【数据】
景蜜村业主共840户。从5月3日至5月底,完成微信投票系统身份验证与绑定的业主442户,其中428户业主完成微信投票,另有77户业主书面投票补录进入微信投票系统,合计505票,5位业委会候选人均以90%以上与会业主得票率成功当选。
【攻略总结】
景蜜村业委会(公示中)主任徐香梅:
景蜜村业主大会筹备组业主代表邓建强:
邓建强:景蜜村作为一个公务员小区,首次民主选举产生业委会,所有选票公开透明,没有暗箱操作,非常值得骄傲。
首先,我觉得筹备组要做到平衡,一是对社区工作站和物业公司,二是对广大业主,三是对业委会委员候选人,筹备组首先要做到三者之间的平衡,就像一个三只脚的凳子,任何一个脚太长了都坐不稳,筹备组要公正。
第二,在三者平衡之外,筹备组的工作从某种意义上还要稍微偏向于社区工作站与物业方。为什么这样说呢?因为我们还没有组织之前,实际上工作站与物业方的力量很强,业主代表需要做一定的让步。我举个实例,有次我们在筹委和业主开会的时候,业主你说一句、我说一句,吵起来了,矛头都指向物业,我拍了桌子,我们需要的是一个按照流程来处理的工作组,如果(业主)你们再这样我就走了,你们去搞。从某种意义上,物业方面对我们筹备组代表感到可以信任,因为我站在很公正的角度提出问题,筹委一定要相对公正,否则你就得不到他们的支持。
对于工作站的沟通细节也十分重要。沟通要挑选不太难的时间,比如每星期一上午不要找人家,工作日的两点半到三点钟之后最好,因为作为工作站管很多小区,这个时间稍微宽松一点。我还喜欢用信息沟通,这样可以有效确认时间、确认地点、确认事件,口说无凭。
对于业主的沟通,在选举之前我们组织了业主聚餐会、大扫除、跳蚤市场等等活动,找出我们基本的队伍、义工的队伍,我们找出的义工队大概一百人左右。
我们还与周边已经选出业委会的小区:天然居、幸福家园做沟通,学习他们的公约、规则,结合景蜜村的实践,少走了很多的弯路。
景蜜村义工组组长于海龙、义工陈淑良:
陈淑良:我们筹备业委会的时候一分钱都没有,怎么办呢?几个人先拿出一点钱出来,我们要以最最节约的方式去做。比如标志性的义工服,最初我提出自己做很简单,买块布就可以了,样式自己设计,本钱就几块钱,但做衣服简单但印字太贵,到东门一问,光在衣服上印字就要一件衣服25块,所以最终在淘宝上找了一家网店,再跟他讲价,最后1件14块左右,很划得来。
于海龙:我们义工组筹备业主大会选举,第一要通过微信群、QQ群沟通好,设定好群规,确定支持小区组建业委会的业主才能进群,不支持的请他出去另外建群。我们还自己建了小区的微信公众号,及时推各种消息。对于挂条幅,有的小区业主跟物业公司关系不好,这边挂那边撕,我们小区业主跟物业关系搞好了,业主大会选举条幅的钱,都是物业公司从管理费出的。
在收集业主信息资料的时候,我们义工在前期做了一个调查表,由义工送到每户业主家里,内容包括搜集业主电话、对物业的意见等。有一点请大家注意,我们接触到业主的电话、房号、姓名所有的义工,必须签署保密协议,签字画押,因为涉及到隐私。
扫楼的时候有候选人和义工,也有楼长,景蜜村是多层小区,每一个单元是8-9层,每个单元都有一个单元长,好处是什么呢?他熟悉楼上楼下的人,起码脸熟,带着候选人比较方便,业主不会排斥。我们拉楼长,主要从微信互动中观察,确定这是一个经常发言、有正能量的人,有了楼长扫楼很轻松。
我扫过楼,有的业主对你热情似火,也有少数业主比较冷漠,要有心理准备,别让这少数人影响到你的心情。我们对扫楼有个表格,扫楼的时候让业主现场绑定微信或者现场投票时,义工们要记录清楚,形成一个大数据很重要。
通过做义工我自己很充实,认识了一帮热心的邻居,扫楼也锻炼了身体。筹备组、候选人、义工一定要团结,讲公心,有事多商量,平衡好家庭和工作时间,这就是我的心得体会。
小区“家规”怎么定?争议问题先搁置。
徐香梅:从一开始我们就成立了4个人的文件组,负责制定管理规约和议事规则。我们参考了天然居的模板、深透社的模板,还有幸福家园的模板,然后结合我们小区的特殊情况制定“家规”。
对于“家规”的讨论,我们先后进行了三次公示,可能有些问题会引起争议,比如车位问题,业主在群里会互相对立地讨论这个事儿,甚至可能吵架。所以我们定了一些基本的原则性框架,建议如果有重大争议先不要写,授权业委会成立之后再拿出一套管理制度的草案,这样会有利于团结我们小区的业主。
我们还把这些规约拿到社区工作站和街道办的法务室,请他们的律师帮助审核修改,让小区“家规”符合《深圳经济特区物业管理条例》,有问题先搁置,留待业委会成立之后,成立业委会才是我们最重要的目标。
业主大会选举宣传工作怎么做?
