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在合同中约定这个条款，不用单据也能收回货款！
随着网络科技的发展，现代企业的商务活动大多采用电子邮箱、快递送货等方式进行。而一旦发生买卖合同纠纷，特别是在催收货款的诉讼中，法官又要求提交有关合同成立并实际交付的相关证据，然而在实际交易中，由于企业间大多是采用电子邮件方式进行的下订单、对帐等活动，甚至有关交货时间、规格要求等重要内容都是通过电子邮件方式进行。
因此，如何证明邮件内容是双方交易的记录就显得尤为重要。
根据举证要求：要证明邮箱内的文件是双方交易活动的记录，首先得证明发送邮件的邮箱是对方的。因此，如果在合同中约定双方交易的邮箱号码，不仅方便在邮箱内进行下单、对帐等活动，而且一旦发生诉讼，只需对邮箱内的对帐单、交易记录等进行当庭展示或进行公证，就可以证明欠款的事实，而避免采用传统的送货单、对帐单等证据的收集上的困难形式。
在合同中约定邮箱号码应注意几个环节：
一是明确双方邮箱号码；
二是在合同中约定双方可以使用邮箱号码进行相关的交易活动。
三是对邮箱的变更和保管义务。即一方应妥善保管邮箱密码，如有丢失应及时告知合同相对方。如果邮箱进行变更，应书面通知另一方。
四是作为合同的主要记录，当事人有必要对邮箱内容及时进行存盘，针对客户建立专门文件夹，按月把邮箱信息进行归档管理。
五是在交易活动中，不要轻易删除邮件内容。
六是对邮箱的约定最好能使用在外网能打开并且能进行公证的邮箱。而使用企业内网的邮箱，由于不能在公证处的外网上打开进行公证，不便于通过公证方式向法庭展示证据。
在建设工程、装修工程、建设设计、委托开发等合同中，约定邮箱更为重要。如在建设工程中，施工方提交竣工资料或结算资料后，发包方或业主一般不会出具相应的签收文件，而通过约定的邮箱发送以上文件，则可以视为向发包方提交了相应的文件。发包方不按时付款的，则可以根据合同约定主张违约金。在设计合同或技术开发合同中，通过电子邮箱交付资料，不仅便于节省成本，更可以作为设计人或技术开发的受托人交付技术成果的证据。
通过约定的电子邮箱发送催款函，由于双方约定了邮箱作为联系方式，还可以起到诉讼时效中断的效果。
而在劳动合同中约定邮箱号码，通过约定的邮箱向员工发送规章制度、员工手册、违纪通知、解除劳动合同通知或警告书等文件，也可以起到送达的效果，可以大方便企业的管理。
作者：广东鼎方律师事务所 李律师 13828728561。
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