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连载23:从会议纪要说起

李可工作满了一周,周五下班回到住处已经天黑了,他匆匆地在楼下吃了快餐,不由地想起了在原来公司的时候是要求每周五晚上八点前是需要给公司来发送本周周总结邮件的(也就是本周去了哪些客户,做了一些什么样的工作内容,下周预计有什么样的计划等等)当时自己挺反感这样的事情,认为就是公司在变相的监督自己,可是当自己坚持了一年半载之后,发现每周的周报是反思自己本周工作内容的一个好过程,如果一件事情自己是全身心的投入了,那么肯定会带来一些不一样的收获。而如果本周自己确实没有做太多有价值的事情,在记录周报的时候只有胡乱拼凑的份,两种状态对比起来,自己都觉察到巨大的差异,如果是后面那种状态,那真的是要扪心自问深切反思了。


而在新公司,部门领导并没有这个强制性的要求,只是在周会上让大家口头简单汇报一下本周工作就可以了,但李可觉得原来公司的做法挺好的,而且自己都养成了习惯,于是便不假思索地给部门领导写了一份这样的周工作总结邮件发送了出去。邮件的内容条目清晰地记录了本周的学习成果,学习过程中发现的一些问题和不足,通过什么样的途径最终解决了这些困难等。


时光如白驹过隙,李可进入Y记软件也快一个月了,也陆陆续续地参加了两三次的周会,这不这个星期五他又像平常一样回到公司参加部门组织的周例会,会议的议程一成不变,每个顾问轮流汇报一下本周主要做了哪些工作、存在什么样的困难,需要领导来协调资源处理的,然后再简单汇报一下下周的工作计划:


每个顾问都概要地讲了一遍,轮到周伟进行工作汇报了,他漫不经心的说道:

本周我还是处理XX项目的事,还没有处理完,预计下周继续吧

老兰这时候有点皱起了眉头你那个项目好像已经做挺久了,上周不是说基本上就要收发了吗,怎么这周还没有搞定,还要再继续投入啊?

没呢没呢,还有一些事情没做完,我上周周会没有说要完成哪

那上周问你有没有什么样的一些困难,你当时又说没有,怎么这周又有这事那事了呢?老兰反问道

哎,这不计划总赶不上变化吗周伟显得无所谓的样子


老兰这时候脸色已经由晴转阴,想发火又忍了回去,这样吧,从这次周会开始,咱们不能光口头沟通了,还是要规范一下,哪位愿意主动来记一下会议纪要,后面咱们以会议纪要为准,事情的跟踪也有据可依


部门里面的同事你看着我,我看着你这时有的人玩起了手机,有人打开笔记本做敲击键盘状,总之都默不作声的样子,每个人心里都在嘀咕白天上班已经够累了,项目上的破事已经把人累得够呛,谁还愿意来揽这事儿,李可作为一个新人见大家都不做声,也不敢轻易说话,正在这时老兰的目光望向了李可,于是李可便接下了这个话茬:

要不从今天开始,我来试着记一下吧,记得不对的地方还希望大家多指教

这个时候像一声春雷一样解冻了沉闷的氛围,部门的几位老同事连连叫好

好啊好啊,之前就听说小李平常的文笔就不错呢,记会议纪要再合适不过了,这下可是发挥特长呢其他人也哈哈地附和道。

好吧,这事就这么定了老兰一锤定音


李可虽然应承下来了这事,可心里还是有点担心的,毕竟这可是自己第一次记会议纪要,会议纪要应该怎么记,难道就是把各位同事在会议上讲的话统统记录下来嘛,肯定也不对,那自己不是成了速记员嘛,他回到家赶紧上网查阅了相关的资料,首先要明白一遍,会议的主要目的不是为了开会而开会,而是为了解决相应的问题,所以,在整个会议的过程当中,固然有领导的讲话也好,同事的讲话也罢,这些都是为沟通信息、解决问题而服务的,就像今天现场所出现的问题一样,会议的结论很重要,对于达成共识的要准确、完整、全面地记录下来。对于需要后续跟进的事项以及相应的负责人员、预计完成的时间及所需的资源等等这些也是会议纪要非常重要的内容加以记录。


在了解到上述的知识之后,再加上自己是文科生的背景,当天的会议纪要反复斟酌了好几遍,最后又检查了确定没有文本错误、再加上整齐的排版之后给全部门的同事群发了出去。当他点击发送按钮之后看了一下时间,此时已经凌晨一点了。但李可睡意全无,他觉得这正像自己的第一份作品一样,期待着周一大家打开邮箱的那一刻时读到这份邮件时的欣赏表情。



本节的小故事,想给各位职场新人分享几点:


1. 永远不要怕自己做得太多,对于新人来讲锻炼的机会及由此而获得的成长,才是应该放在第一位的。正由本节中哪怕你是从简单的会议纪要做起。


2. 积极主动的心态很重要,不要用被动的接受的心态来看待问题,为什么领导总是给自己追加任务为什么其他同事给自己过不去这不明显欺负新人嘛,当你用一种积极的主动的心态来看待这个问题的时候,你会发现所谓的问题就是锻炼自己的机会,哪怕这件事情你没做过,甚至有可能做不好,但通过这件事情,你不是发现了自己的不足,从而通过学习最终提高了自己的技能嘛,何乐而不为?


在初入职场的时候,由于自己在新环境下并没有太多的优势可言,最根本的或者说最有效的就是——眼里有活、积极主动,有些时候哪怕是一个小小的举动,也能够使别人对你刮目相看,信任就是在这一点一滴当中进行着慢慢的积累,无论能力是大是小,只要你能为组织贡献你自己的力量,这就是你自己的价值所在。



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