徐香梅:我们小区建了4个微信群,还有业主QQ群、工作群,明确群规,还开设了微信公众号,悬挂条幅,印发候选人资料,发出倡议书等等,这些资料都公开张贴,并发在公众号里,在业主群里滚动宣传,也便于是义工带候选人上楼的时候,与业主面对面宣传沟通。
我们为上门宣传还做了一期微信公众号的宣传专辑:《快看景蜜村9位候选人亮相啦》,《假如当选我们要给景蜜村做什么》,倡议书《共同参与、共建家园》、《景蜜村管理规约今起公开征求意见》、《景蜜村业主大会和业主委员会议实规则今起公开征集意见》,不断地公开。最初还有《什么是小区业委会》、《共同参与、共建家园》等科普宣传与倡议书,因为很多业主一开始认识不够,为什么要成立业委会、业委会能干什么。
对于微信投票,我们的公众号有上门绑定微信的七步骤,操作性很强,业主只要加了微信后,我们发的《七步教你绑定业主身份》,他一看就知道。宣传这块我们做了很多工作,大家都要重视。我们的智囊团有一个专家专门提出一定要把宣传做到位,从普及业委会的知识,到最后怎么让业主来支持、最后投票的时候业主怎么投、应该投谁,从结果来可能,我们每一步都引导得非常好,结果基本上都在我们的设想之中,和业主的宣传沟通非常顺畅。
微信投票系统可能不完美,但是召开业主大会很方便
王新建:微信投票系统是一个非常方便的工具,大家也不要认为它能解决一切的问题。在使用的过程中,政务信息网络断网、后台系统更新的时候,都可能会暂时影响业主进行身份验证绑定甚至投票,这时我们业主很着急,但需要等待,我们绑定业主身份时,最长一次发现有一天时间没法用,在投票的时候也是有一次发现系统后台短时间没办法发短信验证码。似乎这个免费发送短信的系统,由于每个月有一个短信的总量控制,当时正在月底,我们就没能发出去,只能等待系统解决问题,这是很急人的一件事,但是我想说任何事情都不可能做到十全十美,而且这个并不影响微信投票的核心功能。
对业主来说,我觉得这个系统的好处是什么呢?业主可以随时随地很方便的点几下手机就可以完成投票,所以它把投票或者参与到小区管理的这件工作简化了,就是你不用花很多的精力你就点几下手机就可以了。可以在手机上很方便地完成投票,还可以很方便地在上面查看候选人的资料,包括宣传资料。还可以随时随地来看投票的进展情况,有点像打游戏一样的,每投一票光标就往前走一格,公开透明,而且其实是挺有趣味性,我们所有的业主可以随时随地来看,有一种围观的心理,没事的时候就去看一看,就像看赛马一样的,看看哪匹马跑在前面了,对于促进投票的参与度也一定的作用。
对于我们筹委来说,我觉得用这个系统最方便的一点就是它方便统计,系统可以导出没有绑定身份的或者是没有投票的业主清单,谁家还没有绑定,义工就可以重点上门做工作:别人都投了,就你们家还没有投哦,赶紧投一下吧。这是个有的放矢、非常好的工具。
微信投票系统还可以给小区业主发短信,注意不要每天发短信,特别在投票阶段,避免熟视无睹。我们在投票开始和快要结束的时候发了短信,比如说现在已经倒计时了,请没有投票的赶紧投。而且这个短信是可以点对点,专门发到每一户没有还没有投票的业主。
投票结束之后,这个系统是可以自动计算投票率、得票率。票权面积难算,但是有了这么一个工具,点一下就自动出结果了。
