其实也是充分利用秘书“位置条件”的先决条件。至于“相应”的程度,楼宇生教授说是“高度发展”,笔者认为,能力素质高过领导自然是好,接近领导的也能发挥补偿作用。勇于诤谏,是秘书的才识在特定领域超过了领导时的一种表现。领导被眼前假象所迷惑的程度很深,以至于固执己见、刚愎自用,秘书及时予以劝说、阻止,此时所作的补偿是双重补偿,有智谋和品格两方面,更为难能可贵,也更有积极的意义
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