更重要的,这个系统能够做到一劳永逸:大家开业主大会最头疼的就是爬楼,一家一家的敲门,人家在不在家、方不方便跟你谈这个事都是个麻烦。在业主绑定微信投票系统以后,开大会直接在手机上面点就好了,一劳永逸,非常方便,会节省大量的人力物力。
我们在宣传身份验证与绑定的时候,发现业主有个顾虑:刚开始不相信你这个系统对个人信息保护的安全性,我们找了很多的资料,官方的文件、住建局微信投票的宣传资料,还请了住建局工作人员到小区现场解说,让大家相信这是一个可靠、安全的系统。
最后,我们在微信系统最后计票的时候,发现有些商铺没有列入小区物业管理范围,所以要提醒一下大家,筹备组或业委会进了这个系统,首先要把小区业主清单导出来查看,在选举之前,确定小区业主资料是否齐全是筹备组或业委会的法定职责,避免最后计票才发现问题,这点很重要。
廖康旺:我补充一个细节,这个微信系统的短信发送功能,我感觉可以好好用。这个短信的落款是深圳市政务平台,比较有官方效果,在诈骗短信非常多的情况下,可信度会大大提高。除了已经绑定身份的业主我们可能直接点击发送短信,还有一些业主,如果我们收集到号码但他还没有绑定系统,我们可以单独录入他的手机号码,然后发短信提醒他进行绑定或者参加书面投票,也有一定的效果。
深透社监事、科苑48区业委会施法振:
今天听讲,感觉受益匪浅。景蜜村的选举过程,组织得很好,包括组织结构、各种细节、投票程序,应该做一个模板推广到各个小区。业主委员会的权力来源于什么?来源于业主大会。业主大会能够开成功,也就是我们业主委员会包括业主权利的实现,没有业主大会就不可能实现业主的权利,有了微信投票这个业主大会的工具,业主权利才有了一个利器。
深透社理事、第四届市人大代表、黄埔雅苑业委会张梅中:
谈一点我走业委会工作这六年的体会。参加业委会工作,要有公心,要公道,还要有冲劲,但也稳住,我刚当业委会主任的时候,范老(范国振)就说要好好努力,一般要五六年以后业委会才能走上正轨,按照我五六年的实践也确实是这样。对于景蜜村的成功,我也要泼一点冷水,这是没有金钱回报的事,家人很可能反对,我们自己要给自己鼓掌,希望大家坚持,这是一条漫长的路,要打持久战才行。
深透社理事、雍翠豪园业委会杨锋:
祝贺景蜜村万里长征成功走出第一步。雍翠豪园是深圳业主大会法人化的第一家试点单位,第五届业委会全都是公务员,我作为执行秘书,非常担忧的一点是什么呢?就是我们的公务员在参与小区事务的时候,会不会有一些超越授权范围的无意识的行为,那会导致自己的信用受损。所以我们制作了一个严格的授权清单,业主大会给业委会的一个授权清单,业委会给执行秘书的授权清单,业委会有可以作为也有不能作为的明确范围。这实际上是对我们公务员参选业委会委员一个保护,比如说业委会获得授权的范围是公共区域,但是如果业主在上面发生了摔倒或者什么事件,那个不由业委会来审核。
深透社理事、福景花园业委会管业旺:
感谢有这个机会来参与景蜜村的业委会成立的实践分享会。从这个中间我也感觉到你们成立业委会的艰难,有个建议:业委会成员意见必须要统一,内部意见可能有所不同,开会的时候实行表决,表决后少数服从多数。例如我们就物业去留问题进行表决,有两个委员表示反对,三个人表示支持,多数意见获得通过,通过之后业委会内部要草拟一份文件,5个人同时签名,保持业委会委员对外意见的统一。
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